Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом — вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если на­жать клавиши <Enter> или <Таb>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактиро­вать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особен­ность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно вве­денном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правиль­ные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоя­тельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помо­щью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно исполь­зовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличают­ся. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут зна­чение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стан­дартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые стро­ки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавы­чек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто — курсор переводится в нужную ячей­ку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspase>) и вводятся новые дан­ные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это де­лается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой бу­дет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что на­до найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заме­няемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет — один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последова­тельности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или коман­ды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыва­нию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки — и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме табли­цы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) — по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.