Природа современной организации

Любое общество состоит из множества организаций, и такие из них, как государственные учреждения, промышленные предприятия, коммерческие фирмы, учебные заведения и т. д. занимают доминирующие позиции в современном специализированном обществе. С точки зрения индивида, преимущество организованных групп заключается в том, что человек, являясь членом организации, может ставить и успешно достигать более масштабные цели, чем это возможно в одиночку. В определенном смысле можно сказать, что для достижения таких целей и создаются интегрированные, кооперативные системы поведения.

Всего сто лет назад наши недавние предки фактически (без преувеличения) жили в организационном вакууме. Для сельских жителей, которые еще недавно представляли собой бóльшую часть населения в любой стране, сельская община была, пожалуй, единственной организацией, которая реально определяла все аспекты их жизни. Чуть более «пеструю» организационную картину представлял собой город, однако в полном смысле организациями можно было назвать лишь государство и церковь.

Одной из причин организационного «бума» в последние сто лет явилась индустриализация, обусловившая фундаментальный переход от преимущественно аграрного типа хозяйствования и сельской культуры к индустриальному обществу и городской культуре. Эти изменения породили новый тип жизни, характеризующийся неизведанными человечеством ранее близостью людей и зависимостью их друг от друга.

Традиционно в той или иной форме организация рассматривается как инструмент достижения целей. «Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей» (Мильнер, 1998).

Большинство организационных исследований и теорий в явной или скрытой форме касается прежде всего больших, сложных организаций. И это неудивительно, потому что именно они составляют мощь любого развитого государства. Среди характеристик организаций, которые нашли отражения во многих организационных теориях, помимо большого размера и сложности, как правило, выделяются формализация, рациональность, иерархическая структура, целесообразность и специализация.

Для организационной психологии размер организации выступает прежде всего как фактор, детерминирующий характер межличностных отношений. В больших организациях межличностные отношения в значительной степени утрачивают свою непосредственность: даже если менеджер концерна «Сименс АГ» поддерживает регулярные отношения с 40 сотрудниками, это всего лишь около 0,01 % численности всего концерна!

Сложность организации связана со степенью дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации, или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

Формализация отчасти является результатом размера организации и отражает потребность в структурированном контроле. Отсутствие непосредственных контактов в большой организации не позволяет работникам формировать общие основания для взаимодействий. Заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников, выступают ориентирами для различных форм организационного взаимодействия. Формализация, таким образом, – это организационные правила и процедуры, изложенные в письменной форме и выступающие устойчивыми поведенческими ориентирами для всех членов организации. Они могут охватывать как общие, так и очень специфические формы поведения и даже отдельные действия. Индивид, приходя в организацию, оказывается перед лицом уже четко установленных форм действий и взаимодействий, которые облегчают ему процесс «вхождения» в новую для него организационную структуру.

Рациональность – еще один атрибут большой организации. Создание организационной структуры предполагает упорядочение социальной или социотехнической системы, имеющей некоторую цель. Система должна быть рациональной, то есть основываться на логике и научном знании (или, по меньшей мере, на здравом смысле). Поведение каждого члена организации должно быть ориентировано на достижение организационной цели. Только целенаправленное поведение позволяет эффективно использовать ресурсы организации. Рациональность также достигается дроблением цели на задачи, то есть общая цель организации (иногда называемая «миссией») разбивается на более мелкие подцели и задачи, которые поручаются подразделениям организации. Таким образом, выполнение элементами системы своих задач обеспечивает выполнение миссии всей организации. Индивид, согласившийся принять руководство элементом организационной системы, обязан взять на себя ответственность за выполнение его задачи, то есть фактически должен рассматривать цель своего подразделения как свою собственную, личную. Эти обязанности, принимаемые на себя индивидом, находят свое выражение в так называемых должностных или служебных обязанностях. В дополнение к обязанностям менеджер получает определенные прерогативы в использовании организационных ресурсов для выполнения стоящей перед ним задачи. Эти прерогативы и ресурсы являются основанием его должностной власти.

Иерархическая структура во многом является отражением системы задач и целей организации. Иерархия – это наличие различных властных полномочий на разных организационных уровнях. Это цепочка формальных взаимоотношений руководства / подчинения, идущая от руководства организации до ее основания и связывающая всю организацию воедино. Степень власти, или объем властных полномочий, на каждом организационном уровне может быть определен исходя из возможностей индивида контролировать материальные и трудовые ресурсы организации. Как правило, индивиды, занимающие более высокие организационные посты, обладают более широкими возможностями контроля организационных ресурсов. Посредством властной вертикали в организации деятельность ее подразделений получает необходимую координацию и направленность на достижение общей цели.

Целенаправленность – несомненно, одна из важнейших характеристик организации; первым и непременным условием существования любой организации является формирование общей цели. Понятие общей цели в психологическом анализе организации, действительно, трудно переоценить. Представленная в форме утверждения, в котором с большей или меньшей конкретностью отражены некоторые желательные для организации результаты, цель выступает ключевым фактором, определяющим поведение членов организации. Роль общей цели организации столь велика, что нередко саму организацию рассматривают как «овеществленную» цель, ради которой она создана.

Центральной целью практически всех организаций является задача выживания. Если организация достигает первоначальных целей, ради которых она была создана, или же если эти цели становятся несовместимыми с условиями выживания организации, она ищет новые цели взамен утративших актуальность.

Одним из конструктивных подходов к описанию организации является рассмотрение ее как открытой системы. Система – это совокупность компонентов и их связей, функционирующих как единое целое (Katz, Kahn, 1966). Каждый компонент является субсистемой, которая сама характеризуется определенными системными характеристиками. Обычно в системе присутствуют наборы причинных взаимосвязей между компонентами. Когда изменения происходят в одном компоненте, это вызывает цепь следствий в других компонентах. Из-за сложности взаимосвязей часто чрезвычайно трудно прогнозировать состояние каждого компонента, включая и тот, который явился изначальным звеном изменения.

Система является открытой в том случае, если она взаимодействует со средой. Хотя организации и могут рассматриваться как самостоятельные системы, они являются подсистемами в рамках более крупной системы и зависят от многих факторов внешней среды.

Организации постоянно сталкиваются с новыми проблемами, которые могут изменить их положение. Для того чтобы все элементы организации действовали, прежде всего, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Износ производственных мощностей, устаревание технологии, необходимость пополнения сырья и материалов, текучесть и смена кадров – все это лишь неполный перечень проблем, решение которых является необходимым условием поддержания жизнеспособности организации.

Неадекватное взаимодействие с внешней средой неизбежно ведет к нарушению функционирования организации, распаду на части или полному разрушению. В то же время организация может не только избежать распада, но и способна к значительному росту, постоянно воспроизводя полученные ресурсы, совершенствуя организационные процессы и структуру и т. д. Иными словами, организация имеет возможность не только потреблять, но и воспроизводить ресурсы, получаемые извне.

Именно поэтому большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Приобретя определенный запас прочности, они выходят за рамки необходимости руководствоваться исключительно соображениями собственного выживания. По мере роста организации субъект организационной власти – ее высшее руководство – получает возможности передавать свои права по выработке решений нижестоящим звеньям, и это приводит к разделению труда в сфере управления на руководителей, несущих ответственность за стратегические характеристики системы управления организацией, и руководителей, занимающихся оперативным управлением организационными процессами.

У взаимодействий между организацией и средой есть свои «входы» и «выходы». «Входом», или началом взаимодействия, обычно являются информация, энергия, капитал, персонал, материалы и оборудование, которые поступают в организацию извне. «Выходы» взаимодействия организации со средой могут иметь различные формы, зависящие от характера деятельности организации. Большинство «выходов» являются результатом трансформации полученных организацией «входов»: получив сырье, энергию, информацию или другие ресурсы, организации преобразуют их в товары и услуги, прибыль и т. п. Например, промышленные фирмы трансформируют необработанные материалы в индустриальную или потребительскую продукцию. Учебные заведения трансформируют необученных людей в специалистов определенного профиля. Больницы по мере возможности трансформируют больных в здоровых. Другими «выходами», помимо основных продуктов и услуг, являются отходы трансформационных процессов, а также средства, затраченные на труд, поставки, оборудование и энергию.

Продукт или услуги коммерческой организации возвращаются на «вход» в виде капитала, который в свою очередь используется для покупки новых материалов и возобновления трансформационного цикла.

Таким образом, цикл «вход – трансформационный процесс – выход» многократно повторяется. Организации, которые не продают свои продукты и услуги, – государственные учреждения, школы, музеи, библиотеки и т. д. – должны опираться на регулярные «входы» из других источников (например, государственный бюджет, дотации, спонсорство).

Подобно жизни биологических организмов, жизнь организаций (их выживание и рост) зависит от благоприятного соотношения между реализованной активностью и потреблением, между «выходом» и «входом». Для поддержания своего существования организация должна получать «на выходе» результаты, которые по меньшей мере компенсируют все затраченные ресурсы, то есть ресурсы, необходимые для осуществления трансформационного процесса и поддержания функционирования организации как таковой. Если «на выходе» обеспечивается превышение упомянутых затрат (то есть организация получает чистую прибыль), то полученный прирост может быть использован или как резерв на трудное время, или для расширения и роста организации. Если же продукция или услуги на «выходе» не позволяют воспроизводить новые трансформационные циклы, организация может выжить только за счет поддержки извне. Помимо денежных средств, организация должна регулярно получать «входы» других типов: человеческие ресурсы, энергию и материалы для поддержания ее как целого.

Многие политические, экономические, культурные и научные факторы внешней среды могут влиять на цели организации. Ключевыми детерминантами рыночных требований к товарам и услугам организаций являются потребители и конкуренты. Поставщики и конкуренты за источники сырья и рабочую силу являются принципиальными детерминантами организационной деятельности. Государственные службы, акционеры, кредиторы и профсоюзы оказывают противоречивое давление на организацию и также модифицируют ее цели и деятельность. И наконец, цели в той или иной мере связаны с ценностями и поведением членов организации, которые могут рассматриваться как ее внутренняя среда и в значительной мере быть детерминированы национальной и культурной средой.

Из-за столь многомерной зависимости от среды организация, чтобы выжить и преуспеть, должна адаптироваться ко всем средовым изменениям. Поэтому она не может быть статичным и инвариантным образованием. Ей необходимо контролировать внешние события и формировать планы адаптации к ожидаемым изменениям. Чем менее стабилен и предсказуем элемент внешней среды, тем важнее неустанный контроль за ним, в особенности если последствия таких влияний могут иметь решающий характер. Так, промышленная компания с динамичным, непредсказуемым рынком сбыта должна неустанно следить за реакцией потребителей и действиями конкурентов.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из окружающей среды. Это помогает им приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению принятого курса.

Выживание большинства организаций, которые не находятся на дотации, зависит в значительной мере от эффективности их трансформационного процесса. Такие организации стараются предельно рационализировать все производственные циклы, минимизировать затраты и использовать людей, оборудование и другие ресурсы с максимальной эффективностью. Наибольшая эффективность может быть достигнута в тех случаях, когда имеются стабильные поставки сырья и комплектующих, а потребность в товарах и услугах организации хорошо прогнозируема. В любом случае, организации пытаются обезопасить свои ключевые трансформационные процессы от серьезных колебаний на «входе» и «выходе».

С этой целью они стараются овладеть контролем над внешними событиями, минимизировать свою зависимость от непредсказуемых поставщиков и потребителей и сформировать буферную защиту от внешних факторов, которые не могут быть предсказаны и которых нельзя избежать.

Степень «открытости» и, следовательно, зависимости организационной системы от внешних факторов непостоянна. Если организация растет, то возрастают ее дифференциация и сложность: создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые отделы. При этом нередко организация вырастает настолько, что становится монополистом, то есть сама приобретает возможность влиять на многие факторы внешней среды.

Еще одним параметром характеристики сложной организации является специализация. Она связана с определенным группированием деятельностей, выполняемых отдельными ее сотрудниками. Набор видов деятельности и поведения, предписываемых определенной должности или отдельному сотруднику, должен быть «рациональным» с точки зрения эффективности. Специализация может иметь две формы – разделение труда и профессионализация. В первом случае конкретная задача на основании анализа делится на элементы, повторяемость которых выше, а сложность значительно ниже, чем всей задачи. Это позволяет упростить обучение и замену персонала. Во втором – специализация касается не задачи, а знаний и навыков индивида. Профессионализация означает формирование комплекса знаний и навыков, которые в силу своей сложности, динамичности или уникальности не могут быть сведены к отдельным операциям, пригодным для выполнения любым членом организации.