Сущность коммуникаций и их информационное обеспечение

Коммуникации –это обмен информацией, ее содержанием между двумя и больше лицами (работниками). Коммуникации являются процессами связи между работниками, подразделами и организациями и т.п. Коммуникации сопровождают все процессы, которые происходят в организации. Коммуникации целесообразно классифицировать за разными признаками:

За сферой охвата: между организацией и внешней средой. Например, обмен информацией с потребителями происходит через рекламу. Под влиянием внешнего окружения проводятся совещания, готовятся служебные записки, отчеты и прочее.

Организационные коммуникации могут осуществляться:

· от высших уровней управления к низшим («сверху книзу»). Например, начальник объявляет подчиненным управленцам план работы на следующую рабочую неделю, текущие задачи и т.п.;

· от низших уровней управления к высшим («снизу кверху»). По обыкновению так поступает отчетная информация об уровне выполнения задач, недостатки, нарушения, забастовочную ситуацию, проблемы и т.п.;

· между разными подразделами (отделами, цехами, службами и т.п.);

· между менеджером (руководителем) и его рабочей группой. Организационные коммуникации определяются характером деятельности, построением, возможностями организации, размерами и т.п. При этом причинами возникновения преград на пути таких коммуникаций могут быть: деформация сообщений на разных этапах передачи информации, информации перегрузки в системе коммуникаций, громоздкая структура управления организацией и т.п. Усовершенствование организационных коммуникаций целесообразно осуществлять с помощью рационализации структуры коммуникативного процесса, усовершенствование документооборота, применение современных информационных технологий и т.п.

Межличностные коммуникации возникают между отдельными лицами, работниками. На пути таких коммуникаций могут возникать определенные преграды, а именно: неполное восприятие работником информации; невербальные преграды, которые возникают в процессе использования несловесных знаков: взгляда, выражения лица, улыбки и др.; плохая обратная связь, а устранение таких преград необходимо объяснять и обосновываться свои и к началу их передачи, быть восприимчивым к возможным семантическим проблемам, следить за собственными жестами, позами, интонациями, быть внимательным к чувствам других работников, учитывать социально-психологический климат в коллективе, устанавливать качественную обратную связь, допускать возможность дублирования идеи, сообщение, объяснение и т.п.

За образом возникновения: формальные – официальные коммуникации, которые создаются руководством организации для достижения ее целей и обеспечения взаимодействия между структурными кавычками; неформальные –устанавливаются на началах личных отношений в организации, как правило, в пределах неформальных групп.

За образом осуществления: вербальные –это словесные коммуникации, которые осуществляются через разговоры, устные заявления, сообщение и т.п.; невербальные– это несловесные коммуникации, которые осуществляются с использованием языки жестов. Внимательно наблюдая за невербальным поведением собеседника, можно оказать, насколько он честный с вами, или что-то скрывает, которые его правдивые намерения, или приятно ему с вами общаться и т.п. Особого веса приобретает знание невербальных аспектов при общении с иностранцами. Установлено, что 55% сообщений воспринимаются через выражение лица, позы и жесты; 38% – через интонацию и модуляции голоса; 7% – через слова, табл. 8.1.

Таблица 8.1

Элементы системы невербальной коммуникации

Вообще в процессе невербальной коммуникации 70% информации несут глаза и взгляд собеседника.

За образом передачи информации существуют.

Вертикальные коммуникации–это коммуникации между уровнями управления (институционным, управленческим, техническим) в обеих направлениях. С помощью таких коммуникаций от руководителей до подчиненных приходятся задачи, делегируются полномочия, излагаются инструкции, предоставляется информация о методах, сроках и параметрах выполнения отдельных работ. Обратная связь при таких коммуникациях направленный на согласование, информирование о проблемах, невозможности выполнения определенных работ, изменение ситуации на местах и т.п. Результаты специальных исследований эффективности вертикальных коммуникаций обратного характера («снизу вверх») удостоверили, что к руководителям организаций доходит лишь до 10% информации, присланной и переданной для них работниками.

Горизонтальные коммуникации–осуществляются между работниками, которые находятся на одном уровне иерархии, который обеспечивает координацию деятельности.

Диагональные коммуникации–осуществляются между лицами, которые находятся на разных уровнях управления в пределах передачи нелинейных полномочий.

Базой коммуникаций есть эффективное информационное обеспечение.

Информация –это совокупность сообщений, которые отображают конкретный бок явления, события, производственно-хозяйственного деятельности. Она может поступать за централизованной, децентрализованной и смешанной схемами. Информацию можно классифицировать за определенными признаками: за полнотой охвата явления, по направлению движения, запериодом действия, по смыслу, за образом передачи, по уровню достоверности. За полнотой охвата явления:полная, частичная, избыточная. По направлению движения:входная, исходная. Попериодом действия:разовая, периодическая, долгосрочная. По смыслу:планово-экономическая, финансовая, учетная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и др. По уровню доступности:открытая исключительно для служебного пользования, секретная. По способу передачи:устная, текстовая, графическая, комбинированная. По уровню достоверности:достоверная, недостоверная.

Законом Украины « Об информации» № 2658-ХП от 02.10.92 г. с изменениями и дополнениями выделяют такие основные виды информации: статистическая информация; массовая информация; информация государственных органов и органов местного и регионального самоуправления; правовая информация; информация о лице; информация справочно-энциклопедического характера; социологическаяинформация.