В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РТ

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан, как орган исполнительной власти, издает следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции, письма. Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный акт по основным вопросам. Распоряжения и указания издаются по вопросам и для организации осуществления государственного управления транспортным комплексом Республики Татарстан.

Совместные управленческие документы оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждом органе государственной власти, принимавшей этот документ. Доведение управленческого документа до сведения подведомственных предприятий, подразделений осуществляется в форме, установленной автором документа. Протокольные решения Коллегии Министерства доводятся до сведения всех исполнителей в форме, установленной Положением о Министерстве. Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом Министерства или вышестоящими органами государственной власти. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответственным документом. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных).

В пределах своей компетенции Министерство направляет письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими органами государственной власти, подведомственными и другими организациями транспортного комплекса. При необходимости срочной передачи информации составляются телефонограммы и факсограммы, документ передается по факсу или телефону. Министерство на основании Положения, издают и иные документы: соглашения, планы работ, отчеты, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций транспортного комплекса. Управленческий документ подписывается или утверждается министром или его заместителем в соответствии с его компетенцией, установленной Положением о министерстве, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание

документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Нормативные документы Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций и организаций, входящих в сферу транспортного комплекса. Документационное обеспечение в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан осуществляется специальной структурой - отделом документооборота и организационного развития, подчиненной управляющему делами Министерства.

В документообороте Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

Документы, поступающие в Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан , проходят в отделе документооборота и организационного развития первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу министру на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти. Зарегистрированные документы передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития на рассмотрение министру или по решению министра иным должностным лицам Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Документы с указаниями по исполнению передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития исполнителям.

Документы после их подписания министром (заместителями министра) передаются в отдела документооборота и организационного развития для регистрации и отправки. Отдел документооборота и организационного развития осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Передача документов между структурными подразделениями Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан осуществляется через отдел документооборота и организационного развития.

В Министерстве отделом документооборота и организационного развития ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов.

 Данные о количестве документов обобщаются, анализируются специалистами отдела.

В 2007 году была введена система Электронного правительства Республики Татарстан. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные краткие сведения о документах.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом документооборота и организационного развития.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.