Тема 6. Коммерческие переговоры с иностранными партнерами

1. Переговоры с иностранными партнерами, способы их проведения.

2. Цели переговоров с иностранными партнерами

3. Выработка позиции и тактики ведения переговоров.

4. Организационно-техническая подготовка переговоров.

5. Документальное оформление результатов переговоров.

 

1.

Коммерческие переговоры в целях заключения сделки в случае их успешного исхода завершают подготовительный этап сделки. Поэтому все предшествующие этапы подготовительной стадии ВТ операции можно считать подготовкой к завершающему этапу – проведению переговоров.

На практике подготовка сделки может продолжаться и в ходе переговоров вплоть до заключения контракта. Это может быть изучение дополнительных данных, согласование возникших вопросов с клиентурой, составление дополнительных справок и т.д. После согласования ключевых вопросов в процессе переговоров составляется согласованный текст проекта контракта для его подписания обеими сторонами.

Достижение благоприятного результата на переговорах невозможно без предварительного глубокого изучения всех вопросов, подлежащих обсуждению с партнером. Целесообразно продумать стратегию и тактику переговоров, обеспечить их должную организационно-техническую подготовку. Иначе есть риск принять в процессе переговоров невыгодные условия либо совсем не заключить сделку.

Во ВТ практике существует несколько способов ведения переговоров в зависимости от использования тех или иных средств коммуникации:

- путем переписки (обычная почта, электронная почта, телеграф, телетайп);

- по телефону;

- при личных встречах.

Каждому из этих видов переговоров присущи свои особенности, специфические преимущества и недостатки.

Почтовая переписка позволяет подробно изложить все условия предложения или запроса на интересующий товар, направить типовые условия продажи, проект контракта, выслать каталоги, проспекты, соответствующую техническую документацию, а также приложить образцы. При проведении торгов их организаторы направляют проформы тендеров потенциальным участникам обычно именно по почте, а заполненные тендеры возвращаются также почтой либо вручаются в запечатанном виде представителю тендерного комитета.

При составлении текста письма как инициативного, так и ответного, имеется достаточно времени, чтобы хорошо его продумать, проконсультироваться со специалистами, при необходимости согласовать его с другими лицами и организациями.

Такой способ является наиболее дешевым, но он недостаточно оперативен, особенно в случае переписки с отдаленными корреспондентами.

Возможность более оперативной связи дают телеграф, телетайп, факс и электронная почта. Последний вид переписки неумолимо вытесняет остальные. Однако сообщения по факсу и электронной почте в МТ пока не признаны безоговорочно письменной формой передачи оферты или заказа.

В Венской конвенции письменной формой признаны сообщения по телеграфу и телетайпу, без упоминания факса и электронной почты. Аналогичным образом в ОУП с Финляндией указано, что направление сообщения по телеграфу или телетайпу приравнивается к соблюдению письменной формы. Однако в соответствии с условиями Инкотермс широко практикуется передача по электронной почте сообщений и документов о поставках товаров по заключенным контрактам.

Общий недостаток всех этих способов – в этом случае отсутствует личный контакт между партнерами. Они не видят и не слышат друг друга и потому не могут использовать те психологические приемы, которые применимы только при личных встречах.

Способ ведения переговоров по телефону все шире внедряется в отечественную практику, а во многих зарубежных странах, особенно в США, считается предпочтительным, так как обеспечивает значительную экономию времени. В связи с этим в ряде зарубежных стран практикуется заключение сделок по телефону, т.е. в устной форме, что нашло отражение в Венской конвенции.

Этот способ переговоров более оперативен, чем переписка, но более дорогостоящий. Ради экономии на международных телефонных переговорах можно предложить иностранному партнеру, чтобы он сам вызвал российского абонента.

К коммерческим переговорам по телефону нужно готовиться заранее, чтобы провести их быстро, оперативно, с профессиональным знанием существа обсуждаемого вопроса. Если беседа ведется на иностранном языке, российские участники переговоров должны хорошо владеть им в разговорной форме.

Солидные партнеры вслед за состоявшимся телефонным разговором направляют друг другу (или один из партнеров) письменное подтверждение достигнутой договоренности. Если получивший такое письменное сообщение не согласен с его содержанием, он должен незамедлительно отреагировать на это, сообщив контрагенту свои замечания, поправки, уточнения.

В ряде случаев полезно записывать телефонный разговор на магнитофон, что позволит проконтролировать, правильно ли вы поняли партнера, и при необходимости точнее записать содержание состоявшейся телефонной беседы. Однако аудиозапись не может служить письменным доказательством заключения сделки.

Во ВЭ организациях обычно ведется учет международных телефонных переговоров в специальных журналах, где фиксируются:

- дата и время;

- город и страна;

- название иностранной фирмы;

- имя представителя иностранной фирмы;

- фамилия работника российской организации;

- краткое содержание телефонного разговора.

Обычно телефонные разговоры ведутся в специально оборудованной кабине или под смонтированным колпаком, чтобы не создалось помех говорящему по телефону и другим сотрудникам, находящимся в этой комнате.

При телефонных переговорах партнеры не видят друг друга (пока видеотелефон мало распространен), но имеют звуковое общение, что позволяет учитывать интонацию голоса, его тембр, паузы во время разговора и по этим признакам улавливать степень заинтересованности партнера в заключении сделки.

Наиболее широкое распространение в отечественной ВТ практике получили переговоры при личной встрече. Такие переговоры требуют еще большей подготовки и позволяют наиболее оперативно решать возникающие вопросы. При этом способе непосредственного общения резко возрастает значение психологических факторов. Партнеры видят и слышат друг друга. Каждый из них получает возможность ближе изучить своего контрагента, его конкретных представителей, лучше уяснить позицию другой стороны, попытаться понять или предугадать намерения контрагента.

На практике нередко сочетаются разные способы ведения переговоров. Например, сначала торговые партнеры ведут переписку, обмениваются телефонными вызовами и на завершающем этапе происходит личная встреча их представителей. В некоторых случаях деловое общение может начаться с личной встречи, например, на международной ярмарке, выставке, симпозиуме, конференции. Там устанавливаются первые контакты, далее стороны поддерживают связь путем переписки, что впоследствии может привести к устойчивым деловым отношения.

Личные переговоры могут проводиться в стране продавца, стране покупателя или третьей стране.

Отечественный участник ВЭД, являясь продавцом или покупателем, обычно предпочитает проводить переговоры в России, желательно в помещении своего предприятия, организации. В этом случае российская сторона может сэкономить на командировочных расходах и воспользоваться приоритетными правами хозяина, предложив иностранным представителям подходящее время и место переговоров, а при необходимости – программу пребывания иностранных гостей.

Однако если на предприятии имеются трудности с выделением отдельных помещений и его оборудованием для проведения переговоров, можно воспользоваться учреждениями системы ТПП, которые имеются практически в каждом регионе, других организаций, предоставляющих помещения для проведения деловых переговоров. Если деловые переговоры приурочены к проведению выставки, ярмарки, можно совместить ее посещение с проведением коммерческих переговоров в специальных помещениях на ее территории.

В виде исключения допустима деловая встреча в гостинице, где остановился иностранный представитель, если в данный момент нет иного подходящего помещения. Но в таких случаях российский участник ВЭД в известной степени лишается преимуществ, которыми обладает принимающая сторона.

Если переговоры намечено провести в стране контрагента, российская сторона заблаговременно согласовывает с иностранным партнером дату проведения переговоров, заботится об оформлении выезда своих представителей, получении соответствующей выездной визы, составлении командировочного задания и обстоятельно инструктирует командируемых работников в отношении поставленных перед ними задач и условий пребывания в данной стране.

Разумно совмещать деловые переговоры с посещением предприятий иностранного контрагента, ознакомлением с его производственной, коммерческой деятельностью и получением иной полезной информации.

В тех странах, где имеются российские представители, в частности. Торгпредства, проведение переговоров с инофирмой можно поручить этим представителям, проинструктировав их надлежащим образом. Торгпредства содействуют российским участникам ВЭД в подборе партнеров для реализации совместных проектов, в проверке надежности привлекаемых к сотрудничеству российскими предприятиями и организациями физических и юридических лиц, в проведении ярмарок, выставок конференций по вопросам развития ВЭС и данной страны и т.д.

С постоянными иностранными контрагентами полезно проводить коммерческие переговоры поочередно в России и зарубежной стране, - принцип взаимности в деловых отношениях.

В определенных случаях целесообразно проводить переговоры на «нейтральной территории», т.е. в третьей стране. Например, это может быть страна, где проходит международная выставка (ярмарка), на которой договорились встретиться торговые партнеры.

По взаимной договоренности сторон можно организовать специальную встречу вне стран продавца и покупателя в целях сохранения конфиденциальности такой встречи. Особенно важно соблюдение конфиденциальности при переговорах о закупках (продажах) крупных партий биржевых товаров, чтобы не будоражить рынок и избежать нежелательных скачков цен.

 

2.

