Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление - учет объема документооборота;

- однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

- оперативность обработки документов;

- согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления, подразделяются на:

- организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Положения о структурных подразделениях);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);

- документы по личному составу (приказы по личному составу);

Трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки;

Финансовые и бухгалтерские документы (Годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий и др.);

- нормативные документы от вышестоящих организаций.

Документооборот включает этапы работы с документами:

прием;

- обработка;

- регистрация;

- распределение корреспонденции;

- передача и доставка документов;

- контроль за исполнением документа.

2 Регистрация документов регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

2.1 Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринт связь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3 % документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95 % отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Наименование организации

От ________ Вх. №_______

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (рисунок 1).

Дата регистрации и входящий

номер

От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Дата и исходящий номер полученного документа Регистрации не подлежат:

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, наряды, заявки;

- сводки и информация, присланные для сведения;

- учебные планы, программы;

- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.

- прейскуранты, прайс-листы;

Технические условия;

-нормы и нормативы расходов материалов;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);

-формы статистической отчетности;

- корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»;

- объяснительные записки.

Краткое содержание документа

Кто направил документ. Резолюция

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнения

Кому направлен документ Расписка в получении

Дата возврата, расписка

принявшего

документ

Номер дела, в котором

хранится документ,

или отметка

об уничтожении

Отметка о контроле и исполнения

Когда и кем документ снят с контроля

- Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):

- входящий номер и дата регистрации. Например,№ 150 от 15.01.2000 (№ 150 -порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего

года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе