Оповещение о предстоящем мероприятии

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависит от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях это могут быть адресные приглашения (например, юбилей учреждения) в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других – рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает – куда приглашает – когда и где произойдет – порядок участия – приглашение к участию.

Встреча участников мероприятия

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников организуется в месте прибытия, встреча местных – в месте проведения.

Иногородние участники могут прибывать в аэропорт, на железнодорожный вокзал, на речной вокзал, на автовокзал.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т. п.). Составляется график встреч, включающий фамилию место работы и должность прибывающего участника, дату и место пребытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику, независимо от числа прибывающих вместе с ним участников, выделяется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

Размещение участников мероприятия

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, на частном секторе.

Размещение в гостиницах. При размещении в гостинице следует учитывать:

- уровень мероприятия;

- количество участников;

- социальный статус участника;

- финансовые условия;

- территориальное удаление от места проведения.

Следует помнить: расчетный час в гостинице начинается с 12 часов. Поэтому, если иногородние участники прибыли на несколько часов раньше, необходимо подумать, чем занять их до этого времени.

При расселении целесообразно предусмотреть и компактное проживание участников в гостинице, и удовлетворение их запросов и предложений в размещении (предоставление одноместного номера, проживание с коллегой по работе и т. п. ).

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют относительно комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего, проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование, чтобы участники мероприятия размещались, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостиницах не хватает для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак - ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно размещать участников мероприятия, в том числе и других учреждений, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать на квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затруднен.

Питание участников мероприятия

Можно выделить три вида питания участников мероприятия:

- традиционное питание (завтрак-обед-ужин);

- перерыв на кофе (кофе-брейк);

- товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальны для организаторов мероприятия – это, как правило, проблема самих участников. Причем, завтрак нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее забронировать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется, в большинстве случаев, за счет командировочных средств участников.