Основные направления совершенствования документооборота

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА (НА ПРИМЕРЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА)

 

Курсовая работа

 

Руководитель:

Немерова Л.Н,

Преподаватель

_____________

 

 

Красноярск.2018

 

СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1

ВВЕДЕНИЯ……………………………………………………4

ЭЛЕКТРОНЫЙ

ДОКУМЕНТООБОРОТ ………………………………………6

Основные направления

совершенствования документооборота…………………………7

Системы делопроизводства.

Централизованный, децентрализованный,

смешанный документооборот……………………………………………10

 

Принципы документооборота…………………………………………15

 

 

Часть 2

 

Регистрационная карточка

Журнал регистрации

входящих документов…………………………………………13

Журнал входящих

документов…………………………………………………………22

Заключения…………………………………………………………28

Список используемой литературы…………………………………29

ИНТЕРНЕТ-ИСТОЧНИКИ…………………………………………30

 

ВВЕДЕНИЯ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

 

 

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Делопроизводство охватывает весь процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив. Предмет делопроизводства – организация документных работ: создание,

изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль

исполнения, справочная работа, хранение и использование документов.

В 90-е годы появились термины – «документационное обеспечение

управления» и «информационно-документированное обеспечение управления». Организацию делопроизводства условно можно разделить на две части:

В 90-е годы появились термины – «документационное обеспечение

управления» и «информационно-документированное обеспечение управления». Организацию делопроизводства условно можно разделить на две части:

- документирование- составление и оформление документов;

- организация работы с документами – получение-отправка, обработка,

регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Развитие служб документооборота в России:

- Судебник 1550 г. И Соборное уложение 1649 г.;

- генеральный регламент 1720 г.;

- «Табель о рангах» 1722 г.;

 

 

Электронный документооборот

1.1 Понятие документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Электронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированнымисистемами различных компаний (или внутри

компании) в стандартизированной форме.

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других

организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних

(созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем

документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия, и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документов;

- движение документов по рабочим местам;

- прием документов в бухгалтерии;

- сдача документов в архив.

 

Основные направления совершенствования документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшение всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельность., в соответствии с графиком. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главное бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

1.1 Основные направления совершенствования документооборота

Документация предприятии и их обработка составляют около 50 % объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различаются три направления совершенствование документооборота:

- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочныхдокументов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

- рационализация путем сокращения количество лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезнойдокументации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Унификаций документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций.