Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группи­ровки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после про­ведения операции сортировки.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диа­логовом окне «Сортировка диапазона» параметром Сортировать по.

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одина­ковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах — по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом — от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячей­ки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение — пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям. Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в кото­ром задаются дополнительные установки сортировки: с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки — обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

Основные технологические операции по сортировке данных

Задание 9. Сортировка данных

1. Проделайте подготовительную работу: создайте книгу и сохраните ее под именем Spisok, переименуйте Листl на Список, а Лист2 — на Сортировка.

2. В новой рабочей книге на листе Список создайте таблицу, приведенную на рис. 4.14.

3. Произведите копирование списка (базы данных) с листа Список на лист Сортировка.

4. Сделайте сортировку на трех уровнях по возрастанию: по преподавателям, по номеру группы, по коду предмета.

5. Выполните сортировку по другим полям.

Порядок выполнения задания 9

1. Проведите подготовительную работу:

§ создайте новую рабочую книгу командой Файл, Создать. Укажите шаблон — Книга;

§ сохраните созданную рабочую книгу под именем Spisok командой Файл, Сохра­нить как;

§ переименуйте Лист1 на Список;

§ переименуйте Лист2 на Сортировка.

2. Сформируйте на листе Список шапку таблицы (см. рис. 4.14). Имена столбцов шапки будут в дальнейшем играть роль имен полей базы данных (списка). Следует помнить, что имя каждого поля должно занимать одну ячейку. Для этого:

§ выделите первую строку;

§ вызовите контекстное меню и выберите команду Формат, ячеек;

§ произведите форматирование ячеек первой строки, установив параметры на вкладке Выравнивание:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю

Переносить по словам: установить флажок

§ введите названия столбцов (имен полей) в соответствии с отображенной на рис. 4.14 таблицей;

§ заполните таблицу данными. При этом количество записей должно быть не менее 20.

3. Выделите список, начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопи­руйте их на лист Сортировка.

4. Выполните сортировку по столбцу Код препод. Для этого:

§ установите курсор в поле списка и введите команду Данные, Сортировка. При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то пред­варительно выделите весь список, а затем введите указанную команду;

§ в диалоговом окне «Сортировка диапазона» установите:

Сортировать по: поле «Код препод.», по возрастанию

Затем по: поле «Номер группы», по возрастанию

В последнюю очередь по: поле «Код предмета», по возрастанию

§ установите флажок Идентифицировать поля по подписям.

5. Выполните сортировку по другим полям.