Данные для доверенности

· название документа — «Доверенность». Вид доверенности (генеральная, специальная, разовая) не указывается;

· дата и место составления. Без указания данного реквизита доверенность будет считаться ничтожной;

· данные доверителя (обязательный реквизит). Организации указывают название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты. Индивидуальные предпринимателя — ФИО, адрес и ИНН;

· данные поверенного (обязательный реквизит). Если поверенным является физлицо, то указывают его ФИО и паспортные данные. В случае с организацией указываются название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты;

· перечень полномочий представителя, который должен быть конкретным. Если доверенность является безотзывной, то указать на это. Также перечислить в каких случаях возможно отозвать документ;

· срок действия. Без указания срока доверенность будет действительна в течение года с даты ее выдачи;

· образец подписи поверенного;

· подпись руководителя организации (предпринимателя). Если необходимо, то также проставляется подпись главного бухгалтера. Отметим, что подпись руководителя в доверенности должна быть подлинной. В письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 указано, что не допускается использование факсимильной подписи на доверенности. Следовательно должно проставляться только подлинная подпись.

Документ состоит из отдельных информационных Элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Всего государственным стандартом установлено 28 реквизитов:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
11. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. гриф утверждения документа;
15. резолюция;
16. заголовок к тексту;
17. отметка о контроле;
18. текст документа;
19. отметка о наличии приложений;
20. подпись;
21. гриф согласования документа;
22. визы согласования документа;
23. печать;
24. отметка о заверении копии;
25. отметка об исполнителе;
26. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
27. отметка о поступлении документа в организации;
28. идентификатор электронной копии документа.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу (рис. 32).

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность (рис. 33).

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи (рис.34) и т.п.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.

Копирование документов,процесс изготовления копий различных документов (оригиналов)

Выбор способа копирования зависит от тиража (количества) копий, срока их изготовления, необходимого качества и стоимости изготовления копий. Наиболее распространённые способы копирования:светокопирование, фотокопирование, электрографическое копирование, электронное копирование, термокопирование.

Светокопирование является одним из основных способов изготовления копий технической документации, наиболее экономичным, доступным и практически не ограничивающим формат оригинала.

Наиболее высокое качество копий получается при фотокопировании. Несмотря на сравнительно высокую стоимость фотоматериалов, фотокопирование остаётся наиболее распространённым способом изготовления копий и печатных форм.

Электрографическое копирование позволяет получать высококачественные единичные копии на обычной бумаге, а также печатные формы для офсетной печати. Фотокопирование, благодаря универсальности аппаратуры, позволяющей изготавливать как единичные копии, так и печатные формы, обеспечивает копирование и размножение документации в требуемом количестве при минимальном объёме оборудования.

Электронное копирование особенно широко применяется при изготовлении трафаретных (ротаторных) печатных форм на пластиковых плёнках. Важнейшая особенность электроннокопировальных аппаратов заключается в том, что можно относительно легко изменять масштаб копирования, а также раздельно использовать считывающее и копирующее устройства. Такое разделение позволяет осуществить передачу изображения документа по каналам связи на большие расстояния.

Термокопирование - один из самых быстрых способов копирования. За 3-10 сек можно получить копию с листового документа, содержащего текстовую, цифровую или графическую информацию. Копии изготовляются на термокопировальной или на обычной бумаге. Качество копий, полученных при термокопировании, обычно невысокое; срок сохранности изображения на термокопии - несколько месяцев.

Часто при совершении различных видов сделок, а также операций с ценными бумагами одним из обязательных условий их заключения, помимо предоставления оригиналов документов, является наличие копий, заверенных нотариусом, в качестве дополнения к полному пакету документов.

Например, при получении кредита в банке, регистрации индивидуального предпринимателя в налоговой или в процессе судебного производства пригодится заверенная нотариусом копия общегражданского паспорта.

Копии документов становятся юридически значимыми только в случае наличия на них печати и подписи нотариуса, имеющего действующую лицензию. Нотариально заверяются копии многих документов, в том числе и копия паспорта.

Но заверять копии паспорта стало возможным с января 2004 года. Связано это с тем, что с 1983 года действовал запрет на заверение копии паспорта нотариусом, который был отменен в декабре 2003 года посредством выпуска Федерального закона от 8.12.2013 № 169-ФЗ.

Поскольку юридическая сила нотариально заверенной копии паспорта неоспорима, вполне можно носить с собой только копию документа, чтобы не истрепать оригинал и не потерять.

Для нотариального засвидетельствования копии паспорта, необходимо предъявить нотариусу оригинал паспорта. Также стоит учитывать тот факт, что для нотариального свидетельства паспорта личное обращение его владельца является неотъемлемым условием проведения данной процедуры. Кстати, согласно российскому законодательству, документы, который заверил нотариус, не имеют ограничений по сроку своего действия. В процессе нотариального заверения данного документа копии снимаются со всех его листов.

Но не стоит забывать о том, юридическая сила нотариально заверенной копии паспорта не заменит по значимости оригинал. Соответственно совершение каких-либо действий, например получение ипотеки, без предъявления оригинала паспорта лишь по его копии, пусть и заверенной, невозможно.