Системный подход к формированию коммерческих связей в оптовой торговле

Организация коммерческих связей торговых предприятий

Введение

В связи с ростом внутреннего производства увеличивается количество коммерческих связей и заключаемых сделок. Например, при осуществлении торговли импортными товарами достаточно иметь договор купли-продажи и набор прочих договоров по обслуживанию организации. Развитие же производственного предпринимательства подразумевает значительно большее количество сделок. Сфера производственно-хозяйственной деятельности отличается большим разнообразием форм взаимоотношений, определяемых производственно-сбытовым циклом создания и реализации товара. Поэтому возникает необходимость управлять в 5-10 раз большим количеством сделок, следовательно, и договорных отношений. При формировании коммерческих связей возникает вопрос о составе участников и формах договорных взаимоотношений между ними, поскольку последние формируют будущие взаимоотношения производственной организации с партнерами. Решение этих задач приобретает основное значение для развития современного российского производственного предпринимательства. В этом и заключается актуальность рассмотрения и совершенствования механизма договорных отношений. Для этого, в практике необходимо создать типовую (нормативную) процедуру работы с договором в организации для повышения эффективности деятельности.

Увеличение производства ведет к усилению конкуренции между производителями, поэтому залогом успеха становятся конкурентные преимущества организации. Как показывает практика, построение эффективной системы отношений с партнерами может стать одним из основных конкурентных преимуществ.

В обществе, основанном на рыночной экономике, договорным отношениям с партнерами отводится значительное место. Можно даже сказать, что именно договора оформляют содержание взаимоотношений субъектов рынка. Развитие рыночного механизма в России привело к возрастающей роли договора в регулировании отношений между субъектами, следовательно, встает вопрос о необходимости совершенствования как теоретической базы, так и практических механизмов реализации договорных отношений.

Объект исследования – коммерческие связи, возникающие в процессе функционирования организации.

Предмет исследования - организационно-экономический механизм договорных отношений предпринимательских организаций с хозяйствующими партнерами, объединенными общим производственно-сбытовым циклом.

Цель исследования – анализ организации коммерческих связей на предприятии. В соответствии с целью исследования поставлены задачи:

1) определить принципы договорных партнерских отношений производственно-сбытовых организаций и выявить современные тенденции, определяющие их дальнейшее развитие;

2) разработать структуру и механизм договорных отношений организации с хозяйствующими партнерами;

3) выявить и проанализировать недостатки функционирования механизма договорных отношений, существующие в практике российских предпринимателей;

4) предложить пути совершенствования основных элементов механизма договорных отношений организации с партнерами.

Теоретической и методологический основной диссертационного исследования явились положения и выводы, содержащиеся в работах следующих авторов: И.Шумпетера, А.Шапиро, Р.Коуза, О. Уильямсона, А. Алчиана, У.Меклинга, Н.И. Клейна, Б.Д. Завидова, Михаэлья Райсса, Паскаля Зибера и др.

Сущность и порядок регулирования коммерческих связей в торговле

Системный подход к формированию коммерческих связей в оптовой торговле

Коммерческие связи — неотъемлемая часть коммерческой деятельности, включающая экономические, организационно-правовые, финансовые отношения между поставщиками и покупателями. Их рациональность является условием динамичного развития экономики и сбалансированности спроса и предложения. Система коммерческих связей торговли с промышленностью — важнейшая составная часть хозяйственного механизма страны, представляющая собой совокупность форм, методов и рычагов взаимодействия предприятий, объединений, фирм, отраслей народного хозяйства с потребителями продукции, они считаются установленными при заключении договора (контракта).

Рациональные коммерческие связи способствуют: эффективному развитию экономики; сбалансированности спроса и предложения; своевременной поставке продукции и товаров народного потребления покупателям. Система коммерческих связей включает: участие торговых организаций и предприятий; разработку промышленными предприятиями (фирмами) планов производства товаров посредством представляемых заявок и заказов; заключение коммерческих договоров; контроль за соблюдением договорных обязательств; применение экономических санкций; участие в работе товарных бирж и оптовых ярмарок; проверку качества поставляемых товаров; установление оптимальных финансовых взаимоотношений; применение административно-правовых норм и др. Выделяют следующие коммерческие связи: по длительности коммерческих связей (долгосрочные, краткосрочные, сезонные); по принадлежности к хозяйственной системе (внутрисистемные, внесистемные); по территориальному признаку (местные, внеобластные, внешнеэкономические), по количеству участников (двухсторонние, многосторонние). В коммерческих связях по поставкам товаров четко прослеживаются три этапа взаимодействия участников: формирование коммерческих связей, их оформление и функционирование.[1]

Этап формирования коммерческих связей состоит из подготовительных планово-организационных мероприятий органов управления торговлей и промышленностью и непосредственных участников.

