ПРИЕМ: Порядок и сроки оформления документов

2.1. Документирование процедуры  приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.                         

2.1.1. Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции.    

2.1.2. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами, если условие ознакомления и росписи не включено в текст локально-нормативных актов или в текст трудового договора.                                                             

2.2. Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником.                                                  

2.2.1. Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника.                                      

2.2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомления и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести нет необходимости.

2.2.3. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.                                  

2.2.4.  Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.

2.2.5. После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров.            

2.3. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.                                                              

2.3.1. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".                                           

2.3.2. Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствие лицом, получившим соответствующие полномочия.                                                             

2.3.3. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.        

2.3.4. С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника (не обязательно).               

2.3.5. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дело согласно Номенклатуре дел   и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив.                                                                  

2.4. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.                                          

2.4.1. Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки.                                    

2.4.2. Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.                                                      

2.4.3. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.                                     

2.4.4. Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце и реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника.                                                       

2.4.5. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу.                                                   

2.5. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

2.5.1. Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".                                                    

2.5.2. Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу.     

2.5.3. Личные карточки хранятся в отделе кадров в личном деле или отдельно (по Номенклатуре дел).                                                       

 2.6. После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.                                            

2.6.1. В состав документов личного дела работников входят следующие документы:                                                          

- внутренняя опись документов дела (не обязательно);                                 

- анкета/резюме;                                                           

- копия приказа о приеме на работу (не обязательно);                                 

- копии личных документов;                                  

- характеристики и рекомендательные письма (при наличии);                         

- трудовой договор;                                             

- справки о состоянии здоровья (при наличии);                                     

- фотографии и т.д.                                                       

2.6.2. В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы (не обязательно):                                                  

- личные заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска);                                                               

- копии  документов, подтверждающих получение дополнительного образования;                                                            

- копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника;                                                          

- отзывы должностных лиц о работнике.                               

2.6.3. Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности.

Личные   дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации - постоянно.