Коммуникационный процесс

Коммуникации в организации

 

Тема: Анализ деловых встреч, как канала горизонтального уровня коммуникации в организации, на примере компании

«Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг»

 

 

Выполнила: Ковальчук Яна, гр. 9714

Преподаватель: Слуцкий П.А.

 

 

 

Санкт – Петербург

2012 г.

Содержание

Введение……………………………………………………………………3

Глава 1. Коммуникации управлении. Совещание как особый канал коммуникации……………………………………………………………….. 4

1.1. Коммуникации – понятие и функции …………………………… 4

1.2. Коммуникационный процесс ……………………………………4

1.3. Виды коммуникаций в организации……………………………… 6

1.4. Средства и каналы коммуникации ……………………………… 6

1.5. Формы общения …………………………………………………… 8

1.6. Совещание………………………………………………………… 8

Выводы из первой главы …………………………………………………… 18

Глава 2. Разработка методологической и методикопроцедурной программы исследования ……………………………………………………………… 19

2.1. Описание проблемной ситуации………………………………… 19

2.2. Цели и задачи исследования………………………………………20

2.3. Выделение объекта и предмета исследования………………… 21

2.4. Характеристика объекта исследования………………………… 21

2.5. Структура компании ФМСМ регион «Север» ………………… 21

2.6. Виды примененных исследования ……………………………… 23

Выводы из второй главы…………………………………………………… 25

Глава 3. Совещание в системе коммуникаций в компании «Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг» ……………………………………………………… 25

3.1. Система совещаний на горизонтальном уровне ……………… 26

3.2. Типы совещаний на горизонтальном уровне ………………… 28

3.3. Подготовка совещаний ………………………………………… 29

3.4. Проведение совещаний ………………………………………… 30

3.5. Окончание совещаний …………………………………………… 32

3.6. Рекомендации по усовершенствованию процессов совещаний.. 32

Выводы из второй главы…………………………………………………… 35

Заключение ………………………………………………………………… 36

Список использованной литературы …………………………………… 38

Приложение 1 ……………………………………………………………… 40

Приложение 2……………………………………………………………… 41

Введение

Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно. Бернанд был одним из первых наиболее известных авторов, кто подробно рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой – формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Роль коммуникаций очевидна как в малых фирмах, так и в мощных корпорациях. От эффективности коммуникационных связей зависит будущее как самого предприятия, так и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей отрасли и государства в целом.

Деловые встречи между сотрудниками организации - это важная и неотъемлемая часть коммуникационного процесса и сотрудничества между отделами, имеющими смежные цели.

Цель работы – разработка всесторонне обоснованных рекомендаций по совершенствованию совещаний как одного из источников коммуникации компании «Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг» в России, на примере региона «Север».

Задачи работы – провести анализ существующих процедур совещаний; выявить основные проблемы данного способа коммуникации; определить подходы, пути и методы решения проблем; изучить необходимые материалы по теме коммуникации в организации; разработать рекомендации по совершенствованию совещаний в компании; дать общую характеристику фирмы.

Для исследования процессов использовались следующие методы: анализ литературы, наблюдение, изучение документации коммуникации компании «Моррис Сэйлз энд Маркетинг», интервью с сотрудниками компании, которые были задействованы в ходе исследования. Эти методы были выбраны в связи с их доступностью и возможностью доступа к информации не являющейся конфиденциальной.

 

Глава1. Коммуникации в управлении. Совещание как особый канал коммуникации

Коммуникации – понятие и функции

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Коммуникаций в организации представляют собой всепроникающий сложный процесс.

Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это процесс, в ходе которого информация передаётся от одного субъекта другому.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал – средство передачи информации.

4.Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование.

Для осуществления эффективного обмена, отправитель должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключать в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных[1].

Отправитель должен выбрать канал, который совместим с типом кодирования и идеей. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществим одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме[2].

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен одной письменной информацией. Однако для избежания неуправляемого потока бумаг, каждый информационный обмен не должен быть письменным.

Стоит также учитывать релевантные способы передачи информации для различных видов коммуникации в организации.