Регистрация участников мероприятия

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия. Форма регистрации зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и место для подписи. Цель проведения регистрации регулярных мероприятий – зафиксировать наличие кворума, т. е. необходимого по регламенту числа участников, придающих принятому решению юридическую силу.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель ее - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

- порядковый номер;

- фамилия, имя отчество;

- место работы и должность;

- форма и номер контактной связи;

- примечание.

Колонка «Примечание» выделяется для записи какой-либо не предусмотренной формой, но возникшей в процессе регистрации и имеющей значение информации.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с таблицами, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т. д.

При регистрации нерегулярных мероприятий обычно участникам выдается так называемый канцелярский пакет, который может включать:

- папку, закрывающуюся каким-либо способом;

- программу мероприятия;

- проект решения (если принятие решения предусмотрено регламентом);

- блокнот и ручку для записей;

- рекламные материалы организатора мероприятия.

Качество канцелярского пакета зависит от финансового состояния организатора и количества участников.

Организатор мероприятия должен максимально использовать канцелярский пакет в рекламных целях. На блокнот и ручку следует нанести логотип организации – это не так дорого. Следует также вложить рекламные материалы (значки, проспекты с продукцией, выпускаемой организатором, или информацией о нем).

В ходе регистрации собираются для оформления командировочные документы, а также фиксируются сведения о потребности в обратных билетах, о желании участников установить контакты с другими учреждениями и др.

Регламент (программа, сценарий) мероприятия

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.),т. е. отражает структуру проведения содержательной части мероприятия, выверенную по времени.

Более сложен регламент нерегулярных мероприятий, например, конференций. Здесь фиксируются такие этапы содержания, как регистрация, пленарное и секционное заседания, перерывы на кофе и обед и т. д.

При определении времени начала мероприятия следует учитывать и время работы организаций, деятельность которых может представлять интерес для участников, каким образом участники будут добираться к месту проведения мероприятия, и другие факторы.

Необходимо предусмотреть, чтобы участники, которые должны будут выступить, размещались в зале так, чтобы их путь к месту выступления занимал как можно меньше времени.

Следует убедиться, все ли включенные в регламент участники присутствуют.

В процессе работы рекомендуется предусматривать перерывы. Перерывы на кофе обычно делают через 1час 30 мин. работы продолжительностью 10-15 мин., перерыв на обед – через 3 часа продолжительностью 1 час.

Техническое обеспечение мероприятия

Сюда относятся:

- зал проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен; при проведении международного форума следует, по возможности, оснастить часть сидячих мест устройством для перевода; при необходимости на столах расставляются указатели для размещения участников и отдельный стол для сотрудников, осуществляющих запись выступлений );

- место выступления участников (стол президиума, оснащенный, если участников более 100 чел., микрофоном; количество мест, превышающее число членов президиума; дизайн; трибуна и микрофон для выступающих);

- технические средства (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц и т. п., освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим получать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по его окончании целесообразно осуществлять фотографирование участников, для чего следует предусмотреть приглашение фотографа и соответствующую аппаратуру.

Культурная программа

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Можно выделить следующие варианты культурной программы:

-экскурсия;

-посещение культурно-зрелищных учреждений;

-концерт профессиональных артистов;

-показ художественной самодеятельности;

-анимационные программы с участием зрителей.

Экскурсии можно разделить на тематически связанные с проводимым мероприятием и несвязанные (познавательные). К тематически связанным относятся экскурсии по учреждению организатора мероприятия, а также посещение объектов по теме.

К тематически несвязанным относятся экскурсии по городу с осмотром достопримечательностей, экскурсии на объекты культуры, спорта, народного хозяйства и т. д. Следует подчеркнуть, что проведение экскурсии лучше всего доверить профессионалам.

Под посещением культурно-зрелищных учреждений в данном случае понимаются коллективное либо индивидуальное посещение участниками театральных постановок, цирковых представлений, спортивных игр и соревнований и т. д. Коллективное посещение осуществляют организаторы мероприятия, а индивидуальное – сами участники. Во втором случае целесообразно пригласить распространителей билетов.

Концерт профессиональных артистов проводится, как правило, за счет организаторов. Однако пригласить профессиональных артистов сегодня может позволить себе только состоятельное учреждение. Поэтому таких артистов приглашают нередко на банкет, который проводится с привлечением средств участников.

Показ художественной самодеятельности используется организаторами мероприятия, имеющими свои творческие коллективы: фольклорные группы, театры моды, музыкальные и танцевальные коллективы, команды КВН и др. Чаще всего они воспринимаются зрителями теплее, чем иные профессионалы, поющие под «фанеру».

Анимационные программы – это развлекательные действия, проводимые организаторами для участников. Такие программы целесообразно предлагать при большом числе участников.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, число и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или во время содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

Анкетирование участников мероприятия

Анкетирование участников мероприятия проводится в целях определения уровня содержания проведенного мероприятия, а также для проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаем достаточно задать участникам 8-10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.