Деловые переговоры могут отличаться по своему содержанию. В частности, наряду с переговорами по, собственно, коммерческим вопросам. Могут проводиться специальные переговоры по производственным, Н-Т, финансово-кредитным и другим вопросам.

Нередко происходит сочетание обсуждаемых вопросов. Например, на переговорах по купле-продаже конкретных товаров также прорабатываются вопросы, связанные с созданием СП или осуществлением иного проекта.

До начала переговоров должна быть четно сформулирована цель, определяющая как содержание, так и форму проведения переговоров. Сделки не заключаются спонтанно, необходимо сначала многое выяснить, изучить и лишь потом принять обоснованное решение.

С учетом этих обстоятельств можно выделить разные цели переговоров.

Цель первоначальной встречи – обычно установление контакта, взаимное ознакомление с характером деятельности партнеров, выяснение возможностей и интересов другой стороны и информирование ее о собственных возможностях. Последующие встречи могут проводиться в целях обсуждения конкретных проектов делового сотрудничества, выработки программ реализации этих проектов.

Партнеры, установившие постоянные деловые отношения, проводят периодические встречи в целях получения свежей информации. Для российских участников ВЭД представляет особый интерес информация о текущем состоянии товарного рынка, получаемая «из первых рук» от непосредственных субъектов торговых операций, работающих на рынке данной страны (или нескольких стран) по интересующим товарам или товарным группам.

Однако не следует исключать возможность получения дезинформации, которую опытный коммерсант из тактических соображений стремится преподнести в завуалированном виде, чтобы не вызвать подозрений партнера.

Когда партнеры наметили заключить конкретную сделку, в предконтрактный период переговоры могут иметь целью предварительное выяснение отдельных технических, транспортных, финансовых вопросов и иных условий предстоящей сделки и последующее уточнение позиций по тем или иным вопросам. В зависимости от сложности намеченной сделки этот этап переговоров может пройти в сжатый период или растянуться на несколько месяцев или более.

Наиболее ответственными являются переговоры в целях заключения сделки. Они требуют тщательной подготовки и целеустремленного проведения. Их успешным результатом является подписание контракта.

После заключения сделки возможны переговоры, касающиеся ее исполнения. В частности, могут неоднократно обсуждаться вопросы хода выполнения заказа, особенно на сложное оборудование с длительным циклом изготовления. Может потребоваться корректировка сроков поставки, уточнения условий транспортировки негабаритного оборудования, скоропортящихся и опасных грузов, а также порядка предоставления соответствующей документации, расчетов за поставляемый товар и др.

После поставки товара нередко проводятся переговоры по вопросам завершения расчетов, организации ТО машин и оборудования в течение гарантийного и послегарантийного периода, поставкам запчастей и др.

Целью переговоров по специальным вопросам может являться согласование условий командирования специалистов продавца или приемщиков покупателя, организации производственного кооперирования, создания СП и т.д.

При возникновении рекламаций и спорных вопросов к их урегулированию появляется необходимость проведения отдельных переговоров по урегулированию предъявленных рекламаций и возмещения понесенных убытков.

 

3.

Важным моментом является подготовка к коммерческим переговорам. Существует целое искусство их проведения. Участие в переговорном процессе позволяет на практике осваивать основные правила деловой этики, приобретать и закреплять навыки делового общения с контрагентами. Именно в ходе переговоров используется целый арсенал тактических и технических приемов, методов их гибкого ведения с учетом конкретных обстоятельств и индивидуальных качеств участников переговоров.

Лицам, проводящим переговоры, и остальным их участникам полезно заранее обстоятельно изучить предмет обсуждения, ориентируясь на следующие рекомендации:

- как можно полнее знать специфику товара, его свойства, ассортимент, качественные характеристики, технические параметры, особенности производства и потребления;

- иметь достаточное представление о проблемах конкретного товарного рынка, его конъюнктурообразующих факторах, тенденциях развития, динамике цен;

- располагать информацией об иностранной фирме – контрагенте, ее должностных лицах и представителях, участвующих в переговорах;

- изучать психологические аспекты делового общения, психотипы собеседников, особенности психологии конкретных партнеров, суметь их заинтересовать, расположить к себе, убедить, чтобы добиться желаемого результата;

- овладеть знанием иностранных языков, на котором говорят зарубежные партнеры, и совершенствовать эти знания;

- владеть основами ВТ дела и стремиться проникать в его тонности;

- не замыкаться в узко специализированных вопросах, проявлять широкий кругозор и обладать должной эрудицией.

Подготовка к конкретным коммерческим переговорам включает 2 основных направления работы:

1. Четкое определение стратегической цели предстоящих переговоров (продажа или покупка определенного количества конкретного товара, заключение бартерной сделки, договора о переработке давальческого сырья в готовую продукцию и т.д.) и изыскание средств достижения этой цели. Для этого формируется позиция российской стороны на переговорах и разрабатывается тактика их проведения.

2. Планирование и осуществление организационно-технических мероприятий, которые будут способствовать рациональному и эффективному проведению переговоров.

До начала переговоров по заключению крупных сделок во ВЭ организациях принято проводить специальные совещания, на которых составляется прогноз-сценарий будущих переговоров и формируется реалистичная позиция российской стороны. В таких совещаниях принимают участие работники, отвечающие за подготовку и проведение переговоров.

Выработка тактики проведения переговоров в целях заключения ВТ сделки может включать следующие элементы:

- выбор конкретного иностранного партнера или нескольких партнеров в качестве потенциальных покупателей товара, предназначенного для реализации на внешнем рынке, или продавцов интересующего импортного товара, а также определение наиболее подходящего места и времени проведения переговоров;

- определение оптимальных условий намечаемой сделки: какие из них (по количеству товара, цене, платежу и др.) целесообразно назвать в качестве исходных, на каких условиях следует настаивать твердо, а по каким допустимы различные уступки и их пределы в сочетании со встречными уступками другой стороны в целях достижения приемлемого компромисса, подготовка обстоятельной аргументации своей позиции и контраргументов на случай возражения другой стороны;

- уточнение степени заинтересованности избранных инофирм в заключении сделки, предварительное прогнозирование их позиции, оценка предлагаемых первоначальных условий, которые могут выдвинуть фирмы, и возможных последующих уступок с их стороны по ценам и другим условиям сделки;

- уточнение целесообразности проявления инициативы на всех этапах проведения переговоров с учетом заинтересованности в тех или иных сроках заключения сделки: начинать ли переговоры по своей инициативе (например, направить предложение на продажу товара или запрос на интересующий товар) и стремиться удерживать ее в дальнейшем, чтобы ответ по возможности оставался за другой стороной, или придерживаться выжидательной тактики, предоставив инициативу контрагенту, и не проявлять поспешности с ответом на его предложения;

- определение желательной очередности вопросов для обсуждения с иностранным партнером: каким вопросам следует отдать предпочтение, какие из них целесообразно обсуждать по отдельности либо в пакете; постараться предугадать возможные вопросы со стороны контрагента и продумать, как следует реагировать на них.

Следует предусмотреть возможности использования определенных тактико-психологических приемов в ходе переговоров, проявлять гибкость в процессе переговоров, внимательно следя за поведением партнера и при необходимости оперативно координируя свою позицию, проявлять благожелательное отношение к партнеру, избегая каких-либо конфликтных ситуаций, стремиться достичь конструктивного результата.

На всех этапах переговоров необходимо ориентироваться на успешное достижение конечной цели – заключение сделки на взаимоприемлемых условиях, которые обеспечивали бы максимальную защиту интересов российской стороны и не ущемляли бы разумных интересов партнера.

 

4.

К вопросам организационно-технического обеспечения переговоров, проводящихся путем непосредственного личного общения, относятся следующие мероприятия:

1.Определение состава участников переговоров с российской стороны: должностное лицо, возглавляющее переговоры, и другие участники с учетом занимаемого служебного положения. Желательно соблюдать взаимность в отношении количества и иерархического уровня представителей обеих сторон.

Например, на встрече с главой крупной компании рекомендуется присутствие руководителя российского предприятия. Если среди иностранных представителей имеется женщина, следует включить женщину и в состав участников переговоров от российской стороны.

В зависимости от существа обсуждаемого вопроса к участию в переговорах привлекаются соответствующие специалисты – по ценовым, транспортным, юридическим или иным вопросам. На переговоры, проводимые ВЭ организацией, могут быть приглашены представители российского поставщика экспортного товара или заказчика импортного товара.

Переговоры по конкретным вопросам проводятся отдельно с каждой иностранной стороной, т.е. на двусторонней основе. Как показывает практика, многосторонние переговоры с участием нескольких контрагентов недостаточно эффективны, а в некоторых случаях недопустимы.

2.Подготовка помещения для переговоров. Оно должно быть надлежащим образом оборудовано и оснащено. Желательно в помещении принимающей стороны оборудовать специальную переговорную комнату. Она должна быть достаточно просторной, обставленной удобной для деловых встреч мебелью, иметь хорошее освещение, звукоизоляцию и вентиляцию (если там разрешено курить, должно быть установлено оборудование для вытяжки дыма, а на столе необходимо поставить пепельницы).

В отношении мебели главное внимание уделяется переговорному столу. За ним участникам переговоров должно быть удобно разместиться и делать необходимые записи. В этой же комнате возможно поставить шкафчик (буфет) с красивой посудой и небольшой столик для сервировки кофе, чая, прохладительных напитков.

Если нет возможности подготовить переговорную комнату, для переговоров можно использовать кабинет руководителя организации либо его заместителей. Если в комнате. Где намечены переговоры, работают 2 или более человек, то остальные работники, не участвующие в переговорах, покидают эту комнату на время их проведения. На двери следует повесить табличку «Идут переговоры. Не входить».

3.Язык переговоров. При необходимости надо заблаговременно подобрать квалифицированного переводчика, знающего соответствующий язык. Воспользоваться услугами переводчика бывает полезно и в тех случаях, когда некоторые участники переговоров владеют иностранным языком. Иногда своего переводчика предоставляют инофирмы.

4.К началу переговоров следует подготовить справочные и рекламные материалы, проспекты, каталоги, образцы, а при необходимости – сувениры для вручения иностранным представителям. Также целесообразно предварительно составить текст проекта контракта, который потребуется вручить контрагентам на каком-либо этапе переговоров.

5.Все участники переговоров должны изучать и соблюдать установленные правила делового протокола и этикета. Это важно как в России и за рубежом. Наиболее важные протокольные требования содержатся в соответствующих инструкциях и рекомендациях.

До начала переговоров нужно назначить лицо, встречающее, сопровождающее и провожающее иностранных представителей, согласовать конкретное место первой встречи, обеспечить транспорт и т.д.

При важных встречах, длящихся несколько дней, необходимо составить программу пребывания иностранцев на территории нашей страны, в которую, помимо деловых и официальных встреч могут быть включены посещения производственных предприятий, мероприятия культурно-познавательного и развлекательного характера, организация приемов с обедом и ужином (обычно в честь завершения переговоров).

Отдельно составляется смета расходов на прием иностранных представителей, в которой предусматриваются все статьи расходов в пределах выделенных средств на представительские цели.

Если российская сторона является принимающей, она должна позаботиться об удобном размещении иностранных представителей в подходящей гостинице или ином месте проживания.

6.План переговоров. Его разработка в качестве сугубо внутреннего документа необходима в целях более организованного и четкого проведения переговоров. Он должен включать все вопросы, подлежащие обсуждению исходя из разработанной тактики ведения переговоров. Это поможет ничего не забыть и не упустить во время встречи.

В плане переговоров можно предусмотреть альтернативные (резервные) варианты, которые могут быть использованы в случае выдвижения иностранным партнером своих контраргументов. Такой план составляет коммерческую тайну организации и не подлежит разглашению.

 

5.

После завершения каждой беседы с представителями инофирм (обычно в тот же день, но не позднее следующего дня) составляется запись беседы, при необходимости достаточно подробная. В ней указываются следующие сведения:

- фамилия и должность ведущего беседу от имени российской стороны;

- фамилия и должность иностранного представителя фирмы;

- фамилия и должность руководителя, разрешившего встречу;

- место и время проведения встречи, ее продолжительность (указывается время начала и окончания встречи);

- присутствовавшие на беседе лица с российской стороны и со стороны инофирмы;

- какие памятные подарки были вручены на беседе;

- на каком языке велась беседа;

- содержание беседы – основная часть документа, в зависимости от характера обсуждаемых вопросов излагается кратко или более развернуто;

- фамилия, должность и подпись записавшего беседу;

- количество листов, на которых составлена запись беседы;

- виза лица, проводившего беседу.

В ряде организаций составляется учетная карточка итогов переговоров российской организации с иностранными партнерами. Она предназначена для пополнения досье на фирму, и в нее заносятся некоторые дополнительные данные:

- юридический адрес регистрации фирмы, адрес офиса для последующих контактов, адрес представительства в Москве;

-форма собственности, основной капитал, основные виды деятельности, наличие представительств за рубежом;

- наличие партнеров в СНГ;

- цель переговоров (предложение, спрос, создание СП, бартер и т.д.);

- краткая суть обсуждения вопроса (выделяется ключевое слово, например, купля-продажа, строительство объектов и т.д.;

- поручение по результатам переговоров (задание, ответственный исполнитель, дата исполнения);

- договоренности о дальнейших действиях (дата очередных переговоров, место проведения встречи, состав привлекаемых специалистов и др.);

- комментарий.