Технология работы с входящими, исходящими, внутренними документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»

Документооборот в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.)

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» следует выделить три основных документопотока:

– входящие документы;

– исходящие документы;

– внутренние документы.

Документы, поступающие в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.

Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:

На мой взгляд, это весьма неудобная форма так как для идентификации корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку ставить, на мой взгляд, не обязательно, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала. Так же, по моему мнению, совсем не обязательно указывать составителя («кто составил») документ.

Предлагается следующая форма (см. рис. 9, с. 78).

Рис. 9. Шапка журнала входящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из бланка.

В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.

В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируется секретарем, кладется в папку для директора, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет, находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие директора выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей. Существенным недостатком является большая загруженность директора Центра.

Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:

Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело.

На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 10, с. 79).

Рис. 10. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором.)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.

В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.

Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (см. рис. 11, с. 79).

Рис. 11. Оперограмма входящего документа. (Составлено автором.)

Рис. 12. Движение входящих документов. (Составлено автором)

Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование документа.

3. Доработка проекта документа по замечанием.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа директором Центра.

6. Регистрация документа

7. Отправка документа.[1]

В таблице, Оргдиаграмма исходящего документа, показано как проходит изготовление документа.

Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (см. рис. 13, с. 80).

Рис. 13. Оперограмма исходящих документов. (Составлено автором)

Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.

Движение внутренних документов ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Журнал внутренней документации имеет следующий вид:

В данной журнальной форме содержаться ошибки: столбцы не пронумерованы, первая графа называется «№п/п», а по факту это регистрационной номер и дата документа, т.е. расхождения в наименовании и содержании столбца. Графа наименование документа содержит и наименование документа и краткое содержание документа. Графу «Кто подготовил» следует назвать исполнитель, обязательно должна быть графа о сроке исполнения и ходе исполнения документа.

На мой взгляд, журнал внутренней документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 14, с. 81).

Рис. 14. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором)

Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируются в специальных журналах.

Основой построения поисковых систем является регистрация документ – фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.1

Входящие документы – основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. В данном случае исполнителем является один из заместителей – Татьяна Сергеевна Гурина. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает директор, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.

Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее – потоки внутренней документации.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего, идет работа со следующими видами документов: приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, акты, справки и т.д.