Документальное оформление и учет расчетов с покупателями и заказчиками

Расчеты с покупателями и заказчиками обусловлены исполнением обязательств организации по продаже им продукции (работ, услуг) и иного имущества. Обязательства по продаже продукции (работ, услуг) и иного имущества возникают у организации, как правило, в связи с договорами, заключенными с покупателями и заказчиками. В связи с несовпадением моментов исполнения сторонами договора своих обязательств в зависимости от условий договора у организации при расчетах с покупателями и заказчиками может образовываться как дебиторская, так и кредиторская задолженность.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты субсчета «Расчеты по авансам полученным», « Расчеты по векселям полученным» и др.

Все операции, связанные с расчетами за проданную продукцию (работы, услуги) и иное имущество отражаются на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в момент перехода права собственности на проданное имущество от продавца к покупателю.

Образование задолженности покупателей и заказчиков за проданную им продукцию (работы, услуги) и иное имущество отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по дебету, а суммы исполнения обязательств покупателями - по кредиту.

Основанием для отражения операций на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» являются надлежащим образом оформленные первичные оправдательные документы.

Основанием для принятия на учет дебиторской задолженности покупателей и заказчиков являются расчетные документы и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки.

При отгрузке товаров, продукции, выполнении работ, оказании услуг покупателям и заказчикам организация выставляет им счета на суммы оплаты и счета-фактуры с выделением в них отдельной строкой суммы НДС, причитающейся к получению от них. Счета-фактуры, выставляемые покупателям и заказчикам, должны регистрироваться в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором у организации возникает обязательство по уплате НДС. Факт передачи продукции (работ, услуг) покупателям и заказчикам оформляется товарно-транспортными накладными, актами о выполнении работ и услуг др.

Величина дебиторской задолженности покупателей и заказчиков определяется исходя из цены, установленной договором.

Погашение задолженности покупателями и заказчиками может осуществляться путем использования наличных и безналичные форм расчетов, а также не денежных форм расчетов (товарными или финансовыми векселями, по договору мены, путем взаиморасчетов, путем переуступки прав требования).

Организации самостоятельно выбирают формы расчетов за проданную продукцию (работы, услуги) и предусматривают их в договорах, заключаемых с покупателями и заказчиками.

Осуществление наличных расчетов регламентируется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40; Положением Центрального банка РФ от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»; Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»

Наличные расчёты между юридическими лицами могут осуществляться только в пределах суммы установленной ЦБ РФ. В настоящее время согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У установлен предельный размер расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тысяч рублей.

Безналичные расчеты регулируются Положением ЦБ РФ от 03.10.2002г № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» и могут осуществляться платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.

При расчетах денежными средствами первичными документами, подтверждающими произведенные покупателями и заказчиками расчеты, являются платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые чеки.

Оплата проданной продукции (работ, услуг) и иного имущества денежными средствами в соответствии с условиями договора может производиться покупателями и заказчиками либо после перехода к ним права собственности на отгруженную продукцию (работы, услуги) – последующая оплата, либо до перехода права собственности – предварительная оплата.

При получении денежных средств от покупателей и заказчиков вперед в счет предстоящей поставки продукции (работ, услуг) - при предварительной оплате - учет предоплаты (авансов, полученных от покупателей и заказчиков) осуществляется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на отдельном субсчете «Расчеты по авансам полученным». Учет полученных авансов осуществляется обособленно.

Кредиторская задолженность, отражаемая по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты по авансам полученным», согласно нормам действующего законодательства является объектом налогообложения при исчислении НДС.

При расчетах за поставленные товары (работы, услуги) товарными векселями бухгалтерский учет ведут в соответствии с порядком, установленным приказом МФ РФ от 31 октября 1994 г. № 142 «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах организациями за поставку товаров, выполненные работы, оказанные услуги» (с учетом изменений и дополнений).

Организация, получившая товарный вексель (векселеполучатель, векселедержатель), учет задолженности векселедателя по нему ведет на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 62-3 «Векселя полученные».

Векселеполучатель (векселедержатель) сумму, указанную в товарном векселе, относит на уменьшение задолженности покупателя за переданные ему товары (работы, услуги) и одновременно отражает ее как дебиторскую задолженность покупателя по полученному от него векселю.

При получении товарных векселей, предусматривающих выплату покупателем процентов за пользование переданными ему товарами (работами, услугами) без их оплаты в течение определенного периода, задолженность по векселю у векселеполучателя (векселедержателя) показывается с учетом причитающихся к оплате процентов.

Сумму причитающихся процентов векселеполучатель (векселедержатель) учитывает в составе доходов от продажи продукции (работ, услуг) и прочего имущества.

На счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 62-3 «Векселя полученные» задолженность, обеспеченная векселем, числится до момента ее погашения.

Погашение задолженности покупателей и заказчиков может производиться путем зачета взаимных требований.

Порядок проведения взаимозачетов устанавливается статьями 410, 411 ГК РФ.

Зачет взаимных требований между двумя организациями производится при условии наличия двух самостоятельных договоров, в которых определены объект сделки, различные суммы обязательств, условия их погашения. Обязательства одного участника договора прекращаются полностью или частично зачетом встречного однородного требования (взаимозачетом) другого участника договора, срок исполнения которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Если у обязательств, по которым производится взаимозачет, установлены разные сроки исполнения, зачет может производиться по наступлении наиболее позднего из этих сроков.

Зачет взаимных требований может быть проведен либо по соглашению обеих сторон, либо по заявлению одной из них.

Для зачета задолженности между двумя организациями достаточно заявления одной стороны договора, которое предъявляется руководителю организации, являющейся второй стороной договора. Данное заявление является основанием для заключения дополнительного соглашения о зачете взаимных требований к основным договорам.

Заявление одной из сторон договора о зачете взаимных требований может быть сделано лишь после сверки взаимных задолженностей и составления акта сверки расчетов. Акт сверки расчетов составляется на основе документов, подтверждающих факт совершения сделок в соответствии с основным договором обеих организаций в произвольной форме, с указанием всех реквизитов, необходимых для проведения взаимозачетов.

Кроме акта для документирования взаимозачетных операций, необходимы накладные на отгрузку продукции; приходные ордера на получение продукции, товаров; акты о приемке выполненных работ и услуг, счета-фактуры и т.п. Все первичные документы при исполнении обязательств по договорам поставки взаимозачетом оформляются в общеустановленном порядке. По факту погашения задолженностей путем зачета взаимных требований составляется акт взаимозачета.

При расчетах с иностранными покупателями и заказчиками за проданную продукцию (работы, услуги) в случае несовпадения моментов возникновения и погашения дебиторской задолженности по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» образуется курсовая разница. Курсовые разницы включают в состав прочих доходов и расходов записями:

При расчетах с покупателями и заказчиками в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ организациям предоставлено право создания резервов по сомнительным долгам. Согласно п. 70 Положения резерв может быть создан только по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги.

Порядок формирования резерва по сомнительным долгам для целей бухгалтерского учета регулируется Положением по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ.

Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности на последний день отчётного периода. Для оформления результатов инвентаризации применяется унифицированная форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

В соответствии с п. 11 ПБУ 10/99, отчисления в резервы по сомнительным долгам, создаваемые в соответствии с правилами бухгалтерского учёта, являются для организации её прочими расходами.

Для учёта резерва по сомнительным долгам используется счёт 63 «Резервы по сомнительным долгам».

Долги покупателей и заказчиков, списанные за счет резерва по сомнительным долгам, в течение пяти лет с момента их списания с целью наблюдения за возможностью их взыскания учитываются по дебету забалансового счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

По окончании года сумма резервов сомнительных долгов, созданная в предыдущем отчетном году и не использованная в течение отчетного года, присоединяется к финансовым результатам отчетного года.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с покупателями и заказчиками приведена в таблице.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с покупателями и заказчиками