Классификаторы документированной информации

В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счёте задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации^[25].

Разработка классификаторов в нашей стране началась одновременно с созданием унифицированных систем документации, т. е. в 1970-е гг. Главным побудительным мотивом явилось широкомасштабное внедрение в сферу документации вычислительной техники и повсеместное проектирование автоматизированных систем управления (АСУ). В перспективе предполагалось объединение автоматизированных систем в единую Общегосударственную систему сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления. АСУ нуждались в едином информационном обеспечении, важнейшими составляющими которого, наряду с унифицированными системами документации, как раз и являлись общесоюзные классификаторы технико-экономической информации.

Координация работы по созданию классификаторов и унифицированных систем документации осуществлялась Госстандартом СССР и непосредственно – Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации и кодирования информации (ВНИИКИ).

После принятия в 1993 г. Государственной думой Российской Федерации постановления о гармонизации общесоюзных классификаторов технико-экономической информации с соответствующими международными классификаторами начались пересмотр действующих и разработка новых классификаторов. Дальнейшая работа в этом направлении осуществляется на основе постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Целью этой масштабной работы является «создание условий для формирования единого информационного пространства на территории России, для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов»^[26].

Классификаторы подразделяются на категории. Категория классификатора указывает на его принадлежность к определённой группе в зависимости от уровня утверждения и сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ РФ) включает к настоящему времени свыше 30 принятых Госстандартом РФ общероссийских классификаторов. ЕСКК ориентирована на использование её в рыночной экономике, а также на безусловное обеспечение гармонизации общероссийских классификаторов с международными и региональными классификациями и стандартами.

Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп:

1.Социальная информация. Сюда входит Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), разработанный в 1993 г. Объектами классификации в нём являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т. п.

2. Информация по описанию организации экономики. В эту группу входят наиболее широко используемые классификаторы:

—Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), разработанный в 1995 г. и введённый в действие с 01.01.1997. Всё множество объектов классификации в ОКАТО распределяется на группы согласно административно-территориальному делению, а эти группы, в свою очередь, распределяются по трём ступеням классификации в соответствии с административной подчинённостью;

—Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), разработанный в 1993 г. и введённый в действие с 01.07.1997;

—Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), разработанный в 1993 г. Объектом классификации являются предприятия и организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, обладающие правами и обязанностями юридического лица;

—Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР) – утверждён Госстандартом России в 1995 г. и введён в действие с 1997 г. Объектами классификации здесь являются различные виды экономических регионов, под которыми понимается совокупность единиц административно-территориального деления страны, обладающих рядом общих природно-экономических признаков;

—Классификатор форм собственности (КФС) и Классификатор организационно-правовых форм (КОПФ), введенные в действие с 1 января 2000 г.

3.Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах. Сюда относится, в частности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), введённый в действие с января 2003 г. И сменивший ранее действовавший, разработанный ещё в 1975 г. Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

4. Информация о природных и трудовых ресурсах– Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), введённый в действие с 1 января 2004 г. (ОК 009-2003) и др.

5. Информация о финансово-кредитной сфере– представлена, в частности, Общероссийским классификатором валют (ОКВ).

6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Сюда входят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

7. Информация о стандартах и технологических процессах– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД).

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации.В частности, Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)^[27].

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации относятся к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.

В рамках СНГ к настоящему времени принято 4 межгосударственных классификатора: стандартов, единиц измерения и счёта, валют, стран мира.

Использование классификационных схем (классификаторов) в практической деятельности потребовало создания системы условных обозначений, которые присваиваются объектам и классификационным группировкам. Такие системы называются индексами или кодами, а сам процесс подобного присвоения обычно именуется индексированием или кодированием.

Различают следующие методы кодирования:

- регистрационные;

- классификационные.

В свою очередь, регистрационные методы кодированиябывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый.

Порядковый метод кодирования предполагает использование в качестве кодов чисел натурального ряда, то есть каждому из объектов классификации присваивается текущий порядковый номер (например, номера страниц в книге). Это негибкая система, поскольку каждый новый объект можно записать лишь после ранее закодированного, что приводит к нарушению логического расположения классифицируемых объектов.

При серийно-порядковом методе кодами служат также числа натурального ряда, однако отдельные серии этих чисел закрепляются за объектами классификации с одинаковыми признаками. Иначе говоря, на каждую крупную классификационную рубрику отводится серия порядковых номеров, например, от 1 до 100 (первая серия), от 101 до 200 (вторая серия) и т. д. В каждой серии, кроме кодов уже имеющихся объектов классификации, предусматривается определённое количество кодов для резерва, что делает эту систему более гибкой по сравнению с порядковым методом кодирования.

Классификационные методы кодированияоснованы на предварительной классификации объектов. Они также бывают двух видов: последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования используется обычно при иерархическом методе классификации. Здесь код классификационной группировки и объекта классификации образуется посредством использования кодов последовательно расположенных подчинённых группировок. Иначе говоря, код нижестоящей группировки образуется путём добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Параллельный метод кодирования используется при фасетном методе классификации. В данном случае код классификационной группировки и объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, т. е. признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Это позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков^[28].

А теперь обратимся к структуре классификатора, важнейшими характеристиками которого выступают, прежде всего, позиция и ёмкость.

Позиция классификатора – это наибольшее число позиций, которое он может содержать. Например, при десятиразрядном построении, которое часто применяется в классификаторах, все объекты подразделяются на 10 классов, подклассов, групп, подгрупп, видов и разновидностей. В результате ёмкость такого классификатора достигает 1 млн. позиций. Возможно, не все позиции будут заполнены. Но в таком случае образуется резервная ёмкость классификатора, обозначающая количество свободных позиций в нём.

Все классификаторы строятся на кодах, представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обозначения классификационной группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код» и «кодирование» используются в более узком смысле. Под кодом понимается такое представление информации, которое удобно для её хранения, передачи или обработки, а термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информации от исходного её представления). По коду можно найти и распознать тот или иной объект среди множества других объектов. Чтобы максимально облегчить это распознавание и поиск, индексы или коды в классификационных схемах разрабатываются таким образом, чтобы даже по их внешнему виду, алфавиту кода можно было определить объект классификации и получить максимум информации о нём. К примеру, буквенный код России по Общероссийскому классификатору стран мира – RU, а США – US. Код российского рубля по Общероссийскому классификатору валют – RUR, а доллара – USD^[29].

Структура кодасостоит из следующих элементов:

- алфавит,

- разряд,

- длина,

- основание.

Алфавит – это система знаков, принятых для образования индекса или кода. Различают:

- цифровой,

- буквенный,

- буквенно-цифровой,

- штриховой алфавиты кода.

Последовательность расположения знаков в коде определяется его разрядом, т. е. позицией знака в коде. К примеру, структура кодового обозначения Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 включает шесть цифровых десятичных знаков и имеет вид:

XX XX XX,

где первый и второй знаки соответствуют укрупнённым группам специальностей и направлениям подготовки, третий и четвёртый знаки соответствуют направлениям подготовки, а пятый и шестой – специальностям. В соответствии с этим классификатором полное кодовое обозначение подготовки будущих документоведов по специальности 032001 будет читаться так: 03 – укрупненная группа специальностей и направлений подготовки «Гуманитарные науки»; 20 – направление подготовки «Документоведение»; 01 – специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления». Соответственно код 050101 будет обозначать: 05 – укрупненная группа специальностей и направлений подготовки «Образование и педагогика»; 01 – направление подготовки «Естественно-научное образование»; 01 – специальность «Химия».

Условным обозначением в структуре кода в различных классификаторах могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел – определённое расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.

В штрих-кодах цифровую информацию несут ширина штрихов, пробелов и цифры внизу.

Длина кода – число знаков в коде без учёта пробелов.

Основание кода представляет собой длину кода с учётом количества пробелов^[30].

Любой технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код, независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет использоваться.

В настоящее время для идентификации в информационных системах разработаны и широко используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную нумерацию книг – ISBN и сериальных изданий – ISSN. Подобного рода нумерация изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие цифры 94621 – код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в данном примере это код Участка оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского отдела Томского государственного университета), цифры 080 – порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 – контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания.

Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код, в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение – комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким либо находятся с ними в определённых соотношениях.

Наряду с использованием в разных странах различных видов собственных штриховых кодов, широкое распространение в последние десятилетия получили штриховые коды, которые разрабатываются Международной ассоциацией по товарной нумерации (EAN International), находящейся в Брюсселе. Наша страна с 1987 г. также является её членом. Официальным представителем EAN International в России является «Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ», уполномоченная использовать систему EAN на национальном уровне.

В соответствии с разработанными правилами товарам народного потребления присваиваются цифровые коды и наносятся штриховые коды на ярлыки, упаковку и этикетки товаров. Такой цифровой (торговый) код (согласно коду EAN-13) состоит из тринадцати разрядов и имеет следующую структуру:

- первые три знака (префикс) идентифицируют национальную организацию товарной нумерации, являющуюся официальным представителем EAN International в той или иной стране и имеющую право регистрации предприятий — изготовителей товаров. При этом зарегистрированное предприятие не обязательно должно находиться на территории данной страны (хотя в большинстве случаев это совпадает). ЮНИСКАН/ EAN РОССИЯ в этом коде получила префикс 460-469. В настоящее время все предприятия, зарегистрированные в России, имеют штрих-код, начинающийся с цифры 460. Другим национальным организациям товарной нумерации EAN-13 присвоены следующие коды: США и Канада – с 000 до 139, Франция – 300-379, Болгария – 380, Германия – 400-440, Япония – с 450 до 459 и с 490 до 499, Украина – 482, Великобритания – 500-509, Китай – 690-695, Турция – 869, Индия – 890, Австралия – 930-939 и т. д.;

- следующие шесть знаков используются для идентификации предприятия – производителя товара;

- затем три знака предназначены для определения конкретного товара;

- последний, тринадцатый знак служит для обозначения контрольного числа.

В штриховых кодах каждому знаку цифрового кода соответствует комбинация из определённого количества элементов – штрихов и пробелов между ними.

Штриховые коды считываются специальными оптическими устройствами – сканерами.

В настоящее время свыше 900 тыс. предприятий в 128 странах мира кодируют свою продукцию штрих-кодами EAN-13. Ежедневно в мире осуществляется свыше 5 млрд. сканирований таких штриховых кодов^[31].

При информационном обмене с информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификации информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие[32].

Организационно-распорядительная документация. ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» и отражение в нём унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительный документ – это первичный элемент системы организационно-распорядительной документации (ОРД).

Согласно ГОСТ Р. 51141- 98, организационно-распорядительный документ – это «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Как было сказано выше, во многих документоведческих работах (например, Н. С. Ларькова) система организационно-распорядительной документации (ОРД) состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1) система организационной (или организационно-правовой) документации;

2) система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т. д. К организационно-правовым относятся такие виды документов, как устав, положение об организации; штатное расписание, должностные инструкции и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, которые регулируют деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указаниеи др.

Согласно работам Н. С. Ларькова, система информационно-справочной и информационно-аналитической документации выполняет подчинённую, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительной документации. К информационно-справочной документации относятся протокол, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, представление, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщениеи др. В состав информационно-аналитических документов входят такие документы, как справка, акт, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и др.

У некоторых ученых данная система документации представлена несколько иначе (М. И. Басаков, М. М. Новикова и др.). Эту систему можно рассматривать как документацию, отражающую деловую переписку между внешними партнерами, и документацию, отражающую информацию, необходимую в качестве источника для анализа сложившейся управленческой ситуации внутри организации. В таком случае данная система носит единое название – информационно-справочная документация – и подразделяется на две группы:

а) документы, передаваемые по различным каналам связи (служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.);

б) справочно-информационные документы (справка, протокол, акт, сводка, заключение, отзыв, список, перечень) и др.

Другие исследователи не разделяют данную документацию на подвиды и включают её в одну систему информационно-справочной документации (Т. В. Кузнецова, И. Н. Кузнецов, В. И. Андреева, А. Н. Белов, А. А. Белов и др.).

В данном курсе, исходя из анализа различных источников, организационно-распорядительная документация (ОРД) подразделяется на следующие группы:

1) организационные – организуют деятельность, определяют статус организации, её структурных подразделений, должностных лиц и порядок их работы: устав, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение по основной деятельности, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, инструкции нормативно-методического характера (инструкция по делопроизводству;

2) распорядительные– регулируют отношения в иерархической системе управления «сверху вниз» (от вышестоящих органов, организаций, должностных лиц к нижестоящим) и отражают управленческие решения, направленные на достижение целей и задач организации. Различаются две подгруппы распорядительной документации:

а) документы, принимаемые на принципах коллегиальности: постановления, решения, протоколы (данный документ является распорядительным согласно ОКУД;

б) документы, принимаемые на принципах единоначалия: приказы, распоряжения, указания;

3) информационно-справочные включают две подгруппы:

а) документы, передаваемые по различным каналам связи: служебные (деловые) письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и др.;

б) справочно-информационные (информационно-аналитические): справки, служебные записки, объяснительные записки, докладные записки, акты, протоколы, заявления и др.

Система ОРД, как и всякая другая, нуждается в унификации. В Российской Федерации данная система документации включена в единую систему управленческой документации и называется Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Напомним, что в состав любой унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. УСОРД имеет весь набор необходимых для унифицированной системы признаков. Во-первых, эта система отражена в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), где представлены все унифицированные системы управленческой документации: их состав и коды унифицированных форм документов. Во-вторых, для УСОРД имеется специальный общероссийский стандарт, в котором отражены единые требования к оформлению ОРД, то есть требования к формам документов – это ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В-третьих,, существует ряд иных правовых и нормативно-методических актов, распространяющих свое действие на организационно-распорядительные документацию, – законы, правила, стандарты, которые разъясняют обязательность или необязательность отдельных видов ОРД, описывают конкретные требования к их содержанию и форме и т.д., следовательно, придают данной документации унифицированный характер.

ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №229) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации, введен в действие 1 июля 1994 г и постоянно обновляется.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрация форм документов;

• упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращение количества применяемых форм;

• исключение из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Классификатор содержит наименование видов управленческих документов и их коды – идентификаторы форм документов. Каждое кодовое обозначение определяется принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Код формы документа служит:

• для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи,

• для сокращения количества возможных ошибок,

• для идентификации документа,

• для достижения информационной совместимости документационных систем.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД приведена следующая структура кодового обозначения унифицированной формы документа:

ХХ ХХ ХХХ Х

│ │ │ │

│ │ │ │

Класс форм │ │ │ │

───────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Подкласс форм │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Регистрационный номер │ │

───────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

────────────────────────────────────────────────────────────┘

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак – контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода.

Ниже приведен пример кодового обозначения унифицированной формы 09010046 «Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд», приведенный в ОКУД:

09 01 004 6

│ │ │ │

│ │ │ │

Унифицированная система документации │ │ │ │

Пенсионного фонда │ │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Документация по учету и распределению средств │ │ │

────────────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Расчетная ведомость по страховым │ │

взносам в Пенсионный фонд │ │

──────────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Из приведенного примера следует:

09 – обозначает, что форма документа принадлежит к Унифицированной системе документации Пенсионного фонда;

01 – форма документа относится к подклассу документации по учету и распределению;

004– это регистрационный номер формы документа внутри подкласса;

6 – контрольное число.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формахдокументов.

ОКУД предусматривает следующие основные унифицирванные системы управленческой документации и их коды:

0200000 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

0300000 – Униицированная система первичной учетной документации;

0400000 – Унифицированная система банковской документации;

0500000 – Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации;

0600000 – Унифицированная система отчетно-статистической документации;

0700000 – Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

0800000 – Унифицированная система документации по труду;

0900000 – Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

1000000 – Унифицированная система внешнеторговой документации.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.

Индекс формы означает, что она имеет утвержденную уполномоченным компетентным органом трафаретную форму для заполнения, а периодичность обозначает, каков частотность, в какой период необходимо заполнять данную унифицированную форму и представлять её для отчетности. Например, форма Личной карточки (код формы 03010022) имеет индекс Т-2. Это означает, что у данного документа имеется официальная специальная трафаретная форма (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1), предназначенная для заполнения работодателем при приеме работника на работу. Форма Сведений об основных показателях деятельности малого предприятия (код формы 0601013) имеет индекс ПМ, который обозначает, что у данного документа также имеется официальная специальная трафаретная форма (утверждена приказом Федеральной службы государственной статистики от 29 августа 2012 г. № 470); в графе «Периодичность» напротив данной формы указано «квартальная», что обозначает, что данную форму предприятие должно заполнять и представлять в контролирующие органы ежеквартально.

Организационно-распорядительная документация в ОКУД представляет унифицированную систему особой документации (УСОРД, класс 0200000), включает единые стандартизированные требования к составу, количеству документов. Данный класс документов не имеет индексов и периодичности. Согласно ОКУД УСОРД имеет следующие подклассы:

0211000 – документация по созданию организации, предприятия;

0212000 – документация по реорганизации организации, предприятия;

0213000 – документаци по ликвидации организации, предприятия;

0214000 – документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

0251000 – документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

0252000 – документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

0253000 – документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

0281000 – документация по приему на работу;

0282000- документация по переводу на другую работу;

0283000 – документация по увольнению с работы;

0284000 – документация по оформлению отпусков;

0285000 документация по оформлению поощрений;

0286000 – документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Код конкретной унифицированной формы организационно-распорядительного документа будет иметь то же толкование, что и любого документа, нашедшего отражение в классификаторе. Например, код 02112312 обозначает:

02 – форма принадлежит к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации;

11 – форма относится к подклассу документации по созданию организации, предприятия;

231 – регистрационный номер формы внутри подкласса – формы Устава;

2 – контрольное число.

Устав является обязательным документом для различных организационно-правовых форм, и его составление и оформление регламентируется законодательством. Отсутствие в ОКУД индекса и периодичности обозначает, что организация составляет и оформляет устав самостоятельно, без опоры на общероссийские трафаретные унифицированные формы. При составлении и оформлении устава необходимо опираться на законы и ГОСТ Р 6 30-2003.

 

6. Типы документов, их классификации[33]

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям:

• по происхождению;

• по способу документирования;

• по месту составления;

• по количеству отражаемых вопросов;

• по ограничению доступа;

• по способу изложения;

• по форме представления;

• по степени подлинности;

• по сроку хранения;

• по сфере деятельности;

• по способу передачи.

Рассмотрим типы документов подробнее.

По происхождению различают документы:

•личные;

•официальные.

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и официальными документами не являются. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяю