Особенности нотариального делопроизводства

Важное значение для совершения нотариальных действий и их фиксации имеет правильное соблюдение норм и форм нотариального делопроизводства.

Соблюдая все требования к оформлению нотариальных действий, нотариус тем самым создает наиболее благоприятные условия для соблюдения и защиты прав и законных интересов участников гражданского оборота.

В законодательстве предусмотрен определенный порядок подписи нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов.

Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.

Названные правила не применяются при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме (ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нотариально удостоверяемые договоры выдаются участникам договора в таком количестве экземпляров, которое соответствует числу его участников. Нотариально удостоверенные односторонние сделки, а также нотариальные свидетельства выдаются в одном экземпляре.

Нотариусы при совершении нотариального действия оставляют в делах нотариальной конторы один экземпляр нотариально удостоверенных завещаний, договоров, нотариальных свидетельств и исполнительных надписей. По усмотрению нотариуса может быть оставлен в делах нотариальной конторы один экземпляр других нотариально удостоверяемых сделок (ст. 44.1 Основ законодательства РФ о нотариате).

По просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус может совершить нотариальное действие путем изготовления нотариального документа в электронной форме.

В случае, если нотариальный документ должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, лицо обязано подписать документ в присутствии нотариуса усиленной квалифицированной электронной подписью. Усиленная квалифицированная электронная подпись и ее принадлежность лицу, от имени которого совершается нотариальное действие, должны быть проверены нотариусом в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Удостоверительная надпись на нотариальном документе, изготовленном в электронной форме, или свидетельство, выданное нотариусом в электронной форме, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса (ст. 44.2 Основ законодательства РФ о нотариате).

К документам, представляемым нотариусу в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия, ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате предъявляются определенные и достаточно строгие требования.

В случае, если такие документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.

Текст документа должен быть легко читаемым.

Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей, для которых представлен документ, нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия.

Нотариусы также принимают для совершения нотариальных действий электронные документы, формат которых соответствует требованиям законодательства Российской Федерации и которые могут быть воспроизведены программно-техническими средствами, имеющимися в распоряжении нотариуса.

К нотариально оформляемому документу также предъявляются строгие требования.

Текст нотариально оформляемого документа на бумажном носителе (свидетельство, удостоверяемая сделка, протокол и другие), а также удостоверительная надпись, исполнительная надпись должны быть изготовлены с помощью технических средств или написаны от руки и легко читаемыми. Использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей, а также наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений не допускается. В нотариально оформляемом документе на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса, если законодательством не установлен иной способ обеспечения целостности такого документа.

Требования к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В тексте нотариально оформляемого документа относящиеся к его содержанию суммы и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз словами, в отношении юридического лица должны быть указаны его полное наименование, адрес, место нахождения и (при наличии) регистрационный номер, в отношении гражданина - фамилия, имя, и (при наличии) отчество полностью, и (при наличии) место жительства. Законодательством Российской Федерации могут быть установлены требования об обязательном указании иных сведений в текстах нотариально оформляемых документов (ст. 41.1 Основ законодательства РФ о нотариате).

Удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах.

В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства (ст. 46 Основ законодательства РФ о нотариате).

В случаях, если для совершения нотариального действия необходимы сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре недвижимости, нотариусы не вправе требовать представления таких сведений от обратившихся за совершением данного нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица.

Для совершения данного нотариального действия нотариус в порядке и способами, которые установлены Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости", в течение трех рабочих дней со дня обращения гражданина, его представителя или представителя юридического лица запрашивает и получает в установленные указанным федеральным законом сроки в органе регистрации прав сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре недвижимости.

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц.

В жизни нередко случаются случаи утраты важных документов, в том числе, и нотариально оформленных. Законодательство предусматривает, что в случае утраты лицом, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи, или нотариального свидетельства, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа.

Дубликат нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя может быть выдан также любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания. Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующие здание, строение (ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате). Выдача дубликата документа относится к нотариальному действию.

Таким образом, законодательство устанавливает четкие правила оформления нотариальных документов и совершения нотариальных действий, которые не должны нарушаться.

Судебная практика. "Нотариус при совершении нотариальных действий обязан обеспечить их законность, соблюдать правила ведения делопроизводства (включая требования к ведению реестра и наследственного дела), оказывать физическим и юридическим лицам содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий. Реализация нотариусами этих публичных обязанностей в ходе совершения нотариальных действий не может одновременно рассматриваться в качестве оказания ими услуг правового и технического характера.

Между тем лицо, обратившееся к нотариусу, не связано необходимостью получения от нотариуса - помимо нотариальных действий - дополнительно услуг правового или технического характера. Получение этих услуг для лица, обратившегося к нотариусу, носит исключительно добровольный характер: при его несогласии с формой, структурой, размерами оплаты этих услуг и прочими условиями такие услуги не оказываются, а их навязывание нотариусом недопустимо. Лицо, обратившееся к нотариусу, вправе при необходимости самостоятельно осуществлять соответствующие действия".

Определение Конституционного Суда РФ от 1 марта 2011 г. N 272-О-О "Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Чераневой Антонины Афанасьевны на нарушение ее конституционных прав абзацем третьим части первой статьи 15 и частью первой статьи 23 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате" // Нотариальный вестник. 2011. N 5.

Выемка реестров без ссылки на конкретные реестры с указанием их индекса и на зарегистрированные в них нотариальные действия, совершенные конкретными гражданами, являющимися потерпевшими по делу, не должна затрагивать права и интересы всех граждан, совершавших в этот период нотариальные действия.

Кассационное определение Судебной коллегии по уголовным делам Верховного суда Республики Карелия от 26 мая 2008 г. по делу N М 22к-1015/2008.

Вопросы и задания для самопроверки

1) Перечислите признаки нотариального действия.

2) Дайте определение нотариального действия.

3) Какие должностные лица помимо нотариуса уполномочены совершать нотариальные действия?

4) Как можно классифицировать нотариальные действия?

5) Где, как правило, совершаются нотариальные действия?

6) В каких случаях нотариус отказывает в совершении нотариального действия?

7) В каких случаях совершение нотариального действия может быть отложено?

8) Что такое дееспособность физического лица?

9) Кто может быть лишен дееспособности?

10) Может ли нотариус принимать для совершения нотариальных действий электронные документы?

Литература по главе

1. Асеева А.А. Информационная доступность к сведениям о лицах, признанных недееспособными // Юридический мир. 2015. N 8. С. 43-47.

2. Мохов А.А., Колганова С.В. Правовые проблемы проверки нотариусом дееспособности гражданина // Нотариус. 2007. N 1.

3. Музыченко П.Б. О проблемах установления личности при совершении нотариальных действий // Нотариус. 2015. N 2. С. 38-41.

4. Политова И.П., Серова О.А. К проблеме фактического ограничения прав лиц, страдающих онкологическими заболеваниями // Наследственное право. 2013. N 3. С. 17-20.

5. Серова О.А. О проблеме оценки нотариусами дееспособности гражданина // Нотариус. 2016. N 3. С. 18-20.