Первичный, синтетический и аналитический учёт расчётов с персоналом по оплате труда

Документы по учету личного состава, труда и его оплат. Для учета личного состава, начисления и выплат заработной пла­ты используют унифицированные формы первичных учетных доку­ментов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26.

Для оформления хозяйственных операций по учету труда и его оплате постановлением Госкомстата утверждены следующие формы первичной учетной документации (Приложение 1).

Согласно федеральному закону от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (редакция от 23.07.2013) «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Учет рабочего времени и выработки.Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени, для этого используется ф. № Т-12 или ф. №Т-13. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Форма № Т-12 применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком (мастером) и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Форма № Т-13 применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работа­ющим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществ­ляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное соци­альное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также до­ходов от участия в организации, а по дебету - удержания из начис­ленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.

Удержания из заработной платы работников организации подразделяются на осуществляемые по инициативе работодателя либо самого работника и обязательные. Основным видом обязательных удержаний является налог на доходы физических лиц, исчисляемый в соответствии с главой 23 НК РФ. Рассчитывается и уплачивается этот налог налоговыми агентами - организациями и индивидуальными предпринимателями, которые выплачивают доходы физическим лицам. Согласно положениям главы 23 НК РФ несмотря на то что налоговым периодом по НДФЛ является календарный год, при каждой выплате работнику заработной платы (или иных доходов ) необходимо удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет.

Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолжен­ность организации перед рабочими и служащими по заработной пла­те и другим указанным платежам.

Структура счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» представлена на рисунке 1.

Начисление заработной платы производится за фактически отработанное время, что отражается в табеле учета затрат рабочего времени. В табеле также содержится информация о не отработанном, но оплачиваемом времени (время нетрудоспособ­ности, отпуск, командировки, выполнение государс­твенных обязанностей и др.).

Рис.1. Структура счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Бухгалтерский учет заработной платы ведется в соответствии с Налоговым и Трудовым кодексами, нормативными актами и инструкциями, планом счетов бухгалтер­ского учета. В бухгалтерском учете используется синтетический и аналитический учет.

Синтетический учет — учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Аналитический учет — учет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в конечном итоге совпадали, поэтому записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.

На счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" учитываются расчеты по всем видам выплат, причитающихся работникам, в том числе:

- по оплате труда - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (в том числе прочих доходов и расходов).

- по выплате пособий - в корреспонденции со счетом учета расчетов с внебюджетными фондами 69 «Расчеты по социальному страхованию обеспечению»;

- по оплате отпускных и вознаграждения за выслугу лет - в корреспонденции со счетом 96 "Резервы предстоящих расходов" и т.д.

Счет 70 дебетуется в корреспонденции со счетами учета наличных и безналичных средств - в зависимости от того, в какой форме производятся расчеты с работниками. Основные бухгалтерские записи по счету 70 представлены в Приложении 2.

Кроме синтетического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется и аналитический учет, как выше отмечено, аналитический учет отражает детальные данные по каждому виду обязательств. Для этого к счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" открываются отдельные аналитические счета, а именно счета имеют в своем наименовании фамилии сотрудников организации.

Помимо счета 70, для аналитического учета заработной платы используются: лицевой счет работника, налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица, расчетные и расчетно-платежные ведомости.

Лицевые счета работников открывают в бухгалтерии на основании приказов или распоряжений руководителя организации, а записи в них делают в соответствии с расчетными ведомостями. Лицевой счет используется для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных сумм, оплаты больничного листа, выплаты компенсации при увольнении.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (форма N 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма N Т-51) и платежные ведомости (форма N Т-53).

Таким образом, основным инструментом учета заработной платы выступает счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», с помощью которого обобщается информация о расчетах с работниками организации по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бу­магам данной организации. Кроме него используются лицевой счет работника, налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица, расчетные и расчетно-платежные ведомости, которые позволяют отразить различные аспекты начисления и выплаты заработной платы. Данные документы выступают основными источниками информации при различных проверках – внешних и внутренних – оплаты труда в организации.

Для ведения учетных данных применяют следующие формы бухгалтерского учета:

- журнально-ордерную;

- мемориально-ордерную (в том числе "Журнал-Главная");

- автоматизированную.

Рассмотрим более подробно журнально-ордерную форму для учета хозяйственных операций по учету оплаты труда персоналу. При данной системе применяются журналы-ордера, в которых запись ведется по кредитовому признаку. Именно они являются тем учетным регистром, который совмещает хронологическую запись, синтетический и аналитический учет. Расчеты по оплате труда являются тем исключением, по которым также ведутся книги (карточки) аналитического учета.

При отражении движений по счету 70 применяются также вспомогательные (накопительные) ведомости и разработочные таблицы, а также главная книга.

Вспомогательная ведомость является учетным регистром. Он предназначен для систематизации (накапливания) данных, которые содержатся в первичных документах, которые указаны в приложении 1. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.

Журнал-ордер по учету расчетов по оплате труда имеет следующий вид, представленный на рисунке 2.

Журнал-ордер N 7 по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Рис. 2. Журнал-ордер по расчетам с персоналом по оплате труда

Вспомогательные ведомости часто являются одновременно и регистрами аналитического учета. Вспомогательными являются, ведомость 7 по дебету счета 70.

Главная книга является учетным регистром, предназначенным для синтетического учета. Она используется для ведения учета в течение года. По счету 70 записывается сальдо на 1 января и ежемесячно осуществляется запись итоговых данных журнала-ордера № 7, выводятся обороты за месяц и сальдо на конец отчетного месяца. В главной книге по данному счету кредитовый оборот находит отражение одной суммой, а дебетовый - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. При этом суммы дебетовых и кредитовых оборотов по счету 70 должны быть равны. На основании данных главной книги и составляется бухгалтерский баланс. Каквыглядит лист главной книги по счету 70 представим на рисунке 3.

Главная книга

Счет 50 "Касса"

Рис. 3. Главная книга с персоналом по оплате труда

Принципы составления отчетности представляют собой концептуальные основы формирования ее показателей. Учетной системе каждой страны свойствен собственный набор принципов составления отчетности. Так как данные по расчетам по оплате труда находят отражение в составе кредиторской задолженности в случае задолженности организации перед работниками и в составе кредиторской, когда у работника присутствуют долги перед организацией, то рассмотрим порядок формирования бухгалтерской отчетности.

Принципы составления финансовой отчетности подразделяются на две группы:

I. основополагающие допущения, на которых базируется финансовая отчетность;

II. качественные характеристики информации финансовой отчетности.

Основополагающие допущения состоят из двух базовых принципов учета:

1. учета по методу начисления. Результаты хозяйственных операций и прочих событий признаются в бухгалтерском учете по мере их совершения (а не тогда, когда получены или выплачены денежные средства или их эквиваленты) и включаются в финансовую отчетность тех периодов, к которым относятся. Применение принципа начисления означает, что на каждую отчетную дату производится начисление соответствующих доходов и расходов компании;

2. непрерывности деятельности компании. Предполагается, что компания имеет намерение работать в обозримом будущем и не будет необходимости ее ликвидации или существенного сокращения масштабов деятельности. Если же такое намерение отсутствует или необходимость ликвидации существует, то финансовая отчетность должна составляться по другим правилам, подлежащим раскрытию. При ожидании прекращения деятельности компании, в случае ее банкротства отчетность должна быть составлена исходя из предположения, что все активы будут проданы по ликвидационной стоимости.

Соответственно, согласно вышеуказанным признакам данные по расчетам с персоналом по оплате труда должны отражаться в финансовой отчетности в полном объеме, чтобы обеспечить достоверность учетных данных не только в качестве остатков в балансовых статьях, но в части учета расходов, которые влияют на конечный финансовый результат деятельности предприятия.