ДОКУМЕНТОВ В  МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РТ

Должностные лица Министерства при работе с документами руководствуются требованиями нормативных и методических документов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления

Общие требования разработаны в соответствии с законами РФ и Республики Татарстан, устанавливающими порядок организации и деятельности Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан.

язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Например, недопустимо использование просторечных, диалектных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вместо «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «крутой» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление.

Документы, создаваемые в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан , оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки федерального Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Образцы бланков утверждаются приказом министра транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан, с другими органами государственной власти и организациями оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Министерство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с главным архивным управлением при кабинете Министров Республики Татарстан перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Формирование документального фонда Министерства осуществляется отделом документооборота и организационного развития путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Национальный архив.

Номенклатура дел Министерства

а) составляется отделом документооборота и организационного развития на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с Главным архивным управлением (национальным архивом РТ), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Основной целью работ с документами в организации является руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба, работающая с документацией решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

ПРИЛОЖЕНИЯ:

 Приказ Министерства транспорта и дорожного хозяйства
Республики Татарстан
от 1 июня 2007 г. N 44
"Об утверждении административных регламентов предоставления
государственных услуг Министерством транспорта и дорожного
хозяйства Республики Татарстан"
(с изменениями от 29 апреля 2008 г.)

 Во исполнение постановлений Кабинета Министров Республики Татарстан от 16.06.2006 г. N 310 "О разработке системы административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти" и от 30.10.2006 г. N 526 "О Едином реестре государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти Республики Татарстан, в целях обеспечения реализации прав и законных интересов граждан и юридических лиц, совершенствования регламентации и стандартизации деятельности структурных подразделений Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан по предоставлению государственных услуг приказываю:

 1. Утвердить прилагаемые к настоящему приказу регламенты Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан:

 -  Административный регламент предоставления государственной услуги по предоставлению права обслуживания пассажиров и перевозки багажа на межмуниципальных автобусных маршрутах, проходящих по территории Республики Татарстан;

 -  Административный регламент предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан.

 2. Заместителям министра, руководителям структурных подразделений, лицам, непосредственно обеспечивающим предоставление государственных услуг Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан:

 2.1. В практической деятельности неукоснительно руководствоваться положениями регламентов, перечисленных в  пункте 1 настоящего приказа;

 2.2. Организовать изучение регламентов специалистами Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан и обеспечить ведение соответствующей документации (в том числе формирование информационных материалов), предусмотренной ими, в полном объеме.

 3. Исполняющему обязанности начальника информационно-аналитического отдела Д.Д.Салимову разместить административные регламенты, утвержденные настоящим приказом, на субпортале Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан Официального портала Правительства Республики Татарстан.

 4. Исполняющей обязанности управляющего делами Г.У.Исмайловой:

 4.1. Осуществить государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Татарстан;

 4.2. Обеспечить включение административных регламентов в Единый реестр государственных услуг, предоставляемых исполнительными органами государственной власти Республики Татарстан (далее - Единый реестр) в соответствии с Положением о Едином реестре, утвержденным постановлением Кабинета Министров Р Т от 30.10.2006 года N 526.

 5. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя министра П.П.Чернова.

 Зарегистрирован в Минюсте РТ 11 июля 2007 г.

 Регистрационный N 277

Приложение 1