Краткая характеристика отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации МО г.Краснодар

Введение

Управление делами администрации муниципального образования город Краснодар является функциональным органом администрации муниципального образования город Краснодар. Управление делами действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар и «Положения об Управлении делами». Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, муниципальными правовыми актами. Управление делами обеспечивает реализацию полномочий главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы муниципального образования город Краснодар, осуществляя контроль за выполнением правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Краснодарского края, муниципальных правовых актов, находящихся на исполнении в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Управление имеет простые печати для документов, штампы и бланки установленного образца. Подчиняется заместителю главы муниципального образования город Краснодар, координирующему работу по организационным вопросам, вопросам по связям с общественностью, взаимодействия с правоохранительными органами, информационно-аналитического обеспечения, делам казачества и военнослужащих.

Краткая характеристика отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации МО г.Краснодар

 

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации муниципального образования город Краснодар является структурным подразделением управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Отдел действует на основании Устава муниципального образования город Краснодар, Положения об управлении делами администрации муниципального образования город Краснодар и Положения об отделе. В своей работе Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, Законом Краснодарского края от 07.06.2004 № 717-КЗ «О местном самоуправлении в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от № 1270‑КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае», Законом Краснодарского края от 16.07.2010 № 2000-КЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Краснодарского края, органов местного самоуправления в Краснодарском крае», распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 11.07.2008 № 177-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар» (далее – Инструкция по делопроизводству), постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.02.2015 № 915 «О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Краснодар» и методическими рекомендациями по организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации Краснодарского края, муниципальными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами охраны труда и техники безопасности. Деятельность работников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

Для заверения документов отдела используется печать «Администрация муниципального образования Управление делами».

Отдел имеет бланки установленного образца с указанием своего наименования.

Основными задачами отдела являются:

1. Обеспечение централизованного учета обращений граждан и организаций.

2. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений и запросов граждан, а также их направление для рассмотрения в отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации муниципального образования город Краснодар (далее – администрация).

3. Обеспечение создания на основе обращений и запросов граждан

компьютерной базы данных и предоставление необходимых сведений отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

4. Осуществление контроля за качественным, своевременным и полным рассмотрением отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации поручений по обращениям граждан.

5. Организация извещения граждан о результатах рассмотрения их письменных и устных обращений должностными лицами администрации.

6. Осуществление анализа и обобщения вопросов, указанных в письменных и устных обращениях граждан.

7. Осуществление оперативного и периодического информирования главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы муниципального образования город Краснодар (далее – заместители главы), руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации о количестве и характере обращений граждан.

8. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.

9. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

10. Приём, регистрация, учёт, направление и доставка поступающей корреспонденции.

11. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы поступающих документов.

12. Информационно-справочная работа по поступающей и отправляемой корреспонденции.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Приём, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации.

2. Обработка и копирование служебных документов.

3. Обработка и ввод данных по всем поступающим в администрацию обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан».

4. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в комплексной программе «Делопроизводство и документооборот», учёт, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

5. Получение и регистрация получаемой корреспонденции на официальный электронный адрес, факс.

6. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, оформлением документов, представляемых на подпись главе муниципального образования город Краснодар, заместителям главы.

7. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.

8. Доставка корреспонденции отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации, полученной электронной, заказной и ценной почтой, факсимильной связью.

9. Ежедневная доставка корреспонденции в администрацию Краснодарского края.

10. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в администрации.

11. Проведение предварительного, первичного приёма граждан работниками отдела по работе с обращениями граждан и организаций, предоставление устных разъяснений и рекомендаций справочного характера в рамках своей компетенции, осуществление записи на приём к главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы.

12. Организация приёма граждан главой муниципального образования город Краснодар и заместителями главы.

13. Осуществление сбора, обработки и анализа информации, представляемых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации города, о ходе выполнения поручений главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, касающихся вопросов работы с обращениями граждан.

14. Сопровождение сходов граждан с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

15. Обработка и ввод данных по обращениям граждан в компьютерную программу «Приёмная по обращениям граждан», поступивших в ходе проведения сходов граждан.

Структура администрации МО г.Краснодар. Структура управления делами АМОгК. Организация и основные направления работы отдела по работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Основными задачами управления делами являются:

1. Организация и осуществление мониторинга, анализа и иных конт-рольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, архивного дела, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, поручений главы муниципального образования город Краснодар в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, а также находящихся в ведении отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципальных учреждений, проводимых в соответствии с утверждёнными планами или по поручению главы муниципального образования город Краснодар.

2. Формирование планов основных мероприятий администрации на неделю, месяц и полугодие, а также недельного плана основных мероприятий с участием главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, осуществление контроля за их выполнением.

3. Осуществление взаимодействия с администрацией Краснодарского края, городской Думой Краснодара, отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, организациями независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с возложенными на управление делами полномочиями.

4. Обеспечение единой системы делопроизводства и документооборо-та в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, своевременное доведение принятых муниципальных правовых актов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

5. Обеспечение учёта, организация и осуществление контроля за рас-смотрением обращений граждан и организаций, поступающих в адрес главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

6. Организация личного приёма главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

7. Организация оказания содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения выборов и референдумов.

8. Организация и осуществление в установленном законодательством Российской Федерации порядке связей с иностранными государствами в интересах населения муниципального образования город Краснодар.

9. Осуществление бюджетного учёта финансово-хозяйственной дея-тельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

10. Обеспечение выполнения бюджетных смет расходов администра-ции, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

11. Осуществление систематического контроля за состоянием расчётов администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

12. Осуществление контроля за правильным расходованием денежных средств администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

13. Обеспечение результативности, адресности и целевого характера использования бюджетных средств в соответствии с утверждёнными ассигно-ваниями и лимитами бюджетных обязательств.

14. Формирование полной и достоверной информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функ-циональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

15. Обеспечение координации деятельности приёмных главы муници-пального образования город Краснодар и заместителей главы.

16. Организационно-техническое обеспечение деятельности главы му-ниципального образования город Краснодар и заместителей главы.

17. Организация архивного дела в муниципальном образовании город Краснодар.

18. Участие в осуществлении переданных в установленном порядке государственных полномочий в сфере защиты прав и законных интересов несовершеннолетних и в организации работы по вопросам профилактики наркомании.

19. Оказание методической и консультативной помощи руководителям отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации по вопросам, входящим в компетенцию управления делами.

20. Организация контроля за сохранностью муниципального имущества в помещениях, занимаемых администрацией, отраслевыми и функциональными органами администрации, не являющимися юридическими лицами.

21. Обеспечение надлежащего содержания зданий, оборудования, транспорта администрации, контроля за их техническим состоянием.

22. Обеспечение выполнения работниками управления делами правил внутреннего трудового распорядка, требований по обеспечению безопасности труда и противопожарной защиты.

23. Организация работы с кадровым резервом, резервом управленче-ских кадров управления делами и их эффективное использование.

Управление делами в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Организация взаимодействия администрации с контролирующими органами и инспектирующими организациями, находящимися на территории муниципального образования город Краснодар, по вопросам их ведения.

2. Осуществление контроля за прохождением документов и сроками выполнения положений нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, сроками рассмотрения поступившей служебной корреспонденции и обращений граждан.

3. Организация сбора, обработки информации и проведение анализа выполнения документов и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, находящихся на контроле, формирование базы данных по вопросам организации контроля.

4. Осуществление подготовки заключений, предложений и рекомендаций по итогам проведения контрольных мероприятий.

5. Организация подготовки перспективных и текущих планов основных мероприятий работы администрации.

6. Регистрация и хранение муниципальных контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

7. Организация аппаратных совещаний администрации, формирование повестки дня и реестра поручений, рассылка участникам совещаний материалов электронной почтой.

8. Подготовка и оформление протоколов совещаний под председательством главы муниципального образования город Краснодар и осуществление контроля за их выполнением.

9. Подготовка ежемесячной итоговой информации по расчёту показателей исполнительской дисциплины в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации и дифференцированному премированию работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации.

10. Подготовка ежеквартальной информации об исполнительской дисциплине в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

11. Формирование плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования Дня города Краснодара, организация контроля за его выполнением.

12. Организация единой системы делопроизводства в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации, разработка документов, регламентирующих делопроизводство, обеспечение в со-ответствии с действующим законодательством единого порядка документирования.

13. Обеспечение в соответствии с установленными требованиями кон-троля за изготовлением гербовых, простых печатей и штампов, регистрация и учёт, уничтожение в соответствующем порядке пришедших в негодность, неиспользуемых и устаревших гербовых, простых печатей и штампов в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации.

14. Осуществление контроля за использованием бланков строгого учёта, гербовых, простых печатей и штампов отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

15. Редактирование, регистрация, тиражирование и оформление изданных постановлений и распоряжений администрации в соответствии с заявками на рассылку для отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, должностных и других заинтересованных лиц.

16. Контроль за организацией и соблюдением установленного порядка работы с документами отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

17. Формирование информационно-справочной базы правовых актов администрации муниципального образования город Краснодар «ИПС Норма».

18. Организация подготовки и направление копий муниципальных правовых актов администрации на бумажных носителях в прокуратуру города Краснодара.

19. Разработка методических рекомендаций, оказание консультативной помощи, организация и проведение семинаров по вопросам, отнесённым к компетенции управления делами.

20. Приём, регистрация и передача по назначению поступающей и внутренней корреспонденции, регистрация отправляемой служебной корреспонденции.

21. Организация работы с обращениями граждан, осуществление конт-роля за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поручений, данных на личном приёме главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации.

22. Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на хранение в архивный отдел управления делами или к уничтожению документов, образующихся в процессе деятельности администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами.

23. Обеспечение подготовки и передачи документов постоянного хра-нения в архивный отдел управления делами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

24. Организация выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, находящихся на хранении в архивном отделе управления делами.

25. Организация выдачи копий муниципальных правовых актов администрации, находящихся на хранении в общем отделе управления делами.

26. Организация выдачи копий контрактов, договоров, соглашений и мировых соглашений, заключённых администрацией, а также отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации, находящихся на хранении в отделе контроля управления делами.

27. Формирование проектов бюджетных смет на очередной финансовый год и плановый период на содержание и функционирование администрации, отраслевых и функциональных органов администрации, не являющихся юридическими лицами, а также по мероприятиям и целевым программам, исполнение которых возложено на отраслевые и функциональные органы администрации, не являющиеся юридическими лицами.

28. Ведение бюджетного учёта финансово-хозяйственной деятельности администрации, отраслевых и функциональных органах, не являющихся юридическими лицами, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Во исполнение возложенных функций управление делами имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение главы муниципального образования город Краснодар проекты постановлений, распоряжений администрации, предложения по вопросам, отнесённым к компетенции управления делами. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководите-лей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, руководителей организаций независимо от их организационно-правовой формы материалы, необходимые для осуществления деятельности управления делами, а также документы по вопросам, входящим в компетенцию управления делами. Привлекать по согласованию с руководителями отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации для участия в подготовке и проведении мероприятий, проводимых управлением делами в соответствии с возложенными на него задачами. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства, документооборота и архивного дела в администрации. Контролировать и требовать от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации выполнение установленных правил работы с документами. Контролировать выполнение в установленный срок отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации требований нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Краснодарского края, касающихся деятельности администрации, муниципальных правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, а также осуществлять конт-роль за своевременным рассмотрением обращений граждан и поступившей служебной корреспонденции. Вносить мотивированные предложения о принятии мер дисципли-нарного воздействия за нарушение сроков выполнения требований правовых актов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и заместителей главы, рассмотрения служебных документов и обращений граждан. Вносить предложения по внедрению и совершенствованию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота, архивного хранения документов и представления услуг в электронном виде. Принимать участие в работе совещательных органов при главе муниципального образования город Краснодар.

В структуру управления делами входят отделы по направлениям деятельности управления делами. Количество заместителей управляющего делами, количество отделов и их наименование устанавливаются штатным расписанием управления делами, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар.

Управляющий делами:

1. Руководит деятельностью управления делами.

2. Представляет главе муниципального образования город Краснодар на утверждение Положение об управлении делами и штатное расписание управления делами.

3. Распределяет обязанности между своими заместителями и работниками управления делами.

4. Представляет управление делами в организациях независимо от их организационно-правовой формы.

5. Представляет работников управления делами при проведении аттестации, готовит служебные характеристики в соответствии с Положением о муниципальной службе в муниципальном образовании город Краснодар.

6. Утверждает Положения об отделах управления делами и должностные инструкции работников управления делами.

7. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о премировании, поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

8. Вносит предложения главе муниципального образования город Краснодар о командировании работников управления делами в пределах Российской Федерации, согласовывает их выезд в служебные зарубежные командировки.

9. Ведёт служебную переписку с отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации.

10. Возглавляет комиссию органов местного самоуправления муниципального образования город Краснодар по установлению стажа муниципальной службы.

11. Возглавляет комиссию по наградам администрации муниципального образования город Краснодар.

12. Возглавляет экспертную комиссию администрации муниципального образования город Краснодар.

13. Возглавляет комиссию по печатям администрации муниципального образования город Краснодар.

14. Отвечает за ведение работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям в управлении делами.

15. Обеспечивает безопасные условия и охрану труда, выполнение мероприятий по мобилизационной подготовке в управлении делами.

16. Осуществляет контроль за исполнением работниками управления делами их должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка администрации и за использованием служебного автотранспорта, обслуживающего администрацию, отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации.

Заместители управляющего делами осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. За выполнение возложенных обязанностей заместители управляющего делами несут персональную ответственность. Обязанности управляющего делами в период временного его отсутствия исполняет один из заместителей управляющего делами в соответствии должностной инструкцией или изданным муниципальным правовым актом администрации. Работники управления делами являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности главой муниципального образования город Краснодар.

 

3 Кадровое планирование и обязанности сотрудников в отделепо работе с обращениями граждан и организаций управления делами АМОгК

Отдел проводит анализ качества и результативности рассмотрения письменных и устных обращений граждан. Осуществление подготовки аналитических материалов, освещающих актуальные, социально-значимые проблемы, вопросы законности и правопорядка, требующие безотлагательного реагирования. Проверка организации работы с обращениями граждан в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Проведение внеплановых проверок организации работы с обращениями граждан в отраслевых функциональных и территориальных органах администрации в случае жалоб заявителей на низкое качество рассмотрения обращений граждан либо выявления нарушений в ходе текущего контроля. Оказание отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации консультативной и информационно - методической помощи по вопросам своего ведения. Участие в семинарах по итогам проведения проверок.

Организационное и методическое обеспечение семинаров и учёбы работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации, на которых возложены обязанности по рассмотрению обращений граждан. Подготовка ежеквартальных статистических данных о работе с обращениями граждан в администрации. Подготовка аналитической справки о работе с обращениями граждан в администрации ежеквартально. Получение в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информации, документов и материалов, необходимых для осуществления своей деятельности. Ведение в Отделе внутренней номенклатуры дел, организация формирования дел для передачи их на хранение в архивный отдел управления делами администрации в порядке, установленном законодательством. Взаимодействие с муниципальными образованиями Краснодарского края и другими субъектами Российской Федерации с целью изучения и обмена опытом по вопросам организации работы с обращениями граждан с использованием электронных средств связи (Интернет, электронная почта и т.д.). Внесение предложений по внедрению новых форм и методов работы по рассмотрению обращений граждан, в пределах своей компетенции. Представление управляющему делами на утверждение Положение об отделе по работе с обращениями граждан и организаций и должностные инструкции работников отдела по работе с обращениями граждан и организаций.

Отдел во исполнение возложенных на него задач и функций имеет право: представлять главе муниципального образования город Краснодар и заместителям главы проекты резолюций на письменные и устные обращения граждан и направлять их для рассмотрения в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Направлять в соответствующие отраслевые, функциональные и территориальные органы администрации обращения граждан по вопросам, относящимся к их деятельности. Проверять правильность оформления проектов документов и качество исполнения поручений по обращениям граждан. Запрашивать и получать в установленном порядке от руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своей деятельности. Пользоваться в установленном порядке информационными базами и банками данных администрации, формировать собственную базу данных. Требовать от граждан документы, материалы либо их копии в подтверждение своих доводов к письменным обращениям. Проверять по поручению главы муниципального образования город Краснодар, заместителей главы, управляющего делами состояние работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией в отраслевых, функциональных и территориальных органах администрации. Участвовать в совещаниях, проводимых отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела по работе с обращениями граждан и организаций. Вносить предложения по совершенствованию делопроизводства в администрации при рассмотрении письменных и устных обращений, запросов граждан организаций.

Непосредственное руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Начальник отдела подчиняется управляющему делами и заместителю управляющего делами, на которого возложена координация работы с обращениями граждан и служебной корреспонденцией. Начальник Отдела имеет двух заместителей, которые осуществляют свои полномочия в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. Работники Отдела являются муниципальными служащими, назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар. Численность работников Отдела определяется штатным расписанием и утверждается в составе численности управления делами. Обеспечение Отдела организационной техникой, средствами связи, транспортом, информационно-справочной литературой и методическими пособиями, периодическими изданиями, иными принадлежностями и материалами, необходимыми для Отдела, осуществляется управлением делами администрации.