Резолюция, ее значение, требования, предъявляемые к резолюции

Требования к документам, в том числе и к резолюциям на них, установлены Единой государственной системой делопроизводства. Обязательное требование — адресность резолюции. Определяя адрес указания, следует соблюдать правило централизации ответственности. Целесообразно устанавливать ответственного за решение, который может привлечь других, или же четко определить рамки ответственности каждого. Это способствует повышению исполнительской дисциплины, ликвидирует возможность вопроса от одного работника к другому. В то же Руководитель знает, что в управленческой работе имеется так называемое поле свободных действий. Чем выше квалификация исполнителя, тем большую свобод действий ему следует предоставить. Все это, несомненно учитывается при наложении резолюции. Очевидно также, что резолюция не должна вступать в противоречие с другими резолюциями, т. е. решение необходимо взаимосвязь, подчиняя их общей задав повышения эффективности производства. Итак, резолюцию следует писать четко, конкретно в то же время кратко. При этом она должна содержать все необходимые элементы: адрес, содержание действии порядок его выполнения, форму контроля, подпись и дату. Очень важно выбрать правильный стиль изложения — корректный, соответствующий служебной. Анализ резолюций, накладываемых руководителям предприятий на деловые бумаги, позволяет выявить типичные ошибки. Часто при первом рассмотрении документа руководитель не решает вопрос по существу, а лишь знакомится содержащейся в нем информацией и переадресовывав его исполнителю с резолюцией типа «для руководства», «для распоряжения», «для ответа», «прошу переговорить» или вообще без резолюции. В этом случае руководитель высокого ранга занимается делопроизводственной операцией — он распределяет почту.

Причины этого: 1) документ попал не по адресу, его сразу следовало направить руководителю иного ранга. Это недоработки канцелярии, которая по содержанию документа обязана определять степень его важности и соответственно классифицировать по адресам; 2) руководитель недостаточно компетентен, чтобы сразу принять решение по документу и тем самым обеспечить оперативное решение вопроса. Нарушением служебной этики следует считать переадресовку указания исполнителю, минуя его непосредственного руководителя. Неопытные руководители часто в резолюциях, адресованных в свою партийную или профсоюзную организацию, избирают неправильный стиль к руководителям этих организаций они обращаются как к своим подчиненным. Во многих резолюциях отсутствуют сроки выполнение задания, а в некоторых вместо сроков указывается ошибочно». Призыв к срочности — обычно свидетельство отсутствия системности. А нервозность и в производственной, и в административной работе только увеличивает неорганизованность. В редких случаях резолюции содержат указания контроля, хотя это, несомненно, повышает исполнительскую дисциплину.

Общие требования к тексту управленческих документов

Текст документа - это выраженное с помощью языковых средств содержание управленческих документов.

Реквизит 20 «Текст документа» - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п.

К таким требованиям относятся:

1) целесообразность, уместность языковых средств,

2) нейтральный тон изложения,

3) императивность,

4) точность, ясность,

5) полнота информации,

6) краткость,

7) достоверность,

8) логичность,

9) актуальность

Целесообразность

Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др. Целесообразность может проявляться и на языковом уровне. В таком случае принято говорить об уместности языковых средств, используемых в тексте документа. Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь — помочь», «принять участие - участвовать» приоритет отдается первым формам, поскольку этого требуют традиции официально-делового стиля.

2)Нейтральный тон изложения это норма делового общения. По этой причине личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Для официального документа характерно отсутствие в тексте каких-либо указаний на личность составителя документа.

3) Императивность. Особенность делового стиля состоит также в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь долженствующе-предписывающий или констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. В текстах повествовательного характера глаголы, используемые в форме настоящего или прошедшего времени, также имеют подтекст долженствования или обязательности действия. Например: Комбинат принимает на себя обязательства...; Комитет ... считает необходимым ... ; Комиссия установила, что... . В текстах всех распорядительных документов, а также в некоторых служебных письмах, в заявлении, докладной и служебной записках и др. используются глаголы в форме 1-го лица настоящего времени приказываю, обязываю, предлагаю, прошу и пр., модальные формы надлежит, необходимо, следует, предлагается и т.п. в значении долженствования, предписания.

4) Точность, ясность изложения в официально-деловом стиле играют особенно важную роль, так как текст служебного документа всегда требует однозначности высказывания и невозможности его инотолкования. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении. Это обеспечивается четкостью его композиционной структуры, продуманностью и точностью формулировок, исключением заимствований, еще не принятых языком.

Точность текста документа достигается употреблением определенных языковых средств. К ним относятся:

· отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления: договор, кадры, персонал, аттестация, аппарат, управление и т.п.;

· специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др.;

· языковые клише, позволяющие максимально стандартизировать служебный документ;

· особые приемы уточнений, дополнений (например, в автобиографии, расписке, доверенности - Я, Иванов Николай Романович,...; или мой отец, Иванов Роман Петрович, ... .);

· ссылки на другие документы и многое др.

5) Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для адекватного восприятия содержания текста и принятия обоснованного управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа. Так, в информационном письме достаточно только изложить факты или события, а в письме-просьбе необходимо точно и исчерпывающе обосновать причину и предмет просьбы.

6) Краткость (лаконичность). Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физического объема текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. С полнотой связана достоверность информации. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Достоверность информации проявляется в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения, в приведении конкретных фактов, цифр и мн. др.

7) Логичность для многих документов выражается, прежде всего, в построении всего текста, в порядке следования его частей:1) преамбулы,2) основной части;3) заключения. В преамбуле излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ. Основная часть содержит выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Если поводом для создания документа послужил другой документ, то во вступительной части делается ссылка на этот документ. При этом используются слова: во исполнение - если вышестоящий орган прямо предписывает выполнение определенного действия; согласно, в связи, в соответствии- при отсутствии прямого предписания.

8) Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому одним из требований, предъявляемых к документу, является актуальность информации, которая обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Унификация документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия

состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление

однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества

применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,

снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной

совместимости различных систем документации по одноименным и

смежным функциям управления, более эффективного использования

вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и

ведомствами, ответственными за соответствующие системы

документации;

. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в

республиканских и отраслевых УСД:

. внедрение разработанных ОКТЭИ;

. ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности

информации и их дальнейшее развитие;

. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм

документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а

также их государственную регистрацию;

. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической

информации, отражающих специфику отрасли.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-

образца документов для конкретной системы документации и установлении на

его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных

видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления,

оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации

документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки

технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все

требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки

и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности

человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов,

которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения

юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования

методов управления, например, в направлении повсеместного применения

оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и

отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-

экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в

систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки

форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и

таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного

текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются

ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором

постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная

вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В

унифицированной системе документации на организационно- распорядительные

документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу,

увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет:

упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются

предпосылки для копирования информации.

Таблица- разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а

переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой

информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать

информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.