Проверки работы с документами в отделе маркетинга

Основание: приказ директора от 01.09.10 № 223 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «ПРИБОР».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зав. канцелярией О.П. Иванова

Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А. Тихонова

2. Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлов

3. Секретарь-референт канцелярии Г.И. Пахомов

4. Менеджер по кадрам П.Е. Александрова

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.И. Родионов

08.09.10 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга.

В результате проведенной проверки установлено:

1. В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполнен­ные документы.

2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.

3. Отсутствуют два дела с перепиской за 2008 г.

4. Не проведена предархивная обработка документов 2007 г., подлежа­щих длительному хранению.

Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеют­ся существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действую­щих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й экз. — в дело;

2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;

3-й экз. — зав. отделом маркетинга;

4-й экз. — председателю комиссии.

Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга С.И. Родионова на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии О.П. Иванова

Члены комиссии К.А.Тихонова

В.Е. Павлов

Г.И. Пахомов

П.Е. Александрова

С актом ознакомлены:

Зав. отделом маркетинга Н.И. Егорова

Секретарь отдела маркетинга С.И. Родионов

Докладная записка

Это вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения…».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Формуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21. (пример докладной записки приводится далее).

Директору ООО «Тверьтранс»

К.Л. Рогову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.09.2010 №3

О дополнительном финансировании

Заказа № 654/75

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II кварта­ле 2010 г. и изменением сметы затрат прошу дополнительно выделить 5 млн. руб. (пять миллионов рублей) для завершения работ по заказу № 654/75.

Начальник отдела рекламы К.К. Конев

5. Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже – ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации.

Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.

Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

6. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ) ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28.

Директору ОАО «Свет»

И.И. Петрову