Нормативно-методические акты, регламент создания и оформление документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем он найдет порядок оформления каждого реквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Об этом стандарте и его требованиях неоднократно говорилось на страницах журнала, они рассматриваются во всех учебниках и учебных пособиях. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт нужен службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству. При составлении этих документов может потребоваться иГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Как видно из названия стандарта, из него можно взять определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела. Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 25 декабря 2002 г. № 505-ст) (ред. от 04.03.2004 г.) При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ.

При составлении и оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти руководствуются также «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

Вопросы подготовки нормативных правовых актов и других отдельных видов документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти, определены также в Типовых регламентах, утвержденных постановлениями Правительства РФ в 2005 г:

■ Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30.

■ Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452.

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г. В них условно можно выделить две части. В одной рассматриваются вопросы организации делопроизводства: номенклатура дел, порядок формирования дел в организации, требования к оформлению дел при подготовке к их сдаче в архив, составление и оформление описей дел, организация и проведение экспертизы ценности документов. В другой части правил освещается методика работы с документами в архиве организации: их учет, ведение научно-справочного аппарата к документам архива, порядок подготовки и передачи документов на постоянное хранение.

Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих документы в государственные архивы, полезно иметь Основные правила работы государственных архивов РФ, в которых есть разделы «Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве» (6.2.1), «Экспертиза ценности документов» (6.1.5), «Формы приема документов» (6.1.6) и т. п.

При разработке инструкции по делопроизводству следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. Они закрепляют правила оформления отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти, а также правила организации документооборота, правила разработки и ведения номенклатуры дел. Кроме того, в этом нормативно-методическом документе прописаны требования, предъявляемые к организации формирования дел, их текущему хранению, подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение, а также правила уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения; прописан процесс передачи дел на архивное хранение. Также в этом документе закреплены определения понятий.

При работе с корреспонденцией опираются на Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. В правилах установлены допустимые размеры и вес почтовых отправлений, порядок адресования, оформления и отправления писем, бандеролей и т. д. и применяемые знаки почтовой оплаты.

Оказание услуг телеграфной связи регламентируют Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. В этих правилах перечислены виды и категории телеграмм, порядок их составления, адресования, сроки доставки. В Правилах имеется раздел по услугам «Телекс». Кроме того, только в этих правилах установлен порядок оплаты телеграмм.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 №558. Этот документ состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот справочник рекомендован для обеспечения правильного подбора и расстановки кадров, рационального разделения труда и ответственности. Данный справочник может служить основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления.

Официальная номенклатура унифицированных систем документации и унифицированных форм документов закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации - ОКУД (ОК-011-93). Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.

Рационально распределить работу, спланировать рабочий день помогают нормативы времени на различные виды управленческих работ, в том числе и по делопроизводству, разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда.

Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановление правительства от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных правил ФОИВ по согласованию с ФОИВ в области архивного дела издают инструкцию по делопроизводству. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: их назначение, содержание. (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). В разделе содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции.