ЭТАП 2. Описываем дело

ЭТАП 1. Оформляем дела

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Вариант 1.Полное оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения

 

Шаг 1.

Перегруппировать документы дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности, получающейся при формировании дела в течение года).

Шаг 2.

Пронумеровать листы дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.

 

Правила нумерации листов дела следующие:

Правило 1.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно

Правило 2.

Сложенный лист (формата А2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Правило 3.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, выписками) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый до­кумент нумеруется отдельно.

Правило 4.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте

Правило 5.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле

Правило 6.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Шаг 3.

Составить заверительную надпись дела (лист-заверитель дела).

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе установленной формы (см. «Основные правила работы архивов организаций») и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек, отсутствие отдельных документов или их частей и т.д.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников копиями).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дел (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Шаг 4.

Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел, что вызывается спецификой данной документации. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (см. «Основные правила работы архивов организаций»). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Шаг 5.

Подшить дело в твердую темную обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплести документы дела

Шаг 6.

Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения (если оно менялось), делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Далее - см. ЭТАП 2.

Вариант 2.Частичное оформление дел временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно, не подлежащих передаче в архив

Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Допускается подшить дело в скоросшиватель, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи, не проводить систематизацию документов в деле.

ЭТАП 2. Описываем дело

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер тома;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата;

- количество листов;

- срок хранения дела.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации. Обязательным реквизитом обложки является количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).