Общая характеристика системы делопроизводства

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» присутствует следующий видовой состав документов: организационно-правовые документы, плановые, распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д.

За 2010 год в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» создано и отправлено 785 документов, а получено и обработано 983, данное количественное соотношение оформлено в виде диаграммы, которая представлена в (см. рис. 4, с. 74).

Рис. 4. Диаграмма – соотношение входящих и исходящих документов. (Составлено автором).

Следующим соотношением будет количество входящих и внутренних документов, созданных в учреждении в 2010 году. Данное соотношение представлено (см. рис. 5, с. 75).

Рис. 5. Диаграмма – соотношение входящих и внутренних документов. (Составлено автором).

Касаемо подлинников и копий, которые создаются в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», данные по их соотношению представлены в диаграмме (см. рис. 6, с. 75).

Рис. 6. Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов. (Составлено автором).

Соотношение всех созданных документов в организации показывает диаграмма (см. рис. 7, с. 75).

Рис. 7. Диаграмма – соотношение документов, созданных в ГУ СО «Центр…». (Составлено автором)

Подсчет документации за определенный период времени в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» не проводился, никакие учетные записи не велись, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.

Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).

Рис. 8. Справка об объеме документооборота за 2010 год. (Составлено автором.)

Касаемо технического оснащения хочется сказать следующее, что оборудования нахватает, оно оставляет желать лучшего, а именно:

в учреждении 14 компьютеров, на 22 рабочих места, сюда не включила я бухгалтерию и отдел кадров. 6 лазерных принтеров, 6 телефонов на этаж, 4 ксерокса. Что касается бухгалтерии, она располагается в двух кабинетах, то там следующая расстановка оборудования на 6 рабочих мест 6 компьютеров, 3 принтера лазерных, 2 телефона, 1 ксерокс. В Бухгалтерии установлена программа 1С. В отделе кадров на два работника 2 компьютера, на одном установлена программа 1С версия 7.7, 1 принтер, 1 ксерокс, 1 телефон. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на компьютерах преимущественно, установлена программа WINDOWS XP, а на некоторых WISTA. Не беря в расчет бухгалтерию и отдел кадров. Недостаточная автоматизация рабочих мест остальных сотрудников ведет к торможению рабочих процессов, например, приходится дожидаться очереди, для того чтобы отксерокопировать или распечатать документ; зачастую невозможно своевременно набрать документ на ПК. Нехватка телефонных аппаратов также весьма отрицательно сказывается на офисной работе. Например: миницентры ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» расположены по всему городу. Нередко возникают срочные вопросы (по обслуживанию, вопросы связанные с сотрудниками и т.д.), которые требуют мгновенного оповещения. При этом телефон может быть занят другим сотрудником, дающим др. срочное задание.

В учреждении установлена ISQ QIP, однако далеко не на всех ПК и используется исключительно в личных целях.

В учреждении установлена программа «Человек». Она необходима для оформления личного дела, так как при его составлении необходимо вносить данные в документы такие как, работает или нет человек, если пенсионер, то размер пенсии, оказывалась ли Центром какая-либо помощь (материальная, натуральная) и т.д.