ГЛАВА 2. Организационная структура ООО «Альтернативные системы».

Содержание.

 

Введение

ГЛАВА 1.Основные направления в рекламном бизнесе

Дизайн

Широкоформатная печать

Оперативная полиграфия

Реклама в транспорте

Реклама на транспорте

Офсетная печать

ГЛАВА 2. Организационная структура ООО «Альтернативные системы»

Управление фирмой

Творческий отдел

Отдел продаж

Производственная база

Специалист по согласованию

Особенности работы главного бухгалтера

ГЛАВА 3. Финансовые показатели ООО «Альтернативные Системы»

ГЛАВА 4. Анализ ассортимента товаров и объема оказываемых услуг

ГЛАВА 5. Анализ и рекомендации по совершенствованию организации коммерческой деятельности ООО «Альтернативные системы

ГЛАВА 6.Выводы и предложения

Список источников информации

Введение.

Главной предпосылкой рационализации рекламной деятельности во всем ее масштабе является методическая и плановая подготовка рекламных сообщений и правильное их использование на всех этапах рекламного процесса.

Повышению эффективности рекламной деятельности способствует создание рекламных агентств, которые проводят ее на высо­ком профессиональном уровне, более рационально используют фи­нансовые средства и обеспечивают высокое качество рекламы. Рек­ламные агентства проводят комплексные исследования рынка и оцен­ку конъюнктуры, они оснащены вычислительной техникой, позво­ляющей быстро и точно обрабатывать получаемую информацию.

В реализации рекламного процесса принимают участие следующие субъекты:

1. Рекламодатель - юридическое или физическое лицо, являющееся источником рекламной информации для производства, размещения и последующего распространения рекламы. В роли рекламодателя может выступать любая торговая или производственная фирма, банк, инвестиционная компания, частный предприниматель, оплачивающие рекламу в соответствии со сделанным заказом.

Основные функции рекламодателя:

- определение объекта рекламы;

- определение особенностей рекламирования выбранного объекта (видов рекламы, создаваемых рекламных материалов, необходимого уровня рекламного представления);

- планирование затрат на рекламу;

- подготовка и передача исходных материалов рекламному агент­ству: формулирование целей и задач рекламы с учетом целевых групп потребителей, подготовка исходных текстов с акцентированием на главных достоинствах и особенностях рекламируемого объекта, пред­ставление, по возможности, образца товара;

- подготовка договора со второй стороной - рекламным агентст­вом - о создании рекламных материалов и размещении рекламы в средствах массовой информации, о проведении различных рекламных мероприятий;

- помощь исполнителю рекламы в ходе создания рекламных мате­риалов;

- утверждение эскизов, текстов, сценариев созданных рекламных средств и оригиналов рекламной продукции;

- оплата выполненных работ.

2. Рекламопроизводитель - юридическое или физическое лицо, осуществляющее полное или частичное приведение рекламной информации к готовой для распространения форме.

3. Рекламораспространитель - юридическое или физиче­ское лицо, осуществляющее размещение и распространение рекламной информации путем предоставления и использования имущества, в том числе технических средств радио- и телевещания, а также каналов связи, эфирного времени и иными способами.

В качестве основных рекламопроизводителей и рекламораспрост-ранителей на российском рынке выступают рекламные агентства, ко­торые условно подразделяются на рекламные агентства с пол­ным циклом услуг и агентства, специализирующиеся на оказании только отдельных видов услуг.

В первую группу входят агентства, осуществляющие исследования, планирование, творческую деятельность, производство рекламных средств, а также услуги нерекламного характера: обеспечение паблик рилейшнз, разработка упаковки, организация выставок-продаж, пре­зентаций и т. п.

Специализация агентств способствует росту качества и творческого уровня выполнения ими отдельных видов рек­ламных работ. Однако такие агентства не имеют достаточной инфор­мации в области маркетинговых исследований, что может сказаться на снижении эффективности применения рекламных средств.

Реклама как одна из важнейших маркетинговых функций осуществляется большинством участников рыночной деятельности.

В современных условиях реклама представляет собой одну из от­раслей экономики, объединяющую десятки тысяч рекламных агентств и бюро. От того, насколько эффективно будет работать эта система, в немалой степени зависит эффективность функционирования экономики в целом.

Развитие рекламных агентств обусловлено следующими причинами:

Во-первых, рекламные агентства систематически сталкиваются с разнообразными маркетинговыми ситуациями, что способствует более глубокому пониманию интересов потребителей, приобретению навы­ков и повышению своей компетенции. Это позволяет создавать каче­ственные рекламные средства и обеспечивать эффективность их при­менения.

Во-вторых, рекламные агентства как независимые организации, исключают отрицательное воздействие на рекламу таких объективных факторов, как излишняя зависимость рекламы от вкусов отдельных руководителей, неверные установки относительно ожидаемой ответ­ной реакции потребителей и др.

В-третьих, рекламные агентства имеют устойчивые связи со средствами массовой информации, стабильно и своевременно закупа­ют у них время и место для размещения рекламы. Сотрудничество с рекламными агентствами позволяет рекламодателю оперативно ре­шать свои проблемы, помогает ему сэкономить средства и время.

В-четвертых, пользование услугами рекламных агентств обес­печивает системный подход к рекламе, что способствует росту ее эффективности.

Рекламные агентства как участники рекламного процесса выполняют следующие основные функции:

- осуществляют взаимоотношения со средствами массовой информации, размещая в них заказы и контролируя их выполнение;

- создают рекламную продукцию на основе полученных от рекламодателей заказов, разрабатывают планы комплексных рекламных кампаний, других рекламных мероприятий, используя потенциал как творческих, так и технических специалистов;

- ведут расчеты с рекламодателями и средствами массовой информации;

- сотрудничают с типографиями, студиями, рекламными комбина­тами, внештатными специалистами.

Для моей практики была выбрана Рязанская преуспевающая фирма «Альтернативные системы», расположенная по адресу: г. Рязань, ул. Могес, д. З0; и имеющая производственный цех на территории конденсаторного завода. И офис, и цех арендуется фирмой. Режим работы фирмы: с 9оодо 18оо часов ежедневно кроме субботы, воскресенья, с одним часом на обеденный перерыв. Производственная база работает с 9оодо 20оо часов.

ООО «Альтернативные системы»

Год основания - 2003 г.

Директор - Сухин Леонид Викторович

Количество сотрудников – 92

Данная фирма представляет собой Общество с ограниченной ответственностью. Учредителями, которой является четыре человека, это прописано в учредительном документе, Уставе. На сегодняшний момент руководит фирмой директор, отчитываясь перед учредителями на собраниях. Область деятельности общества включает в себя:

1) Широкоформатная печать

2) Создание, монтаж/демонтаж наружной рекламы любой конфигурации и сложности;

3)  Профессиональные маркетинговые исследования;

4)  Оформление транспортной рекламы (наружной и внутренней);

5) Офсетная печать

6) Любой вид полиграфии;

7) Изготовление сувенирной продукции;

8)  Оформление интерьера жилых и нежилых помещений;

9) Дизайнерские услуги;

10) Согласование любой сложности.

Рекламно производственная фирма «Альтернативные системы» основана в 2003 г. На первоначальном этапе развития локомотивом бизнеса являлась оперативная полиграфия. Гибкая система ценообразования и дружелюбный подход к клиенту позволили в течении одного года не только уверенно закрепится на рынке, но и создать доброе имя.

В первом квартале 2004 года было принято решение и успешно проведены переговоры о приобретении крупнейшей компании г. Рязани по изготовлению наружной рекламы ЗАО «АПРБ». Параллельно с выводом из глубочайшего кризиса направления наружной рекламы велись переговоры о покупке первого в городе трехметрового широкоформатного плоттера. В мае 2004 появился первый баннер 3 на 6 отпечатанный в городе Рязани. До июля 2005 все усилия и ресурсы компании были направлены на создание эффективного производства ориентированного на серьезный объем. В 2005 был запущен плоттер с печатью высокого качества.

Летом 2006 они запустили типографию с четырех красочной офсетной машиной.

Начало 2008 года - запущен новый трехметровый широкоформатный плоттер SkyWalker-1000, работающий на 16-ти новейших печатных головах Spectra, которые позволили не только повысить в два с половиной раза максимальную скорость печати, но и значительно повысить качество печати. Июль 2008 года - приобретен и успешно установлен широкоформатный плоттер Mimaki JV33-160.

Техническая база предприятия постоянно пополняется новым оборудованием и технологиями, что позволяет нашим клиентам держаться на шаг впереди конкурентов. Дружелюбная ценовая политика, сервис и профессиональные консультации - это лишь немногие аргументы за работу с нами.

ГЛАВА 1. Основные направления в рекламном бизнесе:

 

1) Дизайн

Дизайнеры воплощают все идеи, а если таковых не окажется, не беда, можно довериться им. Большие предметные знания и практический опыт специалистов позволяют им создавать лучшие дизайн-проекты в своей области.

 

2) Широкоформатная печать

Широкоформатная печать – это возможность изготавливать изображения практически любого размера. Это могут быть как плакаты метр на полтора, так и гигантские брандмауэры размером пять на двадцать, шестнадцать на двадцать пять или даже пять на четыреста метров! И это не предел.

Кроме того в широкоформатной печати используются материалы и чернила, предназначенные для эксплуатации на улице, т.е. изображению не страшны дождь, снег, яркое солнце, жара и холод. Специально разработанные краски гарантируют прекрасную цветопередачу и отличаются долговременной устойчивостью к воздействию влаги и ультрафиолетовых лучей на срок от 2 до 4 лет. Совершенная формула пигментированных красок обеспечивает превосходные результаты.

Фирма дорожит своей репутацией, поэтому не использует материалы низкого качества. Используемые материалы и чернила проверены временем и подходят для большинства заказов. В настоящее время фирма "Альтернативные системы" владеет самым мощным широкоформатным производством в Рязани. Благодаря парку оборудования они могут изготовить заказы в кратчайшие сроки, а опыт в сфере широкоформатной печати обеспечит их максимально качественное выполнение. В настоящее время парк оборудования цеха широкоформатной печати составляют:

· сольвентный плоттер SkyWalker-1000 (макс. ширина запечатки 3,15 м, предназначен для изготовления изображений больших размеров);

· сольвентный плоттер Infinity 3312C (макс. ширина запечатки 3,15 м, предназначен для изготовления изображений больших размеров);

· сольвентный плоттер OCE 6060 (макс. ширина запечатки 1.55 м, предназначен для интерьерной печати высокого качества, возможно применение на улице без ламинации);

· сольвентный плоттер Mimaki JV33-160 (макс. ширина запечатки 1.55 м, предназначен для интерьерной печати высокого качества, возможно применение на улице без ламинации);

· аппарат для сварки баннерной и тентовой ткани Triad, который позволяет делать идеальный и максимально прочный шов, изготавливать монтажные карманы, вваривать усиливающий шнур, проклеивать подгибы и т.д.

«Альтернативные системы» изготавливают:

изображения на щиты 3x6 и 3х12 метров (магистральные щиты);

изображения на призматроны любых размеров;

плакаты;

постеры 3х6 на бумаге;

транспаранты;

световые короба;

брандмауэры;

уличные перетяжки;

автомобильные тенты;

баннеры;

изображения для оформления стадионов, выставок, вокзалов;

оформление общественного транспорта и остановочных пунктов;

TV и театральные декорации;

плакаты для оформления витрин, мест продаж, окон, витражей и интерьеров помещений;

оформление строительных лесов;

напольную графику;

поверхности для мобильных выставочных стендов;

элементы престижной наружной рекламы и многое другое.

 

3) Оперативная полиграфия

Оперативная полиграфия – это идеальное решение при работе с малыми тиражами. РА работает на передовом цифровом оборудовании, что позволяет качественно и недорого изготавливать любую полиграфическую продукцию в самые сжатые сроки. Кроме того, цифровые технологии это возможность изменять любую информацию на макете (адрес, телефон, номер, штрих-код и т.п.) без увеличения общей стоимости заказа.

РА изготавливает:

Визитки за час

Дисконтные карты с номерами или штрих-кодом

Полноцветные листовки

Буклеты

Карманные календари

Квартальные календари

Календари-домики

Воблеры

Шелфтокеры

Дипломы и благодарственные письма

Наклейки

Гарантийные наклейки

Нанесение изображения на компакт-диск

Вымпелы

Нанесение логотипа на ручки, брелки и зажигалки

Объемные этикетки и наклейки на компьютеры

… и почти все, что можно сделать из бумаги.

4) Реклама в транспорте

Реклама в салонах троллейбусов и автобусов является наиболее эффективным носителем для воздействия на группы населения с невысоким уровнем доходов. К этой ячейке общества относятся большинство жителей города, т.е. военные, учителя, медработники, работники социальной сферы, пенсионеры, студенты и т.д.

Каждый день общественным транспортом Рязани перевозится около 650 тысяч человек. Это, конечно, не означает, что каждый из них увидит Ваш рекламный модуль. Но, тем не менее, можно с уверенностью говорить о том, что число контактов за месяц будет достаточным для усвоения Вашей информации. Многие скажут, что люди имеющие свободные средства, перемещаются на маршрутных такси. Это не так, они стремятся к этому, но в час пик маршрутные такси не в состоянии перевезти и 30% от общей массы пассажиров.

Если бизнес ориентирован на жителей определенного района города, то часто клиенты обращаются именно за таким видом рекламы в «Альтернативные системы». При этом выбор маршрутов остается за покупателями. В свою очередь РА быстро и качественно разработает дизайн-макет рекламного блока. Изготовят нужное количество экземпляров и разместят на нужных маршрутах, проконтролируют наличие рекламы в полном объеме и, в случае отсутствия, произведут бесплатную доклейку.

Одним словом: реклама в общественном транспорте это:

Огромная аудитория

Демократичные цены

Реальная отдача

 

5) Реклама на транспорте

Рекламно-производственная фирма «Альтернативные системы» предлагает новый вид наружной рекламы - реклама на городских автобусах. Реклама не останется не замеченной, ни для пешеходов, ни для автолюбителей. Преимущество данного вида рекламы заключается в том, что реклама на городских автобусах перемещается по всему городу, а, например, магистральный щит 6х3 работает только на определённый район Рязани. Разместив рекламу Вашего бизнеса на городских автобусах Вы охватываете максимальную часть аудитории города с минимальными затратами. Средняя цена аренды щитов 6x3 м по городу колеблется в районе 14 000 руб. в месяц за щит (в зависимости от выбора района), а стоимость аренды одного автобуса с Вашей рекламой – 10 000 руб. в месяц. Экономия и выгода очевидны.

 

6) Офсетная печать

Приоритет компании «Альтернативные системы» - высокое качество продукции. Именно поэтому они предлагают новое направление компании, а именно типографию. Современная четырехкрасочная японская машина Ryobi 3304H позволяет добиваться высокого качества офсетной печати при минимальном времени исполнения заказа (срок от 2-х дней). Преимущество данного направления для клиента - оперативность выполнения заказа, большой тираж печати: визиток, календарей, листовок, буклетов, брошюры (от 500шт. и более), безупречное качество изготовленной продукции и низкие цены.

Вот несколько причин, благодаря которым фирма «Альтернативные системы» может успешно конкурировать с другими рязанскими фирмами:

Во-первых, оперативность. Для обеспечения скорейшего выполнения заказов они организовали работу типографии в три смены, 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Их работа ведется всегда, когда есть работа. Это позволяет добиваться максимально возможных сроков выполнения заказов!

Во-вторых, они всегда пытается выполнить заказ в срок, который устанавливает не фирма, а заказчик. Допустим, есть сверхсрочный заказ, который должен быть готов уже через два дня. Клиент говорит о повышенной срочности, и, поговорив с предыдущими заказчиками, удается немного передвинуть сроки заказов и тем самым продвинуть вперед самые «горящие».

В-третьих, здесь работают одни из лучших печатников Рязани, прошедших специальное обучение. Это одна из причин, почему отпечатанная в «Альтернативных системах» полиграфическая продукция отличается превосходной четкостью и яркостью.

В-четвертых, развиты такие бесплатные услуги, как выезд к клиенту и доставка. Большинство специалистов по работе с клиентами являются выездными, то есть располагают собственными автомобилями и при необходимости выезжают к заказчику, чтобы принять заказ, отвезти готовую продукцию или просто обсудить что-либо с заказчиком напрямую. Кроме них есть несколько курьеров, которые могут доставлять готовую продукцию и документы, забирать задания на печать и так далее.

В-пятых, нет жестких требований к предоставляемому нам формату исходных изображений. Если качество предоставляемых вами оригинал-макетов по тем или иным причинам является неудовлетворительным, то бесплатно дорабатываются макеты до необходимого уровня, а также подготавливаются для дальнейшей передачи в производство.

ГЛАВА 2. Организационная структура ООО «Альтернативные системы».

 

Рис.1

Организационно-управленческая структура РА ООО «Альтернативные системы».

Специалист по транспортной рекламе

 

 

Директор

 

Оператор офсетной печати

	Главный бухгалтер

 

 

Специалист по согласованию

 

	Менеджеры по продажам

Водитель Старший менеджер

Начальник производственной базы

 

Оператор широкоформатной мастерской

Брошюровщик

	Дизайнеры				Производственная база (монтажники)

Офис-менеджеры

 

К функциям директора относятся:

1. контроль за движением финансовых и материальных ценностей;

2.общее управление деятельностью ООО «Альтернативные системы»;

3. контроль за состоянием оборудования и офисной техники.

4. анализ рынков спроса и предложения.

К функциям старшего менеджера относятся:

1. анализ деятельности офис менеджеров;

2. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

3. связи с общественностью.

4. контроль за работой дизайнеров;

5. контроль за работой брошюровщика;

К функциям дизайнера относится:

1. прием заказов на дизайнерскую часть работы;

2. предварительное графическое описание и обоснование будущего продукта рекламы;

3. разрешение специфических вопросов с клиентом.

К функциям офис-менеджера относятся:

1. прием/отправка факсимильных сообщений;

2. прием звонков;

3. заключение встреч с клиентами.

К функциям брошюровщика относится:

1. брошюрование;

2. резание и обработка неровных краев;

3. ламинирование;

К функциям руководителя отдела продаж относятся:

1. контроль за работой отдела продаж;

2. предоставление отчетов по проделанной работе;

3. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.

К функциям менеджеров относятся:

1. пополнение клиентской базы РА;

2. встреча клиента и презентация товара;

3. контроль за исполнением заказов;

4. связь с клиентами.

К функциям специалиста по утверждению относятся:

1. утверждение рекламных проектов у главного художника;

2. подготовка полного комплекта документов;

3. согласование с генеральным проектом развития города;

4. согласование с департаментом по муниципальной собственности.

К функциям главного бухгалтера относятся:

1. ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;

2. предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;

3. предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.

4. выдача заработной платы;

5. предоставление отчетов;

6. выдача денежных средств водителю;

К функциям начальника производственной базы относятся:

1. контроль за исполнением производства заказов;

2. составление отчета по закупкам;

3. контроль за качеством выполненных работ;

4. подготовка производства и наладочные работы.

К функциям работников производственной базы относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. производство рекламного товара;

3. монтаж рекламного товара.

К функциям оператора широкоформатной мастерской относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. печать рекламных плакатов;

3. передача материала начальнику производственного цеха или водителю.

К функциям оператора офсетной печати относятся:

1. прием сырьевых материалов;

2. серийная печать рекламных эскизов;

3. передача офсетной печати водителю.

К функциям специалиста по транспортной рекламе относятся:

1. прием рекламный материалов;

2. размещение в транспорте;

3. доклейка и составление фотоотчета.

К функциям водителя относятся:

1. перевоз сырьевых материалов, заказов и готовой продукции.

Управление фирмой.

Во главе всего рекламного агентства стоит директор, занимающиеся общим управлением фирмы. Он официально и реально решает вопросы деятельности фирмы. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. В его обязанности входит постановка целей и задач, общий контроль за их достижением. В функции входят организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, которыми РА дорожит, принятие на работу сотрудников организации. Так же директор открывает счета в банках, пользуется правом распоряжения средствами и в некоторых случаях выдает доверенности.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер; старший менеджер, офис – менеджеры, руководитель отдела продаж, менеджеры, брошюровщик, специалист по согласованию; начальник производственной базы, производственная база, оператор офсетной печати, оператор широкоформатной печати, специалист по транспортной рекламе, водитель.

В начале рабочей недели проводится сбор основных сотрудников фирмы (всех, кроме рабочих), на котором до сведения сотрудников доводится общий план работы на неделю, а также выслушиваются их предложения по конкретным вопросам, с тем, чтобы директор мог учесть их при принятии очередного решения.

Поиск квалифицированных продавцов (менеджеров): Значение персональной продажи является различным для разных отраслей экономики. Например, в работе с клиентами (рекламозаказчиками) менеджерам просто необходимо иметь навыки не только по активным продажам, но и знания по техническому исполнению разных заказов. Продавцы придают фирме индивидуальность, они помогают сформировать определенный имидж и удержать своих покупателей. Поэтому каждый менеджер должен всегда стремиться к удовлетворению запросов покупателей. Довольный клиент является верным доказательством того, что данный товар действительно хорош.

Для того чтобы привлечь постоянных клиентов, предприниматель должен подыскать себе квалифицированных продавцов. Методы приема на работу заключаются в наборе служащих из учебных заведений, и со свободного рынка труда, непосредственном размещением рекламных объявлений в местных газетах и с помощью агентств, специализирующихся на трудоустройстве менеджеров. Перед тем, как воспользоваться этими методами, предприниматель сначала должен ответить на следующие вопросы:

· В чем будут заключаться функции агентов?

· Какими будут их жалованье и дополнительные льготы?

· Есть ли у них перспектива продвижения по службе?

