По ведению кадрового делопроизводства

Инструкция

                                                                    

Место издания                                                                                                           Год издания

                                                                        

1. Общие положения                                                  

1. Настоящая Инструкция:                                          

1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.                               

1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.    

1.3. Предназначена  для установления единого порядка работы с кадровыми документами в организации.                                    

2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.                     

3. Инструкция утверждается генеральным директором Компании.         

4. Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к

кадровому делопроизводству, подразделяются на:                          

- Организационные документы.                                        

- Документы по личному составу.                                     

- Информационно-справочные документы.                           

                                                                        

4.1. К организационным документам относятся:                        

- Штатное расписание (форма Т-3).                                   

- Правила внутреннего трудового распорядка.                         

- Положение об оплате труда и премировании сотрудников.             

- Положение о защите персональных данных работников.                

- Положение об оценке персонала.                                

- Должностные инструкции.                                           

- Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.                 

- Положение об охране труда.                                        

- Инструкция по охране труда по профессиям.                         

- Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями).                 

- Кодекс корпоративного поведения.                                  

                                                                    

4.2. К документам по личному составу относятся:                     

- Трудовой договор.                                                 

- Книга регистрации трудовых договоров.                             

  - Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1).             

- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5).    

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а). 

- График отпусков (форма Т-7).                                      

- Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.       

- Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков.            

- Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового

договора (формы Т-8, Т-8а).                                             

- Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9,

Т-9а).                                                                  

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его

выполнении (Т-10а).                                                     

- Журнал регистрации приказов о направлении работников в

командировку.                                                       

- Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.                

- Приказ (распоряжение) о поощрении (Т-11, Т-11а).                  

- Приказ о полной материальной ответственности.                     

- Договор о полной (частичной) материальной ответственности.        

- Личная карточка работника (форма Т-2).                            

- Табель учета рабочего времени (форма Т-13).                       

- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).   

- Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61).                                     

- Трудовая книжка.                                                  

- Анкета (личный листок по учету кадров).                           

- Дополнение к личному листку по учету кадров.                      

                                                                        

4.3. К информационно-справочным документам относятся:               

- Заявления.                                                        

- Акты.                                                             

- Докладные записки.                                                

- Объяснительные записки.                                           

- Уведомления.                                                      

5. Кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.                                           

                                                                        

2. Порядок оформления приема на работу                              

1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу     

1.1. Перечень необходимых документов:                               

- трудовой договор - документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;                                               

- приказ о приеме - распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;                            

- трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;                                               

- личная карточка (форма Т-2) - учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера;                             

- личное дело работника - совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о его профессиональном опыте.                                                 

Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленной формы.                                             

1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:                     

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;       

- журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации. 

1.3. Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:                                             

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;           

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;                                                       

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;                                              

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;                                                 

- иные документы, необходимые для представления в соответствии с действующим законодательством РФ.                                       

1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.