Управление коммуникациями проекта
Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной для восприятия форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом. Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Основные потребители информации: · менеджер проекта (для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту); · заказчик (для осведомленности о ходе выполнения работ); · спонсор (куратор) проекта (для принятия стратегических решений о продолжении или закрытии проекта); · руководители функциональных подразделений (для принятия решений о выделении сотрудников и других ресурсов для выполнения проектных работ); · исполнители работ (для получения заданий и формирования отчетности); · поставщики (при возникновении потребности в материалах, оборудовании, необходимом для выполнения работ). Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Управление коммуникациями включает в себя следующие процессы: 1) планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки); 2) сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации; 3) отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; 4) документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту. Рассмотрим характеристику процессов управления коммуникациями проекта. 1.Планирование системы коммуникаций.План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: - план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; - план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; - детальное описание каждого документа, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения (глоссарий); - план ввода в действие тех или иных видов коммуникации; - методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта. 2.Сбор и распределение информации.В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: - внутренние (внутри команды проекта) и внешние; - формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения); - письменные и устные; - вертикальные и горизонтальные. При формировании организационных структур проектов должны соблюдаться два основных принципа – разделение уровней ответственности (по вертикали) и разделение областей ответственности (по горизонтали). В этом смысле решения напрямую связаны со сложностью и комплексностью проектов. Для простых проектов обычно бывает достаточно двух уровней управления. Руководитель проекта осуществляет оперативное управление ходом проекта, обеспечивает выполнение запланированных работ, готовит предложения по изменениям в планах, координирует технические и людские ресурсы. Полномочия по изменению сроков, бюджета, содержания и границ проекта относятся к верхнему уровню управления и принадлежат высшему руководителю, называемому спонсором, куратором или патроном проекта. Взятая за основу, эта схема может развиваться как вниз (руководители по подпроектам), так и вверх (управляющие комитеты мультипроектов или программ). Похоже выглядит ситуация и с точки зрения областей ответственности. В простых проектах привычной выглядит ситуация, когда руководитель проекта сам выполняет все функции управления проектом (в том числе управление рисками, качеством, конфигурацией). В сложных проектах руководитель вынужден создавать собственный штат, распределяя отдельные функции управления между своими сотрудниками. Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. 3.Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта.Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает: - информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; - информацию об отклонениях от базовых планов; - прогнозирование будущего состояния проекта. 4. Документирование хода работ.Документирование включает в себя: - сбор и верификацию окончательных данных; - анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ; - архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Популярное: Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (982)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |