Вопрос 2 БИЛЕТ 7Требования к составлению и оформлению акта.

Вопрос 1 Билет 7Технология работы с исходящими документами.

Исходящие – документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Обработка исходящих документов включает:

-составление чернового документа;

-подготовку проекта документа;

-его согласование (визирование);

-удостоверение документа;

-отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления всех необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Сотрудник службы ДОУ обязан:

-проверить правильность оформления проекта документа в соответ­ствии с установленными правилами;

-проставить исходящий регистрационный индекс;

-при необходимости заверить печатью (после регистрации); обработать документ для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

-сортировку;

-вложение в конверты;

-адресование;

-сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:правильность оформления документов (наличие подписи, даты, -регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

-наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соот­ветствии количества экземпляров количеству адресатов; правильность адресования, наличие номера записи, если документ от­правлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе со­ставляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия со­трудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Вопрос 2 БИЛЕТ 7Требования к составлению и оформлению акта.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом, однако чаще актом документируют деятельность комиссии.

Акты составляются в следующих случаях:

-обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций

-организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений

-экспертизы

-проверок наличия и состояния дел и документов

-техники безопасности и охраны труда

-нарушения трудовой дисциплины и т.д.

Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр документа включает следующие реквизиты:

-наименование организации - автор документа

-наименование вида документа

-дата

-номер

-место составления

-гриф утверждения

-заголовок к тексту

-текст

-подписи

Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.

Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии.

Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке:

Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия.

Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:

Присутствовали – должность, инициалы, фамилия.

Констатирующая часть начинается словами:

«В период с…..по…..комиссия провела проверку…..»

Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложение характера, методов, сроков работы, а также изложения выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.

При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией должна быть краткой, точной и объективной.

Текст акта излагается от третьего числа.

Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.

После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также должностные лица, присутствовавшие при работе комиссии. Наименование должности в подписи не указывается.

Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию.

Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления).

ВОПРОС 3 БИЛЕТ 7…Оформите приказ по личному составу(индивидуального типа)