Задания к практическим занятиям. 1) Определение «самоменеджмент»

1) Определение «самоменеджмент». Функции самоменеджмента.

2) Управление собственным временем. Организация личного труда.

3) Управление личной карьерой.

4) Оценка эффективности мероприятий по управлению персоналом.

Вопросы для самоконтроля

1) Понятие и основные функции само менеджмента.

2) Правила рационального использования рабочего времени.

3) Планирование личного труда и времени.

4) Планирование личной карьеры: таблица «баланс личных успехов и неудач».

5) Планирование личной карьеры: таблица «мои способности» и др.

6) Классификация индивидуальных признаков, имеющих значение при определе­нии карьеры.

7) Показатели оценки эффективности мероприятий по управлению персоналом.

Практические задания

Задание 1

Управление рабочим временем по Методу Альпы.Помимо обычных за­писных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачер­киваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.

Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» тре­буется в среднем не более 10 минут (таблица 7.1.). Метод Альпы включает пять стадий:

1. Составление заданий.

2. Оценка длительности поставленных задач.

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

 

5. Контроль (учет несделанного).

Таблица 7.1 Планирование рабочего дня по методу «Альпы»

Задания	Время выполнения задания, час. мин.	Выводы
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. и т.д.

 

При успешном использовании техники планирования времени и методов на­учной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.

Можно еще больше рационализировать составление плана, если наряду с бук­венными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать дру­гие сокращения и графические символы - бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий, можно применять следующие символы:

↑ Срочно.

! Важно.

? Выяснить.

+ Приоритет категории А.

• Задача выполнена.

О Перенос на более поздний срок.

х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

 

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекоменду­ется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помощи бюрографии вы сможете повысить эффективное использование дневника времени.

Задание 2

Планирование рабочего времени по «правилу Тейлора».Экономия време­ни требует времени! Чтобы избежать излишних затрат времени, можно состав­лять ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что вы тра­тите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те де­ла, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

Работнику необходимо уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им рабо­ты, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя рабочее время, целесообразно ответить на вопросы:

а) чего я достиг?

б) чего я хочу достичь?

в) как я этого добьюсь?

Первый вопрос требует оценки ситуации, второй - предполагает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.

Спланировать рабочее время, используя вышеприведенное «правило Тейло­ра».

Задание 3

Составление плана рабочего времени в соответствии с принципом Парето.В соответствии с законом Парето 80% всех результатов достигается в течение 20% всего потраченного времени. Принцип Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а потом —мно­гочисленные ((второстепенные».

Составьте план личного рабочего времени на следующий рабочий дань с со­ответствии с принципом Парето.

Задание 4

Управление временем по С. Кови.Основной подход к управлению време­нем, предложенный С. Кови, представлен матрицей, изображенной в таблице 7.2.

Исходная идея заключается в том, что работники расходуют время одним из четырех способов.

Таблица 7.2 Матрица управления временем

Дела	Срочные	Не срочные
Важные	Критические ситуации. Неотложные проблемы. Проекты с «горящим сроком» исполнения.	Профилактические действия. Поддержание ресурсов и средств. Создание связей. Поиск новых возможностей.

 

 

		Планирование. Восстановление сил.
Не важные	Отвлечения, некоторые телефонные звонки. Корреспонденция, какие-то со­общения. Некоторые заседания. Предстоящие неотложные дела. Распространенные виды деятельности.	Мелочи, отнимающие время. Корреспонденция. Звонки. Пустая потеря времени. Праздное времяпровождение.

 

Как видно из матрицы С. Кови, виды деятельности определяются двумя фак­торами: срочностью и важностью.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозна­чить словом «Сейчас».

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют гораздо большей инициативы, чем сроч­ные, которые просто толкают: «Делай!». Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которые мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Итак, в зависимости от степени срочности и важности задачи различают че­тыре возможности их оценки и выполнения:

• срочные / важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;

• срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «ти­ранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не тре­буется каких-либо особых качеств;

• менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как прави­ло, могут подождать. Поэтому рекомендуется: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудни­кам. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повыше­нию мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответ­ственные дела;

• менее срочные/менее важные дела. Очень часто дела этой категории оседа­ют на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следу­ет жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны прини­маться за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг.

Классифицируйте собственные виды деятельности по матрице С. Кови.

Задание 5

Планирование личной карьеры может осуществляться в несколько этапов: 1) На основании анализа основных этапов своей жизни составьте баланс личных успехов и неудач (таблица 7.3):

Таблица 7.3 Баланс личных успехов и неудач

Личный баланс
успехов	неудач
мои крупнейшие успехи, дости­жения и т.п.	способности, ко­торые были для этого необходимы	мои крупней­шие поражения, неудачи и т.п.	способности, которых мне недоставало	как я пре­одолел не­удачи?
1.		1.
2.		2.
3. и т.д.		3. и т.д.

 

2) Следующим шагом будет группировка ваших достоинств и недостатков и выделение двух-трех важнейших сильных и слабых сторон (таблица 7.4).

Подобный анализ личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей. Очень важно правильно оцени­вать себя, в чем могут помочь специальные системы тестирования, которые дают возможность разобраться в своих достоинствах и недостатках.

Таблица 7.4 Мои способности

«Срез» способностей	Сильные стороны (+)	Слабые стороны (-)
Профессиональные знания и опыт	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.
Социальные и коммуникационные способности	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.
Личные способности	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.
Способности руководителя	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.
Интеллектуальные способности, рабочие приемы	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.
Прочее	1. 2. 3. и т.д.	1. 2. 3. и т.д.

Оцените «сильные» и «слабые» собственные способности.

3) В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средст­ва (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуаци­ей. Например, выберите пять важнейших целей и определите необходимые для этих целей средства (таблица 7.5).

Таблица 7.5 Анализ «цель - средство»

 

 

Желаемые цели	Необходимые средства	Ситуационный анализ
имеются в наличии (способно­сти и т.д.)	не имеются в наличии	практические меры по дос­тижению це­лей
1. 2. 3. и.т.д.

 

Проверьте, чего еще вы должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели, укажите необходимую для достижения целей квалификацию и поставьте конкретные реальные практические цели по приобре­тению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.