Информационно-справочная работа по документам организации
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов: · у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; · в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку. Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов. Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов). Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом. Контрольные вопросы к Главе 9 G Каково содержание понятия «организация работы с документами»? G Каково содержание понятия «документооборот организации»? G Какие этапы выделяют в технологической цепочке обработки и движения документов? G Каково содержание понятия «документопоток» и «объем документопотока»? G Какую роль в анализе документопотока играет оперограмма? G Какие потоки документов можно выделить в каждой организации? G Какие операции выполняются на стадии приема и первичной обработки документов? G В каком случае после вскрытия писем упаковка не уничтожается? G Какова задача этапа предварительного рассмотрения документов? G Какие этапы включает в себя работа с внутренними документами? G Какие этапы включает в себя работа с исходящими документами? G Какие этапы включает в себя работа с обращениями граждан? G Какие существуют виды обращений граждан? G Какой закон является нормативным базой для определения порядка рассмотрения обращений граждан? G Какие существуют формы регистрации обращений граждан? G Каково содержание понятия «регистрация документа»? G Какие существуют формы регистрации документов? G Как устроена контрольно-справочная картотека? G Каково содержание понятия «контроль исполнения документов»? G Какие выделяют уровни контроля документов? G Каково содержание понятия «срок исполнения документа»? G Какие существуют виды сроков и что является основанием для изменения срока исполнения каждого вида? G Какие этапы включает в себя контроль (за сроками) исполнения документов? G Как устроена сроковая картотека? G В чем состоит задача информационно-справочной работы по документам организации? G Как устроена справочная картотека?
Популярное: Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1250)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |