Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

Основные положения организации документооборота:

- распределение документов по исполнителям;

- сокращение инстанций их прохождения;

- направление документов непосредственному исполнителю;

- регламентация подписания.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота – 1931 г. В проекте «Общих правил документации и документооборота».

Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» - установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1988 год, «Государственная система документационногообеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» - включила в понятие «документооборот» операцию «пошивка документа вдело».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - установил определение «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.3 Основные правила организациидокументооборота в организации

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Документооборот – это информационное обеспечение деятельности аппарат управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основные правила организации документооборота:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный

Принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях).

Организация документооборота:

- это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов;

- объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело;

- порядок прохождения документов и организации всех операции при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют:

- централизованный документооборот;

- децентрализованный (документооборот уровня структурного подразделения).

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной часть. Делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно- распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организация существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярии, общий отдел и т.п. В организация, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1.Входящие

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

2.Исходящие

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящий документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящихдокументов на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

3. Внутренние

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельны