Понятие «документ» и его развитие

Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности.

Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа. Понятия “документ”, “документация” в своем развитии претерпели существенные изменения.

В русском языке понятие “документ” появилось в 18 в. при Петре I.

В Генеральном регламенте оно переводилось как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым правовое значение документа. Вскоре, само понятие в течение долгого времени почти не употреблялось. Вместо него использовались понятия “деловая бумага”, “акт”, “дело” либо название конкретных видов документов.

В 19 в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Это нашло отражение в словаре Даля, где документ это “всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство” . Такое понятие документа сохраняется в первой четверти 20 века.

В “Толковом словаре русского языка” Ушакова 1934 года, документом называется:

1)письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя

2)акт, письменное свидетельство о чем-нибудь

В словаре Ожегова, документом называется:

1)деловая бумага, подтверждающая факт или права на что-нибудь

2)удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя

3)письменное свидетельство о каких-либо исторических событиях, фактах.

Вместо деловой бумаги появляется служебный документ.

С точки зрения документоведения обозначение “документа” считается материальный объект с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Такой подход к документу описал бельгийский ученый Поль Отле.

Первый Государственный стандарт на термины и определения был утвержден еще в 1970 г. ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”.

Однако уже вскоре это определение подверглось критике. После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт ГОСТ 16487-83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, в котором было записано, что “документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия “документ”, его дефиниция из ГОСТ 16487-83 оказалась наиболее долговечной (она действовала до 1998 г.).

Социально-политические и экономические реформы в Российской Федерации, начавшиеся с 1992 г., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г ГОСТ 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”. Здесь нашло отражение, прежде всего информационная сущность документа.

Термин постоянно менялся из за потребностей в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё

Современное понятие документа раскрывается в двух нормативных актах: в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти как: “документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти” и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования” как: “документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности”. В ГОСТе Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.»