СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи (рис. 7.3.).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов.

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Пред внесением заголовков дел в описи проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность оформления и группировки документов в деле;

• правильность оформления дел.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

·

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;

· • дополнительные сведения о деле пишут полностью. Причем заголовок воспроизводят на каждом новом листе также полностью;

· • дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;

· • графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.

· За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

· Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

· При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

· Составляют Опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

· Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.

· По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графическим карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

· 8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

· В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу.

· Передачу дел производят только по описям.

· Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительный случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.

· Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.

· В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагает причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся У руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не быг1и заведены и т.п.).

· Дела доставляют в архив, увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.

· Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.

· При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).

· Порядок работы с делами, законченными делопроизводством (их оформление, порядок оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи в архив и т.д.), записывают в нормативном документе -положении об архиве, или в положении о службе документационного обеспечения управления организации, а также в инструкции по организации делопроизводства в организации.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярно.

Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: "ДСП" - для служебного пользования; "КФД" - конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

11.2.2 Печатание, размножение и рассылка конфиденциальных документов

Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересыпки этих документов запрещается.
На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.
Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати, в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку. Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации, подготовившей эти документы. Копирование дел для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями составителями. Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступ периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче из структурных подразделений в архив организаций, а также при подготовке дел постоянного и долговременного сроков хранения к передаче в государственный архив. Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы ДОУ, других структурных подразделений. Решение комиссии оформляется составленным по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного и долговременного сроков хранения в государственный архив. На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел. Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Росархива.