Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

Ø Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

Ø Сколько места необходимо для хранения значений в поле?

Ø Какие операции должны производиться со значениями в поле? Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

Ø Нужна ли сортировка или индексирование поля? Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

Ø Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах? Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

Ø Каким образом должны быть отсортированы значения в поле? Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

В табл.1 указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

5. ЗАПРОСЫ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов(рис.3).

Рис.3.Отображение данных из нескольких таблиц

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке(рис.4).

Рис.4. Отбор данных и сведение их в таблицу

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса(рис.5).

Рис.5. Создание запроса с помощью мастера