Задание 1. Разработка модели проекта

 

Цель практической работы: научиться формулировать модель проекта с использованием изобразительных средств программы Microsoft Office Project 2007.

 

Содержание задания

 

1. Установить параметры Microsoft Office Project 2007, требуемые для выполнения заданий практикума.

2. Ввести общие данные по проекту.

 

3. Создать календарь проекта.

 

4. Ввести данные таблицы ресурсов.

 

5. Ввести данные таблицы работ.

 

6. Проверить корректность ввода данных.

 

7. Записать результаты в файл.

 

8. Оформить отчёт.

 

 

Требования к усвоению теоретического материала

 

Для выполнения практической работы студентам потребуется владение следующими понятиями:

 

♦ работа;

 

♦ ресурс, в том числе нескладируемый (трудовой) ресурс, материал, элемент затрат;

♦ модель проекта;

 

♦ критический путь;

 

♦ формы представления данных;

 

♦ график Ганта.

 

Необходимо твёрдое теоретическое представление о цели управления проектами, решаемых в его процессе задачах и методах их решения, общее представление о технологическом процессе управления проектами и о его математических основах.

 

Требуется изучить следующие возможности и средства программы Microsoft Office Project 2007:

♦ установка параметров программы и модели проекта;

♦ ввод и редактирование данных календаря проекта;

♦ ввод и редактирование данных таблицы ресурсов;

♦ ввод и редактирование данных таблицы работ;

♦ создание, редактирование и управление отображением иерархии (соподчинённости) работ;

♦ вызов диалогового окна «Сведения о задаче» и формы задач, редактирование данных о работе с их помощью;

♦ управление списанием затрат на ресурсы;

♦ синтаксис представления данных о связях между работами в таблице работ;

♦ синтаксис представления данных об используемых ресурсах в таблице работ.

 

Следует также знать назначение и понимать смысл данных, содержащихся в столбцах таблиц работ и ресурсов, отображаемых по умолчанию, правила расчёта вычисляемых полей таблиц работ и ресурсов.

 

Литература

1. Куперштейн В.И. Microsoft Project 2007в управлении проектами:Самоучитель. СПб: BHV-Санкт-Петербург, 2007. – 560 с. + 1 компакт-диск.

2. Просницкий, Алексей. Самоучитель «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В MICROSOFT PROJECT 2010» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://leoconsulting.com.ua/resources/documents/ManagingProjectWithMicrosoftP roject2010.pdf свободный.

3. Светлов Н.М., Светлова Г.Н. Информационные технологии управленияпроектами: Учеб. пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ–МСХА имени К.А. Тимирязева, 2006. – 147 с.

4. Управление проектами: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности 061100 «Менеджмент организации» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге;под общ.ред. И.И. Мазура. – 4-е изд.М.:Изд-во Омега-Л,2007. – 664 с.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Что понимается под управлением проектами?

2. Что из нижеперечисленного не является работой: инструктаж по технике безопасности; заправка автомобиля топливом; использование автомобиля для доставки закупленного оборудования; оплата труда менеджера?

3. Что из приведённого списка не является ресурсом: суперкомпьютер; бухгалтер; менеджер проекта; монтаж подъёмного крана; линия электропередач. Ответ поясните.

4. Чем складируемые ресурсы отличаются от нескладируемых?

5. Что такое сетевой план?

6. В чём различие между сметой проекта и его финансовым планом?

7. Каков главный критерий управления проектами?

8. Что составляет сферу ответственности менеджера проекта?

9. В чём состоит метод критического пути?

10. Опишите структуру исходных данных модели проекта.

11. Как сочетается информация о рабочем времени для проекта и для конкретного ресурса?

12. Как устанавливается связь между таблицей работ и таблицей ресурсов?

13. Какие сведения о сетевом плане хранятся в таблице работ?

14. Какие данные указываются в таблице ресурсов только в том случае, если ресурс является материалом?

15. Какие источники информации о работах, предусмотренных проек-том, используются при формировании его модели?

16. Какие источники информации о ресурсах используются при форми-ровании модели проекта?

17. Каковы преимущества и недостатки определения продолжительности работ путём опроса экспертов?

18. Какие формы представления данных поддерживаются программой Microsoft Office Project 2007?

19. Какие способы ввода связей между работами вам известны?

20. Почему не рекомендуется вводить наименования ресурсов, исполь-зуемых на данной работе, с клавиатуры?

21. Как вызвать диалоговое окно Сведения о работе?

22. Какие единицы измерения продолжительности работ применяются в программе Microsoft Office Project 2007? Какова взаимосвязь между ними?

23. Какие виды связей между работами вам известны? Как указать тре-буемый вид связи?

24. Что такое лаг? Как он задаётся?

25. Для каких целей используются составные работы? Как включить со-ставную работу в модель проекта?

 

Методические указания

К п.1 задания

Параметры программы Microsoft Office Project 2007, требуемые для выполнения заданий практикума, приведены в приложении 8.

 

К п.2 задания

Общая информация по проекту вводится с помощью команды Проект → Сведения о проекте…:

♦ Дата начала=01.09.2008 9:00—дата начала проекта;

♦ Планирование от=Даты начала проекта—планировать работы с целью возможно более раннего завершения проекта; Кроме того, следует дать команду Файл → Свойства → Документ и заполнить следующие поля:

♦ Название=Учебный проект рекультивации карьера—наименование проекта;

♦ Руководитель= <Фамилия,имя и отчество студента> —сведения оменеджере, который управляет проектом в настоящее время.

Если преподавателем не указано иначе, с помощью команды Сервис → Параметры…→Календарьустановите следующие параметры модели проек-та:

♦ День начала недели=Понедельник;

♦ Месяц начала финансового года=Январь;

♦ Время начала по умолчанию=9:00;Время окончания по умолчанию=18:00—по умолчанию принимать,что вновь введённая работа начинается в 9:00 и заканчивается в 18:00;

♦ Часов в дне=8—единица измерения продолжительности работ«рабочий день» принимается равной восьми рабочим часам;

♦ Часов в неделе=47—единица измерения продолжительности работ«рабочая неделя» принимается равной 47 рабочим часам; ♦ Дней в месяце = 26 — единица измерения продолжительности работ «рабочий месяц» принимается равной 26·8 = 208 рабочим часам.

 

Замечание. Если поведение программы Microsoft Office Project 2007 отличается от ожидаемого, то прежде чем обратиться к преподавателю для получения помощи, проверьте правильность установки вышеперечисленных параметров.

 

К п.3 задания

Созданному вами календарю проекта присвойте имя Пруд.

Нерабочий зимний период установите только для первого года выполне-ния проекта. Для последующих лет можно будет сделать это при выполнении следующей лабораторной работы, если возникнет необходимость. Не забудьте указать праздничные дни в качестве нерабочих, а для предпраздничных используйте расписание субботы.

После создания календаря дайте команду Проект → Сведения о проек-те…→Календарь=Пруд,установив тем самым,что основным календарёмпроекта будет созданный вами календарь Пруд.

 

К п.4 задания

Для ввода данных о ресурсах используйте форму представления данных

«Таблица ресурсов», отображаемую командой Вид → Лист ресурсов.

Принадлежность ресурсов к группам материалов, трудовых либо нескла-дируемых ресурсов и способы списания затрат на ресурсы определите само-стоятельно. Примите во внимание, что заработную плату обычно выдают по за-вершении работы. Оплата аренды, как правило, производится авансом. Мате-риалы приобретаются и оплачиваются перед началом выполнения работы, на которой они используются. При длительных сроках эксплуатации техники или труда работников оплата производится периодически. Данные о затратах на привлечение дополнительных автомобилей и тракторов используйте при заполнении столбца таблицы ресурсов, отражающего оплату ресурсов при их сверхурочном использовании.

 

Рабочим календарём каждого ресурса проекта должен быть календарь Пруд, а не Стандартный.

 

Замечание. При выполнении п.5 задания и, возможно, после дующих практических работ таблица ресурсов будет дополнена.

 

К п.5 задания

Для ввода данных о работах используйте форму представления данных«График Ганта», отображаемую командой Вид → Диаграмма Ганта. При вводе рекомендуется переместить границу между таблицей работ и графиком Ганта вправо, чтобы на экране одновременно умещалось возможно больше столбцов таблицы работ. Рекомендуется при вводе данных пользоваться различными способами — непосредственно в таблицу, с помощью диалоговых окон и формы задач, чтобы оценить их преимущества и недостатки.

 

Внимание! Описание учебной ситуации не содержит данных, однозначно определяющих модель проекта. Вам предоставляется определённая свобода выбора при вводе данных о работах. Принятые вами решения о вводимых данных, не предопределённые однозначно описанием учебной ситуации, должны быть документированы в отчёте (п.8 задания).

 

 

Группы работ,представленные в описании ситуации, должны быть отражены в модели проекта в форме составных работ.Для ускорения вводаодноимённых работ, входящих в разные составные работы, используйте операцию копирования строк таблицы работ через буфер обмена с последующей корректировкой копии.

 

Для точного отражения учебной ситуации вам потребуется представить в модели проекта некоторые работы как составные, хотя в её описании они таковыми не представлены.

Перечень ресурсов, приведённый в описании проекта, при необходимо-сти следует расширить, чтобы отразить все требуемые условия выполнения ра-бот.

 

Работу «разведение рыбы» рекомендуется представить как событие «Разведение рыбы закончено», которое произойдёт спустя 6 календарных месяцев после предшественника.

 

Руководитель должен использоваться в течение всего срока выполнения проекта, для чего необходимо предусмотреть соответствующую составную ра-боту.

 

 

К п.6 задания Контроль рекомендуется осуществлять цепным сравнением моделей проекта: каждый студент сравнивает свою модель проекта с моделью проекта, составленной студентом, следующим по алфавитному списку группы. Студент, числящийся последним в списке, сравнивает свои результаты с моделью проек-та, составленной первым по списку студентом.

 

Сравнивать следует назначенные программой сроки выполнения основ-ных групп работ, а при их расхождении — сроки входящих в них работ. В таблице ресурсов сравниваются общее количество введённых ресурсов и спо-собы списания затрат на них.

 

Замеченные расхождения, если они вызваны различиями в решениях, принятых при составлении модели проекта, не противоречащими описанию учебной ситуации, документируются в отчёте (п.8 задания). В противном слу-чае та модель проекта, которая не соответствует заданию, корректируется, и факт корректировки также отражается в отчёте, что не снижает оценку выпол-ненного задания.

 

Имейте в виду, что часто причины расхождений связаны с ошибками при вводе данных о рабочем времени.

 

К п.7 задания Имя файла модели проекта должно содержать номер группы и фамилию

 

студента.

 

К п.8 задания Отчёт о выполнении практической работы составляется индивидуально каждым студентом. Он должен содержать следующие сведения:

♦ фамилию и инициалы студента;

♦ номер группы, наименование учебной программы и направления;

♦ название учебного курса;

♦ номер и наименование практической работы;

♦ имя файла модели проекта;

♦ сведения о решениях, принятых при вводе модели проекта, в случаях, когда описание учебной ситуации не содержит однозначных данных о выполняемой работе;

♦ сведения об ошибках, выявленных при выполнении п.6 задания;

♦ сведения о расхождениях, выявленных при выполнении п.6 задания, обусловленных различием в решениях, принятых при вводе модели проекта.

 

Приложением к отчёту является файл с введённой моделью проекта. Защищая отчёт, студент должен быть готов объяснить назначение установленных при выполнении практической работы параметров программы и продемонстрировать преподавателю действия по вводу модели проекта.

 

Задание 2. Составление плана при помощи компьютерной модели проекта

 

Цель практической работы: получить практические навыки составления согласованного плана проектных работ с использованием инструментальных средств программы Microsoft Office Project 2007.

 

Содержание задания

 

1. Выполнить корректировку данных в таблице работ.

2. Выполнить корректировку данных в таблице ресурсов.

3. Согласовать использование ресурсов между различными работами.

4. Зафиксировать согласованный вариант плана.

5. Оформить отчёт.

 

Требования к усвоению теоретического материала

 

Для выполнения практической работы студентам потребуется владение следующими понятиями:

♦ согласование использования ресурсов;

♦ дефицит ресурса;

♦ профиль использования ресурса;

♦ приостановка и возобновление работы;

♦ график PERT;

♦ распределительная таблица;

♦ оперативный план;

♦ согласованный план.

Необходимо теоретическое представление о проблемах, препятствующих согласованию использования ресурсов, и о путях их преодоления.

Требуется изучить следующие возможности и средства программы Mi-crosoft Office Project 2007:

♦ средства автоматического и ручного согласования использования ресурсов;

♦ возможности управления процессом автоматического согласования использования ресурсов;

♦ поиск периодов дефицита ресурсов;

♦ возможности автоматической корректировки продолжительности ра-боты при изменении объёма назначенных на неё ресурсов;

♦ назначение и снятие ограничений на сроки выполнения работы;

♦ отображение критического пути на графике Ганта;

♦ фильтр «Задачи с фиксированными датами»;

♦ форму представления данных «Назначение ресурсов»;

♦ средства сохранения согласованного плана.

Литература

 

1. Куперштейн В.И. Microsoft Project 2007в управлении проектами:Само-учитель. СПб: BHV-Санкт-Петербург, 2007. — 560 с. + 1 компакт-диск.

2. Просницкий, Алексей. Самоучитель «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В MICROSOFT PROJECT 2010» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://leoconsulting.com.ua/resources/documents/ManagingProjectWithMicrosoftP roject2010.pdf свободный.

3. Светлов Н.М., Светлова Г.Н. Информационные технологии управленияпроектами: Учеб. пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ–МСХА имени К.А. Тимирязева, 2006. — 147 с.

4. Управление проектами: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности 061100 «Менеджмент организации» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге;под общ.ред. И.И. Мазура. — 4-е изд.М.:Изд-во Омега-Л,2007. — 664 с.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Для каких целей используется согласованный план? Как его добавить к модели проекта?

2. Какими способами обеспечивается согласование использования ресурсов на различных работах?

3. В какой последовательности рекомендуется переносить на более поздние сроки работы, не обеспеченные ресурсами?

4. Какие трудности порождает использование ограничений на даты выполнения работы? Как их преодолевать?

5. Как рассчитываются затраты на нескладируемый ресурс?

6. Как осуществляется согласование использования ресурсов?

7. Назовите преимущества и недостатки согласования использования ре-сурсов в пределах имеющегося резерва времени.

8. Каковы преимущества и недостатки поминутного и почасового согла-

сования?

9. Назовите способы отображения сведений о задержках и перерывах, обусловленных согласованием использования ресурсов.

10. Как действовать, если согласование использования ресурсов не дос-тигает цели?

11. Что следует предпринять, если согласование использования ресурсов приводит к неприемлемо большим задержкам?

12. Как вычисляется продолжительность работы в случае изменения объёма выделенного на её выполнение ресурса при включённом переключателе Фиксированный объём работ?

13. В каких случаях не следует включать переключатель Фиксированный объём работпри вводе в модель проекта новой работы?

14. Почему может возникать несогласованность между данными столб-цов Начало, Окончание и Длительность? Как избежать этой ситуации?

15. Как изменить профиль использования ресурса на данной работе, предложенный программой?