опись пенсионного дела и акт передачи дела в архив
Составление и оформление архивных описей дел и порядок передачи дел в архив. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись– это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: - на дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - дела по личному составу; - дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.). В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; - даты дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; - порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. Передача дел в ведомственный архив производиться по описям дел. При передаче дел в конец каждого экземпляра описи указываются количество дел, номер отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт.
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Свердловском районе города Перми
Группа выплаты пенсий
Дела постоянного хранения За 2014 год ОПИСЬ №1
В данную опись внесено 1 (одна) ед. хр.
пропущенные номера:_________________________
Руководитель группы выплаты пенсий К.П.Романов
Дата:__________
Акт № _____ Передачи в Архив дел (документов)
Итого: _____________ Сдал: __________(Подпись) Дата: 12.12.2015 Принял: __________(Подпись) Дата: 12.12.2015
Популярное: Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (4362)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |