Понятие структуры, элементы, связи и принципы построения

Любая организация обладает определенной структурой, то есть особой упорядоченностью составляющих ее взаимосвязанных элементов.

Структура придает организации устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий.

Устойчивость во многом достигается за счет простоты структуры, ее стабильности, избыточности ресурсов, самостоятельности участников, их постоянной готовности к изменениям.

В рамках организационной структуры управления выделяются две составляющие: организационная структура и структура управления (управленческая структура).

Под организационной структурой следует понимать совокупность ее взаимосвязанных подразделений, обособившихся в результате внутреннего процесса разделения труда.

Подразделения представляют собой официальные группы работников, ответственных за выполнение определенного набора производственных, снабженческих, сбытовых, финансовых и иных функций.

Они различаются своей ролью в организации, положением (статусом), числом работающих, величиной материальных и финансовых ресурсов, которыми могут оперировать в процессе своей деятельности.

Процесс формирования организационной структуры получил название департаментализация (процесс организационного обособления сгруппированных на определенной основе работ, т.е. горизонтальное разделение труда).

Под управленческой структурой организации следует понимать упорядоченную совокупность звеньев управления (должностей, служб), находящихся в определенной взаимной связи и соподчинении и выполняющих управленческие (административные) функции.

Звенья управленческой структуры различаются степенью сложности, объемом полномочий, масштабами и характером решаемых задач, потребность в информации.

Совокупность звеньев определенного уровня образует управленческую ступень(уровень управления).

Выделяют:

- звенья общего управления (дирекция, верхние звенья управления);

- звенья линейного управления (органы руководства подразделениями основной деятельности);

- звенья функционального управления (плановый отдел).

Управленческая структура организации обладает определенной иерархичностью (многоуровневостью), отражающей соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления.

Последние являются надстройкой над соответствующими организационными структурами , а, следовательно, повторяют их конфигурацию.

Под организационной структурой управленияпонимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления.

С этой позиции организационная структура– это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей организации.

Следовательно, структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (связь – это выражение отношений, а не какое-то действие), уровни управления и полномочия.

Элементами структуры управления могут быть:

Отдельный работник управления (руководитель, специалист, служащий) – человек, выполняющий определенную функцию управления;

Служба либо органы аппарата управления – группа работников, связанных определенными отношениями, выполняющих определенные обязанности, состоящая из первичных групп;

Первичная группа – коллектив работников управления, у которого есть общий руководитель, но нет подчиненных.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми.

Вертикальные связи –отношения подчинения. Возникают при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия. Без связей и фактического взаимодействия не может быть организованного целого. Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникации. Виды связей соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют их в единое целое.

Связи носят информационный, технологический, производственный, финансовый, управленческий характер.

Виды связей: вертикальные и горизонтальные, формальные и неформальные, прямые и косвенные, линейные и функциональные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации. Данные связи служат каналами распорядительной и отчетной информации, в их рамках решаются проблемы власти и влияния, т.е., реализуется вертикальное распределение работы.

Горизонтальные связи – это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и правилами. Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

- члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом;

- члены организации желают делать то, что они делают;

- цель объединяет людей.

Формальные связи легализуют только первое из вышеназванных условий, а два других условия – отчасти. Поэтому спроектированная организация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленными» ячейками организации.

На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: не служат интересам либо работника, либо организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами, т.е. это не отношения между директором и начальником цеха, а отношения между конкретным человеком, занимающим должность директора и конкретным человеком, являющимся начальником цеха. Неформальные связи существуют всегда, так как практически невозможно втиснуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни во всем их богатстве и со всеми их противоречиями.

Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. При значительном расхождении между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной руководитель в зависимости от уровня эффективности той или другой организации должен либо ослабить (или даже устранить) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью формальной организации.

Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос: как, иногда – на вопрос: когда и реже – на вопросы: где или кто? Например, отношения между начальником цеха и учетчиком, подчиняющемуся, непосредственно, отделу труда и заработной платы. Отношения начальника цеха и начальника отдела труда и заработной платы по поводу анализа выполняемой учетчиком работы, являются прямыми связями.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи.

Линейные связи – это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Функциональные связи имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю и сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Эти связи имеют совещательный характер, и посредством их реализуется информационное обеспечение координации.

Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

При организации структуры управления используется такое понятие, как полномочия(совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации):

- линейного персонала,

- штабного персонала,

- функционального персонала.

Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений).

Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

Если работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми названными выше составляющими ОСУ существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них вызывают необходимость пересмотра всех остальных.

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Эти требования выражаются в принципах формирования ОСУ, главными из них могут быть:

1. Организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно быть подчиненной производству и его потребностям.

2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

5. Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

6. ОСУ должна формироваться с учетом выбранной стратегии для более эффективного достижения организацией поставленных стратегических целей.

От выбранных принципов построения ОСУ во многом зависит эффективность деятельности организации.