Бланки документов и требования к ним
БЛАНК ДОКУМЕНТА -лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Также бланком документаназывают: § лист бумаги стандартного формата или электронный шаблон, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию; § стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 1. Бланки документов нужно изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники. 2. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, с тиснением и другими элементами, затрудняющими подделку. 3. Бумага должна быть достаточно плотной, прочной и малодеформирующейся, по цвету – белой. 4. Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм)
Требования к бланкам документов/выписка из ГОСТа/. 1.Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 3. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. 4.Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. 5.При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Требования к составлению и оформлению документов предприятия. Формуляр-образец: составление и расположение реквизитов Управление предприятием можно представить в виде процессов, связанных с получением, обработкой информации, принятия на ее основе решений и доведения их до исполнителей. Для осуществления эффективного управления необходимо располагать полной, достоверной, оперативной информацией. Она должна быть доступной для понимания исполнителей и руководителей, для обработки и использования. Большая часть информации по вопросам управления предприятием фиксируется в документах. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т. д. Различают несколько групп деловых документов: организационно-распорядительные, информационно-справочные, документация по личному составу и другие. В делопроизводстве существуют единые требования, правила оформления документов, которые закреплены государственными нормативными актами, системой государственного стандарта (ГОСТ). Однородные документы сгруппированы определенным образом и образуют унифицированные формы. Например классификация конкретных форм организационно-распорядительных документов и их коды установлены Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами. Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Их насчитывается 29. В основе унификации документов лежит построение графической модели образцов документов, называемой «формуляр-образец». Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации (ГОСТ 16Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Согласно государственной системе стандартов на документы, различают два вида бланков: - общий бланк (приложение 1); - бланк для письма (приложение 2). Установлены форматы бланков: А4 (210 ? 297) и А5 (148 ? 210). Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов. Основным набором реквизитов бланка являются: - герб, - эмблема, - наименование организации, - дата, - индекс, - место составления.
Служебные письма. Служебное письмо –это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации. Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма). Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Служебные письма оформляются на бланках организации для писем. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: - регистрационный номер; - дата регистрации документа; - ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом; - наименование адресата (кому направляется документ); - заголовок к тексту (тема); - текст; - отметка о наличии приложения; - подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка; - исполнитель. В письмах отсутствует реквизит «название вида документа». После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение. Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2766)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |