Тема: Создание и обработка баз данных (БД) в табличном процессоре MS EXCEL

ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

Практические работы по курсу «Автоматизированные информационные системы обработки экономической информации» состоят из пяти практических работ.

В качестве программной среды используются средства MS Excel. Техническим обеспечением являются персональные компьютеры современной конфигурации.

Этапы выполнения лабораторных работ:

1. Изучение теоретических положений.

2. Выполнение работы.

На основе усвоенных теоретических положений студент самостоятельно на компьютере выполняет задания. Выполненная работа проверяется преподавателем, после чего студент получает индивидуальное задание и приступает к его выполнению. Полученный результат проверяется преподавателем.

3. Сохранение результатов выполненной работы.

Результат выполненной работы необходимо сохранить на жестком диске в папке «Мои документы/ АИСОЭИ» под именем «ФИО_Работа№_Вариант№» либо на съемном носителе информации.

4. Составление отчета о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе оформляется на отдельных листах формата А4 с обязательным указанием номера группы, ФИО исполнителя, номера и названия практической работы. Отчет должен содержать: цель работы, основной теоретический материал, условия задачи, ход ее решения. В отчет необходимо включить все полученные таблицы и графики.

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файла на съемном носителе) для проверки.

6. Защита выполненной работы.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №1

Тема: Создание и обработка баз данных (БД) в табличном процессоре MS EXCEL.

Цель: Познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных, научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям, научиться производить сортировку информации.

Задачи:

- создание базы данных средствами MS Exсel;

- обработка базы данных средствами MS Exсel;

- поиск, сортировка, фильтрация данных.

Оборудование:персональный компьютер,ОС Windows XP, MS Exсel.

Вид работы: групповой

Время выполнения: 2 часа

Теоретическое введение:

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины

Существует множество других определений понятия «база данных», так или иначе сводящихся к понятию «совокупность хранимых данных». Однако большинство из этих определений не позволяет отличить базу данных от объектов, которые базой данных заведомо не являются, например, от архивов документов, картотек, библиотек и т.п. Таким образом, база данных есть не просто совокупность хранимых данных (записей, документов, фактов и т.п.), но такая совокупность, которая обладает, по меньшей мере, тремя важными свойствами (признаками):

1. База данных хранится и обрабатывается в вычислительной системе. Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки и т. п.) базами данных не являются.
2. Данные в базе данных хорошо структурированы (систематизированы). Под структурированностью в данном случае понимается явное выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также типизация элементов и связей, при которой с каждым типом элемента или связи соотносится определённая семантика и допустимые операции.
3. Структура базы данных обеспечивает эффективный поиск и обработку данных. Эффективность здесь главным образом определяется тем, как соотносятся гибкость и мощность возможностей (поиска и обработки) с затратами усилий и ресурсов.

Базой данных часто ошибочно называют систему управления базами данных. Необходимо различать хранимые данные (собственно БД) и программное обеспечение, предназначенное для организации и ведения базы данных (СУБД).

Рассмотрим работу табличного процессора MS Exсel в режиме Базы данных (БД). Строки таблицы в терминологии БД называются записями, а столбцы - полями записей. Переход от одного поля к другому осуществляется клавишей TAB. Для создания базы данных используется встроенная форма данных, которая вызывается командой Данные, Форма. Созданную базу данных можно сортировать, производить поиск и выборку нужных записей. Для сортировки БД выбирается команда Данные, Сортировать, где задаются диапазоны сортировки. БД может использоваться как справочная система для поиска нужной информации. Результатом поиска может быть выделение в таблице записей, удовлетворяющих некоторому условию. Это можно сделать с помощью команды Данные, Форма, Критерии. Результатом поиска в БД может быть получение отдельной таблицы, в которой собраны все записи, удовлетворяющие условию поиска. Такие таблицы называются выборкой из БД. Это делается с помощью команды Данные, Фильтр, Автофильтр, где в раскрывающемся окне Пользовательский автофильтр задаются условия выборки.

Вопросы для допуска к практическому занятию:

1.Что является Базой данных? Что является СУБД? Примеры.

2.Перечислите объекты базы данных?

Ход работы:

1. Ознакомиться с темой, целью и теоретическим введением практического занятия.

2. Создать файл работ 1.xls с таблицей о планетах Солнечной системыи оформить ее в виде базы данных.

Единицы измерения, используемые в таблице

- период обращения по орбите - в земных годах;

- среднее расстояние от Солнца - в млн. км;

- экваториальный диаметр - в тыс. км;

- масса - 10^24 кг.

3. С использованием Автофильтра выполнить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600*10^24.

4. С использованием Автофильтра осущесвить:

- поиск планет, имеющих экваториальный диаметр менее 50 тыс., массу менее 4*10^24 кг;

- поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии не менее 100 млн.км, имеющих массу в диапазоне от 3*10^24 до 500*10^24 кг, а также не более 2 спутников.

Ответы записать.

5. Отсортируйте данные в таблице в алфавитном порядке названий планет (результат сортировки зафиксировать пр помощи Скриншот (снимок экрана, англ. screenshot) — мгновенный снимок содержимого экрана компьютера или другого электронного устройства) и занести в отчет)

6. Отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества спутников - ответ занести в отчет.

7. Отсортируйте данные в порядке возрастания их расстояния от Солнца - ответ занести в отчет. Сохранить файл под именем planeta.xls.

8. Создать базу данных - справочник отдела кадров для своей подгруппы. Таблица должна иметь следующий вид: