Контроль и ревизия операций с денежными средствами и ценными бумагами

Важнейшими задачами ревизии денежных средств являются контроль за ведением кассовых операций,расходованием денежных средств по целевому назначению, соблюдение установленных лимитов, соблюдение других требова­ний, установленных порядком ведения кассовых операций и другими нормативными документами.

Особенностью кассовых операций в торговле и общественном питании является наличие главной кассы организации и операционных касс в магазинах, кафе, буфетах, где используются контрольно-кассовые машины.

В процессе ревизии и контроля денежных средств и кассовых операций проверяют: сохранность денежных средств, операции с наличными денежными средствами, операции с денежными средствами на счетах в банках, ценные бумаги, их сохранность и учет, бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними.

Источниками информации при ревизии денежных средств являются:

— бухгалтерский баланс (форма № 1);

— отчет о движении денежных средств (форма № 4);

— положение об учетной политике;

— график инвентаризации;

— график документооборота;

— главная книга;

— чековые денежные книжки;

— регистры синтетического учета по счетам 50, 51, 55, 57, 58;

— договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком;

— договор о материальной ответственности с кассиром;

— выписки банка с приложенными документами;

— кассовая книга с приложенными документами;

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— акты инвентаризации наличных денежных средств;

— инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности и др.

Ревизия денежных средств начинается с внезапной ревизии кассы, определе­ния результатов сохранности денег и ценных бумаг. Затем проверяются кассовые и банковские операции на основании первичной документации, учетных регистров и отчетности.

Ревизия кассовых операций предусматривает установление действенного контроля сохранности денег в центральной и операционных кассах. Поэтому первоочередной контрольно-ревизионной процедурой является внезапная инвентаризация ревизором наличия денежных средств и ценных бумаг в централь­ной кассе организации.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

Кассир оформляет отчет на момент инвентаризации и с приложенными к нему первичными документами передает ревизору. После этого кассир дает расписку о том, что все деньги,поступившие в кассу, оприходованы,расход­ные кассовые документы отражены в отчете. Подсчет денег сначала произво­дит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность пересчитывается поку-пюрно.Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также почтовые марки и марки государственной пошлины по номинальной стоимости.

В процессе инвентаризации ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгал­терского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте.Здесь же указы­вается результат инвентаризации — излишки или недостачи денежных средств. Ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах произво­дится аналогично.Наличие выручки по данным учета определяется по кни­ге кассира-операциониста,в которой записи производятся на момент ин­вентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операцион­ной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты.

Инвентаризация фактического наличия бланков строгой отчетности производится по их видам,при этом обязательно указываются начальные и конечные номера бланков,серии, купюры, количество и стоимость.Результаты оформ­ляются отдельной описью бланков документов строгой отчетности.

В процессе ревизии также устанавливается:

— каковы результаты прошлых инвентаризаций кассы и порядок их оформле­ния;

— правильность хранения дубликатов ключей от сейфов кассы;

— наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

— наличие и правильность ведения кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— правильность документального оформления кассовых операций и сохран­ность использованных кассовых документов в архиве;

— соблюдение лимита наличных денег в кассе;

— соблюдение лимита расчетов наличными средствами;

— использование наличных денег по целевому назначению;

— применение контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением;

— соблюдение условий, необходимых для сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, а также единых требований по оборудова­нию помещения кассы.

В процессе проверки ревизоры выясняют правильность документального оформления кассовых операций: полноту заполнения реквизитов приходных и расходных кассовых документов,обязательную их регистрацию, наличие под­писей ответственных лиц и получателей денежных средств, отсутствие исправ­лений, подчисток и т. п.Устанавливается законность совершения кассовых опе­раций. Особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступле­ний из банка, возврата подотчетных сумм,выручки и др. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков,выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучает­ся путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах,лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам. Операционные и внереализационные расходы должны подтверждаться соответствующими до­говорами, актами, справками.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы,ревизоры должны обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (т. е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников,на оказа­ние материальной помощи, на командировки, на выдачу денег, на представи­тельские расходы),доверенностей от сторонних организаций,исполнительных листов и др.

Проверяется также правильность арифметических подсчетов оборотов и остатков по счету, для чего сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц проверяемого периода по датам.

Опыт ревизионных проверок свидетельствует, что наиболее распространенными ошибками являются:

— отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с наруше­нием установленных требований;

— выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы,без оформления авансовых отчетов;

— несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

— некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

— арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных ре­гистрах при ручном ведении учета.

Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нарушений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации. Для проведения проверки расчетного, валютного и прочих счетов в банках ревизору следует определить круг счетов, открытых предприятием в банках. По каждому счету проверяется наличие договора, наличие факта уведомления налоговой службы.

При проверке банковских операций ревизоры должны решить следующие задачи:

— установить количество и состав открытых организацией в банках счетов;

— выяснить законность и целесообразность операций по движению средств на этих счетах;

— определить правильность отражения банковских операций в учете; дать оценку состояния платежно-расчетной дисциплины.

Проверка производится по всем банковским счетам и предусматривает свер­ку остатков денежных средств по выпискам банка и учетным регистрам, а также оборотов и остатков по счетам 51, 55, 57 в учетных регистрах и главной книге. При наличии расхождений выясняются причины.

Анализ операций, совершенных в отчетном периоде, осуществляется путем тщательной проверки выписок с приложенными к ним платежными документа­ми. Такая проверка позволяет выявить бездокументальное списание средств или сречисление средств на одни цели, в то время как приложенные документы подтверждают другие цели. Одновременно банковские выписки изучаются по существу. При этом выясняется, допускаются ли незаконные банковские опера­ции (при отсутствии договоров между организациями, по бестоварным счетам и т. п.). Проверяют полноту и своевременность оприходования оплаченных то­варно-материальных ценностей, достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов, правильность и законность операций с аккредитивами, векселями и др.

Устанавливается правильность учета и полнота зачисления денег на счета. Перечисленную покупателями выручку сверяют с записями в учетных регистрах по счетам учета финансовых результатов и по счетам учета расче­тов с покупателями и заказчиками. Поступление денежных средств от про­чих дебиторов(по договорам аренды, штрафных санкций)проверяют по дан­ным выписок банка и приложенных к ним документов, а также по данным учетных записей у организаций-контрагентов (встречная проверка). Анало­гично осуществляется контроль операций по списанию денежных средств с расчетного и других банковских счетов. Обращается внимание на своевре­менность и полноту оприходования в кассу полученных из банка наличных денег, законность перечисления средств по счетам поставщиков и прочих кредиторов.

Если организация хранит денежные средства в аккредитивах, на депозит­ных счетах, то проверяется но данным первичных документов и учетных ре­гистров порядок зачисления средств на соответствующие счета в банках, их использование, полнота и своевременность поступления доходов по депозит­ным операциям.

Устанавливается реальность и законность операций по счету 57. По дан­ным первичных документов и учетных регистров по счетам 51 и 57выяс­няется реальное движение средств, направленных для зачисления на расчет­ный счет (путем инкассации, сдачи в вечернюю кассу банка, через отделение связи).

Обнаруженные нарушения фиксируются в актах и определяется их количественное влияние на достоверность учетных и отчетных данных.

Опыт ревизионных проверок показывает, что типичными ошибками являются:

— отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;

— отсутствие приложений к платежным документам,послуживших основанием для совершения операций;

— перечисление авансов по бестоварным счетам, без предварительного офор­мления договора;

— несоответствие данных в платежных поручениях данным выписки банка;

— некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.

Операции, осуществляемые в иностранной валюте, относятся к наиболее сложным объектам учета. Ревизор должен решить следующие задачи:

— установить количество открытых организацией в банках валютных счетов, классифицировать хозяйственные операции по движению иностранной ва­люты;

— подтвердить правильность оформления и отражения на счетах бухгалтер­ского учета операций по зачислению валютных средств на счета в банках;

— подтвердить правильность оформления и отражения на счетах бухгалтер­ского учета операций по списанию валютных средств со счетов в банках;

— провести арифметический контроль расчетов курсовых разниц и подтвер­дить достоверность отражения их на счетах бухгалтерского учета. Ревизором изучаются договоры об открытии в банках таких счетов, контрак­ты с иностранными партнерами, первичные документы по движению средств на валютных счетах и учетные регистры по счету 52.

Типичные ошибки:

— неполное зачисление на банковские счета валютной выручки по экспортным операциям;

— неправильное применение курса иностранной валюты при определении стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, ошиб­ки при исчислении курсовых разниц;

тексты платежных документов, послуживших основанием для оплаты с валютного счета, не переведены на русский язык;

— нарушение сроков исполнения обязательств по контрактам,в счет выполне­ния которых предприятием производились авансовые платежи за границу в валюте;

— некорректная корреспонденция счетов по учету валютных операций.

В рамках данной темы изучается также вопрос, касающийся проверки опера­ций с ценными бумагами. Причем данная проверка предусматривает как аудит расчетов учредителями но вкладам в уставный капитал, так и аудит финансовых вложений.

При проверке расчетов с учредителями устанавливается: правильность ведения реестра акционеров, наличие в нем обязательных реквизитов(данные об акционерном обществе, сведения о размере уставного капитала, количестве, но­минальной стоимости, видах выпущенных акций, о каждом акционере, об ак­циях, выкупленных за счет собственных средств, о выплате дивидендов, о сдел­ках с акциями, о депозитарии), соответствие и правильность размера внесенного вклада по каждому акционеру и порядка документального оформления опера­ций, порядка оценки имущества, переданного в качестве вклада в уставный капитал, ведение аналитического учета по каждому учредителю, правильность выплаты дивидендов по акциям, порядка формирования резервного капитала, полноту удержаний налогов с доходов, правильность бухгалтерских проводок.

Источниками информации о финансовых вложениях являются: копии учредительных документов, выписки из реестра акционеров, сертификаты акций, облигаций, векселя и другие ценные бумаги, договоры купли-продажи ценных бумаг, депозитные договоры, договоры займа, выписки по счету «депо», книги реестры) регистрации ценных бумаг, учетные регистры по счетам 60, 62, 76, 91,главная книга, бухгалтерская отчетность, положение об учетной политике.

Ревизор в процессе проверки должен решить следующие задачи:

— изучить состав финансовых вложений по данным первичных документов и учетных регистров;

— установить правильность отражения в учете операций с финансовыми вложениями;

— подтвердить достоверность начисления, поступления и отражения в учете доходов по операциям с финансовыми вложениями;

— оценить качество инвентаризаций финансовых вложений.

Контроль финансовых вложений означает проверку правильности отнесе­ния финансовых вложений к долгосрочным и краткосрочным, порядка отнесе­ния разницы между фактическими затратами и номинальной стоимостью цен­ных бумаг, отражения дивидендов по акциям, документирования в протоколах собраний акционеров факта объявления доходов, правильности пересчета в рублевый эквивалент ценных бумаг,оплаченных в валюте, порядка финансирования расходов по хранению акций и облигаций в банках, ведение аналитического учета по счетам (по видам вложений и объектам),отнесения финансового ре­зультата на счет 91 и 99 при продаже ценных бумаг,правильности бухгалтер­ских проводок.

Типичными ошибками при этом могут быть: отсутствие документов, подтверждающих фактические финансовые вложения, или оформление их с нарушением установленных требований; неправильное исчисление фактической себестоимости ценных бумаг; некорректная корреспонденция счетов при отражении в учете финансовых вложений; несвоевременное отражение дохо­дов по операциям с ценными бумагами.