Контроль как функция менеджмента

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей. Процесс контроля устанавливает реальное положение дел в организации и выявляет резервы, устанавливает и поддерживает обратную связь, ориентирует руководителей, на что нужно обращать внимание, стимулирует исполнителей к более качественной работе, играет корректирующую роль дальнейшей деятельности на основе полученных результатов.

Технология контроля:

1. Выбор концепции контроля (система, процесс, предмет, цель).

2. Выбор нормы контроля (этические, правовые).

3. Выбор объема и области контроля (полный, эпизодический, выборочный).

4. Определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность).

5. Методы контроля (предварительный, текущий).

Основные принципы осуществления системы контроля:

1. Всеохватывающий.

2. Привлечение всего персонала организации или её значительной части.

3. Четкая стратегическая направленность.

4. Цель контроля - чтобы не допустить, предупредить возможные ошибки и упущения.

5. Своевременный.

6. Экономичный и эффективный.

7. Открытый и гласный.

Разновидности контроля:

1. Предварительный - содержит проверки на этапе планирования, используется в трёх ключевых областях: человеческих (анализ деловых и профессиональных знаний, прав, обязанностей, условий поощрения), материальных (проверяется наличие запасов сырья, гарантированность поставок), финансовых ресурсов (проверка бюджета, сметы).

2. Текущий - означает наблюдения и проверки по ходу деятельности (исполнения).

3. Заключительный - осуществляется по конечному результату.

В процедуре контроля выделяют три этапа:

1. Выработка стандартов и критериев оценки (определяются параметры функционирования и развития организации, которые нужно контролировать; принимают вид стандартов и нормативов).

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами (руководитель должен определить на сколько фактические результаты соответствуют его ожиданиям, установить степень допустимости или относительной безопасности обнаруженных отклонений от стандартов).

3. Принятие необходимых корректирующих действий (выбор одной из 3 альтернатив: ничего не предпринимать, если сопоставление фактических результатов со стандартными говорит о том, что установленные цели достигнуты, установить отклонения или пересмотреть стандарт).

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Виды контроля.

-по периодичности : предварительный, текущий, итоговый.

Предварительный контроль призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи.

Текущий контроль бывает стратегическим и оперативным.

Стратегический контроль имеет в качестве своего основного объекта эффективности использования ресурсов организации. Такой контроль предназначен для оценки состояния организации, а не для исправления ошибок и поиска виновных.

Объектом оперативного контроля является текущая деятельность организации.

Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

-по источнику субъекта управления: внутренний и внешний;

- по степени охвата объекта: сплошной или выборочный;

- по форме: открытый, наглядный, видимый, неофициальный;

- по режиму: нормальный или усиленный;

-по объекту контроля: за объектом, за решениями, за результатами.

Этапы процесса контроля

Первый этап в контрольном процессе - установление стандартов.

Стандарт - это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.

Второй этап в процессе контроля - измерение фактических результатовдеятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап - сравнение фактических результатов и стандартов,разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.

Заключительный этап в контролирующем процессе - оценка результатов и осуществление корректирующих действий.На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

ориентироваться на результаты;

соответствовать характеру деятельности предприятия;

быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.