Служебная командировка

 

По мере развития хозяйственных связей поток командировок возрастает. Командировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

Очень много различных конференций и симпозиумов, проводимых за границей или на каком-нибудь фешенебельном курорте, с таким же успехом могли состояться и без вашего участия. А потому первое условие, которое надо соблюсти, готовясь отправиться в поездку, — тщательно продумать следующие моменты:

1. Командировка организуется не ради вашего личного удо­вольствия, и, планируя ее, подумайте, так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на неё.

2. Второй момент. Если вам действительно необходимо всту­пить в контакт с тем или иным человеком, подумайте, можно ли это сделать другими средствами, а именно:

а) пригласить его приехать к вам;

б) послать вместо себя кого-нибудь из своих подчинён­ных;

в) попытаться переговорить по телефону;

г) отправить письмо или факс;

д) использовать такие достижения современной техники, как видеосвязь и электронная почта.

Безусловно, есть поездки, без которых: при всём желании нельзя обойтись. Они нужны, важны и обязательны. Поэтому необходимо поговорить об эффективной организации таких поездок.

Планирование любой поездки — вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть всё до мелочей:

1. Где будете жить.

2. Каким видом транспорта воспользуетесь.

3. Маршрут вашего путешествия.

4. Каким классом предпочитаете путешествовать.

5. Какой взять багаж.

Чем лучше вы подготовитесь к поездке, тем меньше усилий и нервов она будет вам стоить.

Работа делового человека во время командировки специфична по своим условиям.

Во-первых, нужно многое успеть за сравнительно короткий период, т.е. работать с высокой интенсивностью.

Во-вторых, необычны условия работы: отсутствие «своего» ра­бочего стола, кабинета, привычного окружения, распорядка.

Подготовка командировки

Для того чтобы избежать потерь времени и многих неудобств в командировке, нужно правильно к ней подготовиться.

Проще это будет сделать с помощью формы (рис. 2) в виде обычного листка писчей бумаги, который делится на 4 части, где отражены:

Решить вопросы	3. Взять с собой
1. До отъезда	3.1. Деловая часть	3.2. Постоянная часть (мужская)
				Документы 1. Паспорт, служебное удостоверение, командировочное удостоверение 2. Читат. билет библиотеки 3. Визитница, бейдж, адреса, телефоны 4. Рекламные материалы Оргтехника и канцпринадлежности 1. Дискета, флешка, фотоаппарат 2. Степлер, маркеры 3. Калькулятор 4. Папка, 5. Ручка, ножницы, клей и т.п. Одежда 1. Тапочки, спортивный костюм 2. Рубашки, галстуки, носки, плавки, носовые платки 3. Ложка, щётка, крем для обуви и т.п.	Предметы туалета 1. Зубная щётка, паста, мыло, мочалка, шампунь 2. Бритвенный прибор, туалетная вода, крем, зеркало 3. Салфетки Лекарства Сердечные, от головной боли, зубной боли, температуры, давления, пластырь, йод и т.п. Питание 1. Продукты (колбаса, масло, сыр, яйца, картофель, овощи… 2. Кипятильник, чай, кофе, сахар, печенье, ложечка, салфетки, зубочистки… 3. Кружка, ножик, консервній нож, Прочие предметы 1. Часы-будильник, 2. Жетоны на метро, 3. Очки, эспандер 4. Хозяйственная сумка, шпагат 5. Деньги 6. Полиэтиленовые пакеты 7. Карта города 8. Газеты, книги для чтения 9. Мобильник, планшет 10. Зонт и т.п.
2. В командировке

Рис. 2. Форма памятки при подготовке к командировке

 

1. Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда.

2. Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке.

3. Перечень того, что нужно взять с собой.

4. Перечень личных атрибутов поездки.

Первые три раздела формы нужно заполнить как можно рань­ше, сразу после принятия решения о поездке, чтобы своевременно подготовиться в деловом отношении.

Что же касается четвёртого раздела, то следует выработать стандартный набор того, что нужно всегда иметь в поездке под рукой. В качестве основы можно предложить стандартный «мужской» набор. Он включает семь основных позиций: документы, предметы туалета, канцелярские принадлежности, одежду, личные документы, лекарства, продукты питания, прочие предметы.

Привычка и умение работать в дороге, причём в любых условиях пожалуй, одна из самых полезных. Согласитесь, лучше пробежать глазами какой-нибудь документ, чем бесцельно глядеть в окно.

Вот несколько дел, которыми можно заняться во время поездки:

• чтением: всегда полезно прихватить с собой бумаги, на про­смотр которых вам не хватает времени;

• письмом: правда, для этого дорожные условия не столь ком­фортны, однако кое-что можно успеть и написать;

- работой с компьютером: современные портативные ком­пьютеры позволяют осуществлять самые разнообразные операции; _л

• обсуждениями и дискуссиями: можно даже провести не­большое совещание по тому или иному вопросу, заранее запланировав его именно на время поездки, если вы едете вместе с коллегами;

• разговорами по телефону: мобильные телефоны вполне подходят для этого;

• размышлениями: очень удобный вид работы во время по­ездки, требующий только желания и конкретного вопроса для обдумывания.

Не допускайте того, чтобы всё руководство фирмы отправля­лось в командировку одновременно. Примите профилактические меры, чтобы не заболеть в поездке. Кроме того, обеспечьте всевозможные формы страхования.

Собственно командировка

Итак, вы прибыли на место командировки и определились с местом жительства. Нужно действовать. С чего начать? Как правильно спланировать работу, чтобы всё успеть?

На рис. 3 и 4 показаны лицевая и оборотная стороны формы списка «Командировка», которая «привязана» к рабочей неделе: основная масса командированных стремится уложиться в недель­ный ритм.

	Пн. «_»___	Вт. «_»___	Ср. «_»___	Чт. «_»___	Пт. «_»___	Сб. «_»___	Вс. «_»___	Основные задачи ко­мандировки
8:00-9:00
19:00 — 10:00
10:00—11:00
11:00—12:00
12:00—13:00
13:00—14:00
14:00—15:00
16:00—17:00
18:00—19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
Основные дела дня								Другие поручения

Рис. 3. Форма бланка «Командировка» (лицевая сторона)

Перечень дел	Перечень дел
Г де быть	Решить вопросы	Где быть	Решить вопросы
Кому звонить	Телефон	Вопросы	Кому звонить	Телефон	Вопросы
			Итоги командировки (сделать после возвращения)
			Перечень срочных дел
			Служебные	Домашние
Хозяйственные вопросы
Где быть	Что купить	Расходы
			Разное
Итого:

Рис. 4. Форма бланка «Командировка» (оборотная сторона)

 

Перечень дел разрабатывается на основе формы бланка «Подготовка к командировке».

По мере выполнения запланированных дел определяются за­дачи на период возвращения.

Стержневое задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-то вопроса, с подписанием ка­кого-то документа. Решать эту задачу приходится с конкретными людьми, для которых ваш приезд носит чаще всего незапланированный характер.

Неподготовленная встреча — плохое начало. Отсюда совет: как можно раньше, письмом или по телефону, договориться о встрече н существе проблемы, которую предстоит обсудить. Если же до на­чала командировки такой возможности не представилось, полезно сделать это сразу же по приезде в пункт назначения.

Вы договорились о встрече. О чем и как разговаривать? Что иметь при себе?

Здесь могут помочь предварительное составление плана беседы, письменная формулировка вопросов, которые могут задать вам и которые собираетесь задать вы. Также могут быть полезны несколько советов:

• Вести разговор в русле интересов организации, в которую командированы, и должности лица, с которым разговари­ваете.

• Постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям.

• Выдерживать корректный, доброжелательный тон, говорить негромко и спокойно.

• Попытаться сделать собеседника участником ваших идей и предложений.

 

• Иметь при себе документальное подкрепление в виде дело­вых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и пр.

В служебном разговоре пагубна категоричность, нужно вслу­шиваться в аргументы собеседника, проявить самокритичность при обоснованиях и встречных замечаниях.

Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать (например, в блокноте). После беседы обязательно проанализи­ровать своё поведение и результаты переговоров.

План командировки должен быть гибким. Учитывая это, каж­дым вечер следует подводить итоги, вносить коррективы в программу действий на оставшийся период.

Для повышения эффективности командировок важно использовать для работы каждую минуту. Границы рабочего и внерабо­чего времени в командировке отсутствуют, мы сами вырабатываем нужный распорядок в зависимости от распорядка работы различ­ных учреждений.

Чтобы успевать сделать больше за малое время, в командировке потребуется личная организованность и самодисциплина:

• точно определите главные задачи поездки, составьте план их достижения и сосредоточьтесь на его выполнении;

• научитесь проявлять решительность;

• не увлекайтесь телефонными разговорами, важнее личные контакты;

• ведите записи, не полагайтесь на память;

• начинайте рабочий день как можно раньше и используйте время суток полностью.

Контакты с вашим местом работы должны быть двусторонни­ми: звонить должны не только вам, но и вы сами. И не забывайте о главном:

а) оставить номер своего контактного телефона или факса;

б) сообщить время, когда вы будете на месте и когда с вами удобнее всего связаться;

в) незамедлительно информировать о любых изменениях в своём командировочном графике;

г) коротко познакомить с тем объёмом работы, который ждёт ваших подчинённых после вашего возвращения из поездки, а также обратите внимание на её важность и срочность.

И не жалейте времени на подобные телефонные звонки, таким образом вы сэкономите его гораздо больше.

Итак, поездка завершена. Вы — дома. Разбираете бумаги, им формацию из раздела «Итоги командировки» заносите в свой рабо­чий план на неделю или месяц. Пишете авансовый и технический отчёты о командировке. Теперь можно с чувством исполненного долга отправляться на работу.

 

Контрольные вопросы

1. Назовите основные приемы при работе над текстом.

2. Как следует правильно тренировать память?

3. Что представляет собой метод связок и метод зацепок?

4. Какие ошибки зачастую допускаются при выслушивании собеседника?

5. Назовите виды записных книжек.

6. Как правильно слушать собеседника?

7. Перечислите основные правила беседы по телефону.

8. Как подготовиться к командировке?