Этап оформления коммерческих связей представляет собой принятие участвующими в них организациями и предприятиями взаимных обязательств, которые определяют их права и обязанности по поставкам товаров в форме соглашений договоров поставки, заключаемых между организациями и предприятиями оптовой и розничной торговли и промышленности. Соглашения обеспечивают организацию длительных коммерческих договорных связей, определяют их структуру.

Этап функционирования коммерческих связей представляет собой процесс выполнения участниками этих связей взятых на себя в соответствии с заключенными договорами взаимных обязательств по поставкам товаров: организацию отгрузки поставщиками товаров в сроки, количестве и ассортименте, предусмотренных договором, приемку отгруженных товаров получателями, расчеты за поставленные товары. В этом отношении особую актуальность приобретают прямые договорные связи торговых предприятий с производителями товаров. Под прямыми договорными связями подразумеваются непосредственные взаимоотношения между изготовителями и покупателями товаров: изготовитель — это организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящие товары для реализации; покупатель — торговое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

В потребительской кооперации под прямыми хозяйственными связями понимаются непосредственные договорные отношения кооперативных оптовых или розничных торговых предприятий с производственными предприятиями по поставкам товаров без участия других коммерческих посредников. Коммерческие связи между поставщиками и покупателями товаров – экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров. При административно-командной системе управления экономикой организация коммерческих связей по поставкам товаров подвергалась детальному государственному регулированию и регламентированию (Положение о поставках товаров).

Анализ материалов деловой литературы[2] позволяет выделить 6 обших составляющих тенденции современной экономики, которые имеют непосредственное значение для России.

1. В настоящее время ценность организации определяется не только ее материальными активами, а идеями, налаженными связями с партнерами, доступом к их информационным ресурсам. Примером может служить покупка издательством "Коммерсант" издательства "Клиент-Пресс", выпускавшего газету "Клиент всегда прав", где основными составляющими стоимости являлись связи с типографиями и налаженная система распространения газеты.

2. Уходит в прошлое территориальная конкуренция - теперь практически любой бизнес мгновенно распространяется по региону, стране или континенту и столь же мгновенно возникают конкуренты. Как возможности, так и риски никогда не были столь велики. Например, производство идентичных мужских костюмов с позиции конечного потребителя возможно осуществлять как на фабрике ОАО "Швейпром" в г. Москве или на фабрике "Айвенго" в г. Иваново, так и на фабрике "ФОСиГ в Санкт-Петербурге. Доставка материала возможна на любую из них, а используемые технологии и производственное оборудование позволит выпустить товар с одинаковыми потребительскими свойствами.

3. Фактор времени становится одним из основных конкурентных преимуществ на рынке. Это приводит к тому, что все меняется в реальном режиме времени. Побеждает тот, кто быстрее сможет адаптироваться к изменениям. Например, фирма "Compaq" практикует оформление заказа на сборку компьютерного оборудования нужной конфигурации по Internet, что позволило снизить время от момента размещения покупателем заказа до удовлетворения его потребности.

4. Многое меняется во внешней среде, но только посредники не исчезают - они меняют свой облик, превращаясь из чистых товарных посредников в "информационных посредников", основой деятельности которых является сокращение срока от момента возникновения потребности до ее удовлетворения.

5. Покупатели получили невиданный прежде выбор, а продавцы большие возможности. Клиент может выбрать все, что ему нужно и выйти на поставщика товара или услуг через Internet и в течение суток получить конкретное предложение от ближайшего производителя или продавца.

6. Продажи товаров и услуг осуществляются при помощи заочного общения с помощью бизнес-предложений партнерам. Поддерживая постоянные контакты с партнерами, организации тщательно изучают их потребности и предпочтения, после чего предоставляют сугубо индивидуальные скидки на каждое наименование продукции или товара.[3]

Партнерство производителя с поставщиками и торгово-сбытовыми организациями необходимо, так как, приобретая практически любой продукт, потребитель одновременно приобретает и набор определенных услуг. И, наоборот, вместе с приобретением услуг приобретаются и определенные продукты. Привычное представление о том, что результатом бизнеса может являться только готовый к употреблению продукт или услуга, сегодня меняется на глазах. Организации прямых договорных связей розничных торговых предприятий с производственными предприятиями по поставкам товаров простого ассортимента представляют собой наиболее рациональную и экономически целесообразную форму организации коммерческих связей.

По отношению к клиентам-покупателям оптовые предприятия должны выполнять следующие функции: оценка потребностей и спроса; преобразование промышленного ассортимента в торговый; хранение товарных запасов; кредитование; концентрация товарной массы; информационное и консалтинговое обслуживание.

По отношению к клиентам-поставщикам функции оптовой торговли должны состоять в следующем: концентрация коммерческой деятельности; поддержка процесса перехода прав собственности на товар; инвестиционное обеспечение процесса товародвижения; минимизация коммерческого риска; маркетинговое обслуживание. Важной задачей оптовых предприятий является установление прямых договорных связей с предприятиями-изготовителями по товарам сложного ассортимента. Прямые договорные связи в широком смысле — это договорные отношения изготовителей-потребителей; в потребительской кооперации — кооперативных организаций (в том числе оптовые) с промышленными предприятиями. Особую значимость имеют длительные прямые договорные связи (не менее 2 лет), так как они обеспечивают: стабильность в поставке; большую правовую гарантию. В условиях рыночной экономики установление прямых договорных связей — важнейшая задача развития оптимальных связей по поставкам товаров.[4]

Содержание и процесс заключения договоров

Одной из традиционных форм коммерческих связей торговли с производством в условиях плановой экономики была система заявок и заказов, представляемых торговыми организациями производителям товаров и планирующим органам. Заявки и заказы имели целью способствовать правильному определению объема и структуры планов производства товаров, планомерной увязке производства товаров со спросом населения.

Заявка – документ торговых организаций (предприятий), отражающий их потребность в товарах.

Заказ – требование к поставщику изготовить и поставить в конкретные сроки определенные товары. В сущности, заказ на поставку товаров – это дальнейшая конкретизация заявки, посредством которой торговые организации сообщают поставщикам развернутый ассортимент товаров, подлежащих поставке на предстоящий период. В условиях рыночной экономики организационные формы и содержание заявок и заказов видоизменяются, они утрачивают планово-директивный характер централизованного регулирования хозяйственных связей и превращаются в коммерческие инструменты локального регулирования коммерческих взаимоотношений поставщиков и покупателей.

При этом заказ как оперативный, преддоговорный документ, дающий начало коммерческим взаимоотношениям по поставкам товаров, в условиях рыночных отношений также необходим, особенно при организации прямых коммерческих связей между поставщиками (изготовителями) и покупателями товаров. В ст. 527 ГК РФ заказ предусмотрен при заключении государственного контракта на поставку товаров для государственных нужд. Именно на основе заказа государственного заказчика на поставку товаров для государственных нужд, принятого поставщиком (исполнителем), заключается государственный контракт.

Коммерческая (предпринимательская) деятельность организаций торговли, независимо от их организационно-правовой формы, вида собственности и подведомственности, невозможна без надлежащих договорных отношений, поскольку они наряду с законодательными актами регулируют связи между предпринимательскими структурами. Необходимо учитывать, что уровень договорной работы во многих организациях оптовой и розничной торговли, особенно вновь созданных и с небольшим товарооборотом, не удовлетворяет требованиям рыночных отношений: при оформлении договорных сделок торговыми организациями не учитываются нормы законодательства, особенно Гражданского кодекса; поставка товара производится на основании устной договоренности; договоры по своему содержанию не предусматривают все важнейшие условия, особенности ассортимента, качества товаров, сроков поставки и порядка расчетов; торговые организации не учитывают в договорах по ставки и купли-продажи обязанность представления сертификатов соответствия; проверка качества при поступлении товаров не производится, что увеличивает удельный вес товаров, не отвечающих по качеству установленным требованиям, с просроченными сроками годности; в договорах не предусматривается ответственность сторон за нарушение обязательств, особенно по условиям оплаты товаров. Вышеперечисленные недостатки в целом отрицательно сказываются на постоянном насыщении потребительского рынка широким ассортиментом качественных товаров.

Прежде чем заключить договор, необходимо убедиться в надежности контрагента. Гражданский кодекс РФ, Закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» предусматривают, что данные о государственной регистрации, в том числе коммерческих организаций, их фирменное наименование включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Поэтому самим предпринимателям, руководителям торговых организаций можно обратиться в налоговую инспекцию для получения такой информации. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель фирмы имеет на это право, поэтому следует попросить его представить соответствующий документ. Если представитель фирмы представляет доверенность, то следует иметь в виду, что согласно ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, недействительна. Следует обратить внимание и на срок ее действия: срок действия доверенности вообще не может превышать трех лет; если срок в ней не указан, сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.[5]

Арбитражными судами принимается решение о взыскании убытков, явившихся следствием обстоятельств, находившихся вне контроля, если они не предусмотрены перечнем оговорки, содержащимся в договоре. Многие предпринимательские структуры широко используют различные формы договоров. Но при этом необходимо помнить, что договор — это строго индивидуальный документ, к составлению которого следует подходить осторожно и критически, с участием компетентных специалистов; виза юриста является необходимым условием заключения договора.

Тщательно проверяются не только все разделы договора, но и все приложения к нему. Следует иметь в виду, что согласно ст. 431 ГК РФ при всяком сомнении в толковании договора суды принимают во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Подписание договора — заключительная стадия оформления, включающая в себя собственноручную подпись первого лица организации или его полномочного представителя, а также оттиск печати этой организации, который подтверждает полномочия лица, подписавшего договор.[6] При составлении договора, оформлении его условий и порядка подписания предпринимателям следует в первую очередь руководствоваться соответствующими нормами Гражданского кодекса РФ. Главы 27, 28 и 29 (ст. 420- 452) первой части ГК РФ регулируют вопросы условий договора, его заключения, изменения и расторжения. Вторая часть ГК РФ в разделе ГУ «Отдельные виды обязательств» предусматривает вопросы заключения конкретных видов договоров, в частности, купли-продажи, аренды, подряда, перевозки, займа и кредита, отношений с банками и т. д. Следует подчеркнуть, что при составлении договора необходимо разрабатывать все его положения, с тем, чтобы он, с одной стороны, соответствовал ГК РФ, а с другой — не дал бы возможности другой стороне обернуть «свободу договора» только в свою пользу.

Договор поставки состоит из расположенных в определенной последовательности разделов, которые могут быть сокращены или расширены в зависимости от обстоятельств. Любой договор условно можно разделить на четыре части: 1) преамбулу (или вводную часть); 2) предмет договора; 3) дополнительные условия договора; 4) прочие условия договора.[7]

1. Преамбула (или вводная часть). Наименование договора (договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.). Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания. Но если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, уж затем разбираться с ним по существу. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения сделки — не просто формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству того места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку; б) форма сделки; в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение — ст. 432 ГК РФ). Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.). Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

2. Предмет договора. Данная часть договора содержит его существенные условия. Предмет договора, т. е. о чем конкретно договариваются стороны (это самое главное условие). Обязанности и права стороны по договору. Обязанности и права второй стороны по договору. Срок выполнения сторонами своих обязательств. Цена договора и порядок расчетов и др. Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

3. Дополнительные условия договора. Настоящий раздел включает в себя условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые тем не менее существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон: срок действия договора; ответственность сторон; способы обеспечения обязательств (гл. 23 ГК РФ); основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке (гл. 29 ГК РФ); условия о конфиденциальности информации по договору; порядок разрешения споров между сторонами по договору; особенности перемены лиц по договору.

3. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Данный пункт содержит положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

4. Реквизиты сторон: а) почтовые реквизиты, б) местонахождение (адрес) предприятия, в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО или данные РКЦ), г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных от правок, для контейнеров, для мелких отправок). Особое внимание уделите наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов контрагента, так как без них очень трудно будет взыскать убытки.

5. Количество экземпляров договора.

6. Подписи сторон с приложением печати каждой организации (предприятия).

Основанием заключения договора служат согласие и инициатива сторон. Как правило, стороны, прежде чем достигнуть согласия, вступают в переговоры. Переговоры, предшествующие заключению договора, не обязывают их участников, которые вправе в любой момент прервать их по собственному желанию. Существует определенный порядок заключения договора. Он состоит из двух частей: предложения о заключении договора (оферты), исходящего от одной стороны, и принятия этого предложения другой стороной (акцепт). Предложение должно быть серьезным заявлением с намерением заключить договор, составленный из определенных существенных пунктов, и установить конкретное обязательственное отношение — права и обязанности. Предложение должно быть сделано лицом, которое правоспособно и полномочно принять обязательство; быть квалифицированным по смыслу содержания, характеру, полномочия лица, его сделавшего. Сроки заключения договора зависят от того, был ли в оферте назначен срок для ответа. Если указание о cpoке было зафиксировано, договор считается заключенным, если ответ о принятии предложения был получен до истечения этого срока. Ответ на письменное предложение без указания срока дается до истечения срока, установленного законодательством, либо в течение нормально необходимого для этого времени. При проведении личных переговоров предложения делаются устно без указания срока для ответа, в этом случае договор считается заключенным при немедленном принятии его другой стороной.[8]

Для заключения многих договоров требуется совершение подготовительных действий, именуемых преддоговорными контактами. Если договор должен быть заключен в письменной форме, то он дооформляется путем: составления единого документа, подписанного сторонами; обмена письмами, телеграммами, телефонограммами, подписанными стороной, которая их посылает. Руководитель предприятия может заключать договоры от своего имени без доверенности.