Организация контроля исполнения документов

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» за регистрацию входящих документов и правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии конечной даты исполнения поручения должно быть исполнено в течение одного рабочего дня. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель должен не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обратиться к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документационного подтверждения исполнения документа. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.

Контроль исполнения входящих документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется следующим образом: при поступлении документа в организацию, после первичной обработки секретарь регистрирует документы, затем отдает на рассмотрение директору, а директор в свою очередь проставляют визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения, затем он возвращает документы секретарю, то в свою очередь проставляет в журнале учета входящих документов красной ручкой букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставиться и на документе и ложиться в скоросшиватель, и лежит там до тех пор пока не снимется с контроля.

Затем дата контроля записывается в планинг и сутра в день сдачи документа секретарь звонит или подходит к исполнителю документа, либо сами исполнители подходят и приносят документ. После документ подписывает директор учреждения. Секретарь готовит его к отправке, он ставит регистрационный номер и дату документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа, и проставляет номер дела в котором будет храниться документ. После чего документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться. Анализа документов или обобщенных данных о состоянии исполнения в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» нет.

Конечно, такая система осуществления контроля является не надежной, так как секретарь может забыть, «замотаться» и не оповестить исполнителя, что влечет за собой к нарушению срока исполнения документа.

Контроль исполнения внутренних документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» усложняет отсутствие единой службы ДОУ. Это приводит к возможным нарушениям сроков исполнения и снижению внутренней дисциплины производства. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» контроль за исполнением и чтением документов ни за одним конкретным специалистом. На практике такой контроль осуществляется лишь директором.

Это является существенным недостатком предприятия и может привести к потере документов и невыполнению обязательных действий.

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают два вида контрольной деятельности:

– контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;

– контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов это задача руководителя учреждения, организации или структурного подразделения.1

Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или в крупных учреждениях и на предприятиях руководители структурных подразделений.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, для деятельности структурных подразделений, филиалов, и сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• контроль своевременности исполнения поручений и документов;

• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержание;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.

Если контроль своевременности исполнения и чтения экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.1

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

• обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в том формализованном виде;

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту ею регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.

Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнений, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

В левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ – внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням месяца, а также на более длительные сроки исполнения).2

В течение срока исполнения документа профессиональная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Необходимо сказать, что на практике в работе многих предприятий и организаций (в частности, в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань») основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Гораздо реже проводится аналитическая работа по исполнительской дисциплине. В основном, анализируются причины срыва срока исполнения какого-либо конкретного документа, решения и задания. Однако нельзя дать полного представления о результатах работы сотрудников, подразделений и всей организации. Только сочетание всех, видов контрольной деятельности обеспечивает эффективность решения самых важных задач, стоящих перед аппаратом управления.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» есть локальная сеть и хотя все напоминания, справки, отчеты по контролю исполнения можно передавать на компьютер исполнителям или руководителю. К сожалению, сетевые технологии для контроля исполнения документов не используются. Между тем, это позволило бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, что, в конечном итоге, позволило бы повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управленческой деятельности в целом. 1