Контроль за исполнением документов

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Документооборот и его основные этапы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в те­кущей деятельности учреждения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Функции документов.

Культурная функция – является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий марально-нравственный, языковой, научно-технически уровень состояния общества.

2. Социальная функция. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения

3. Информационная функция. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передовать информацию. В наш современный век информаци стала товаром и в роли носителя выступет именно документ.

4. Коммуникативная функция. Данная функция предназначена не только для решения передачи информации внутри социального пространства, но также способствует организации упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

5. Функция сохранения информации. Данная функция так же носит важный харрактер, ведь не случайно, сохранением разного рода информации занимает колосальное колличество организаций и учереждений – музеи, архивы, информационные центры…

6. Функции исторического источника. В данном случае хранение информации не является самоцелью. Данные функции может выполнять любой документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого.

7. Управленческая функция. Основная часть документов создается в сфере управления и функцианируют преимущественно в оперативной среде.

8. Правовая функция. Данная функция очень тесно связана с управленческой. Она несет в себе закрепление правовых норм и правоотношений в обществе и предоставляюет управленческим документам юриридическую силу.

9. Учетная функция. Так исторически сложилось, что одной из функций, которые изначально были востребованя, была учетная функция.

10. Политическая функция. Данная функция тесно связана с функцией управления. К сфере политик относится деятельность органов государственной власти и государственного управления.

11. Идеологическая функция. Еще в древности у человека возникала потребность в сохранении и фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, филосойских и иных идей и взглядов.

Денежные документы.

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

• ценные бумаги (учитываются на счете 58)

• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.