Реквизиты и правила оформления документов

В 1960 г. термин «реквизит» входит в документоведение. С этого времени активизируется деятельность по унификации и стандартизации документов. А в середине 70-х гг. достигает своего пика. Заметным явлением в истории формуляра документа стало издание ГОСТов на управленческие документы: ГОСТ 6.38-72 — «Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 — «Формуляр «образец», где впервые место каждого реквизита показано графически. [13, c. 66]

В 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. Постепенно устанавливаются два формата бланков — А4 и А5. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

При унифицировании текстов и фиксации постоянной информации на бумаге имелись три варианта: трафарет, анкета, и таблица.

Все документы, кроме служебного письма, имеют название вида (акт, протокол и др.). В связи с этим вводятся два вида бланков ОРД —отдельно бланки для служебных писем и отдельно бланки для всех других видов документов. [15, c. 93]

В советское время реквизиты адресат - адресант — это прежде всего, наименования учреждения, предприятия или организации, а автор документа — должностное лицо. Авторы могут быть индивидуальными и коллективными.

Единственным документом, в котором есть реквизит адрес учреждения — служебное письмо. Во всех остальных видах документов, этот реквизит отсутствует. В реквизит входили: адрес с номерами телефонов, телетайпов и счета в банке. Место для адреса — верхнее поле бланка или верхний левый угол. В бланке на все другие виды документов на этом месте указывается название вида документа — приказ, акт и т. д. [9, c. 52]

В советский период до издания ГОСТов на ОРД точный порядок адресования документов в законодательных и нормативных актах не определялся. Проект «Общих правил документации и документооборота» 1931 г. подробно указывал лишь порядок написания почтового адреса адресата: город, название железнодорожной станции, ближайшее отделение связи, улица, номер дома.

Первые ГОСТы на ОРД дают точные и конкретные указания о порядке адресования документов. Адресат располагается в верхнем правом углу документа. В адресате название учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном: «Московский государственный университет Заведующему кафедрой т. Тихомирову Н. В». Составные части адресата: наименование учреждения, наименование должности, фамилия получателя — пишутся каждая с новой строки.

На одном документе ГОСТы рекомендуют проставлять не более трех адресатов. В противном случае составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Вслед за адресатом указывается почтовый индекс (введён в 1971 г), затем союзная республика, край, область, город, улица, номер дома. [5, c. 72]

Дате придается большое значение. Дата ставится при подписании и отправке документа (эти даты должны совпадать), при написании резолюций, визировании, утверждении, согласовании документов, их получении и регистрации. В состав даты входит число, месяц, год. Утверждается оформление дат различными способами: 19 июля 1982 года, 19 июля 1982г., 19.07.82, 19 07 82, 10 07 1982. При наличии одной цифры, перед ней ставится ноль: 08.03.75. Причина написания такой формы цифр послужило использование ЭВМ для обработки документов.

В советских документах подпись — обязательный реквизит документа. В первые годы Советской власти на документах проставлялось не менее 2-3 подписей. В последние годы, наоборот, в ряде инструкций по делопроизводству рекомендуется подписывать документ одним должностным лицом. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, где указываются оба инициала. Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности входит полное наименование учреждения: «Директор школы №1 (подпись) Н. А. Муравьёва».

Более одной подписи ставится под документом при нескольких ответственных лиц (на протоколах — подписи председателя и секретаря, на договорах — подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями — подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д.). [9, c. 102]

В июле 1918 г была создана советская гербовая печать. Изображение герба описано в Конституции 1918 г. В это же время СНК РСФСР принял специальное постановление о воспрещении советским учреждениям употреблять печати с гербом царской России — двуглавым орлом. Советский герб просуществовал до 1992 г. 06 декабря 1993 г, в целях восстановления исторической символики Российского государства и с учётом того, что Государственный герб РСФСР утратил своё символическое значение, был утверждён герб России с двуглавым орлом.

Гербовая печать СССР/России ставится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения: договорах; документах, связанных с получением денег или материальных ценностей (чеки, доверенности и т.д.); документах, удостоверяющих личность (паспорт), трудовой стаж, квалификацию (диплом) и др.

Простые печати могут быть различной формы — круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не изображается. Простых печатей в учреждении может быть несколько. Простые печати применяются для внутренней документации учреждения, на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках.

Оттиск печати ставится на документе так, чтобы затрагивалась часть подлинной подписи и названия должности. [8, c. 27-34]

Кроме подписи, нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов (уставов, инструкций). Гриф утверждения оформляется по форме: слово УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты. Располагается гриф в правом верхнем углу. Утверждение документа производится после его подписания.

Тексты наиболее важных документов обычно перед подписанием согласовываются с заинтересованными лицами. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза состоит из должности визирующего лица, его подписи, расшифровки фамилии и даты: «Декан сценарно-киноведческого факультета (подпись) В.П. Рябчиков 29.07.79».

При внешнем согласовании документа, ставится гриф согласования: Согласовано, наименования должности лица, с которыми согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты: «СОГЛАСОВАНО Начальник финансового Управления (личная подпись) И.И. Иванов 25.05.73»

Гриф согласования располагается ниже подписи на последнем листе документа или на отдельном листе согласования.

В советских учреждениях прохождение и исполнение документа также сопровождается проставлением на нем соответствующих отметок. При получении документа на нем проставляется «регистрационный штамп», в котором указаны: название учреждения в которое поступил документ, дату получения и регистрационный №.

Порядок и характер исполнения документа указывается в «резолюции», где отражается отношение руководителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать на порядок решения его. Место для резолюции — в правом верхнем углу. На письмах резолюция располагается между адресатом и текстом документа. Резолюция должна быть подписана и датирована. Написание резолюций к на отдельных листочках не рекомендуется.

Отметка о взятии документа на «контроль» помещается на полях слева.

После исполнения документа на нижнем поле лицевой стороны слева должна быть проставлена «отметка об исполнении» документа и направлении его «в дело», где указан № дела по номенклатуре, в которое данный документ подшивается. [11, c. 155]

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть черновиками и беловиками. Документ в окончательной редакции оформленный и подписанный должностными лицами с приложением в ряде случаев печати называется подлинником. [2, c. 88]

Повторные воспроизведения подлинников являются копиями. Среди копий различаются и выписки — копия части документа. Следует помнить, что многие документы отсылаются в другие учреждения не в оригиналах, а в копиях. Удостоверяется копия подписью ответственного лица и если необходимо — приложением печати. Такая копия называется официально заверенной. Выписка из документа заверяется подписью секретаря.

Особый вид копий представляет дубликат. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу оригинала. Сверху на документе делается надпись — «дубликат».

Все служебные ОРД формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок, помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, № и даты. В ответных письмах перед заголовком после № и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа. [9, c. 117]