Производит закупку материалов необходимых для производства фирмы, а также следит за соблюдением Закона о предпринимательской деятельности ГК РФ, Закона о рекламе ГК РФ и Закон о защите прав потребителей ГК РФ.

Творческий отдел

Творческий отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков (дизайнеров), редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается психологический фактор, а также определенные направления искусства. Данный отдел выполняет функции по созданию различных видов рекламных средств и согласование их с заказчиками. При выполнении своей работы необходимо учитывать пожелания клиента исходя из фирменного стиля и предпочтений. Обычно происходит обмен контактами и поддерживается связь с рекламозаказчиком, после проделанной работы он приглашается для утверждения при этом на эскизе макета ставится подпись (см Приложение 2). Следует отметить, что работа дизайнеров очень трудно ценима так, как часто не известно, сколько сил и времени было потрачено для осуществления высоких идей, поэтому работники творческого отдела сами общаются с клиентом об этом. Хотя не каждый клиент готов к выполнению творчества. Чаще их устраивает один вариант, сделанный наспех прямо в присутствии их, но что парадоксально, при этом подходе, заказчик, видя всю сложность этой работы в следующий раз, обычно доверяет вкусам дизайнеров и уже готов платить за несколько предложенных вариантов, оставив за собой право выбора. Теперь дизайнер становится обычным агентом по продаже своих идей и квалификации, но часто ему это дается трудно, поэтому на помощь приходят менеджеры по продажам. Принося заказ, обычно обсуждается объем работы, время, которое будет затрачено и стоимость этих усилий и только после соглашения, а часто и после предоплаты дизайнер берется за выполнение. Для осуществления своих и заказчика идей дизайнеры пользуются программами такими как: Corel Draw, Photoshop и 3D MAX. Внутри фирмы дизайнеры пользуются компьютерной программой 1С для внесения записи о заказе и его выполнении бланком, в свою очередь эта запись является отчетом о проделанной работе, что и является основанием для начисления процента. Эту информацию обрабатывает старший менеджер, а он сводит их в отчет о проделанной работе всего творческого отдела, для дальнейшего использования информации директора и главного бухгалтера. Также старший менеджер отвечает за работу офис - менеджеров, следит за точным исполнением их работы: принятием звонков и перенаправлением их в отдел продаж; подготовкой документов для клиента (счет-фактуры, договора, счета, акт выполненных работ и товарной накладной, см. Приложение 3) приветствием клиентов посещающих агентство; приглашением менеджера или дизайнера для выяснения каких-либо обстоятельств; выдачей полиграфической продукции. Старший менеджер следит за работой брошюровщика за тем, чтобы его занятость была распределена и в то же время заказы были готовы вовремя. Сам менеджер отвечает за исправную работу цветного принтера, за наличием сырья для бесперебойной работы и за составлением заказа материалов для изготовления полиграфической продукции, после чего доводит до сведения генерального директора.

 

Отдел продаж

 

Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и менеджеры, ответственные исполнители проектов или контакторы. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве и, наоборот, - агентство представлено в лице испол­нителей во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель отдела продаж координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. При этом менеджеры закрепляется за конкретной категорией заказчиков.

Это позволяет учитывать специфи­ку рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.

Оплата труда сотрудников отдела продаж должна ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей с потенциальными рекламодателями.

Взаимодействие рекламодателей и менеджеров может строиться по трем основным направлениям:

• рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать;

• рекламодатель совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное агентство по его поручению;

• рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.

В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет право снять с себя ответственность за неудачную рекламу, учитывая, что оно выступало техничным исполнителем «чужих» идей.

Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное агентство не всегда может составить и осуществить грамотную рекламную программу без участия рекламодателя и учета его знаний в области рекламируемого товара.

Третий вариант наиболее приемлем, так как он позволяет использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.

Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор.

Договор регулирует права и обязанности сторон в процессе разра­ботки, подготовки и распространения рекламы. Договор (Приложение 3) между рек­ламодателем и рекламным агентством должен содержать:[[1]]

• виды услуг, оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной программы;

• перечень предметов рекламы и их характеристику;

• общий срок действия договора;

• общую сумму договора;

• порядок и сроки представления исходных данных, образцов предметов рекламы и их возврата;

• порядок и сроки представления на согласование рекламной программы;

• порядок и сроки согласования плана рекламных мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев;

• порядок и сроки представления отчетов о проведении рекламных мероприятий;

• условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договоров;

• другие условия, которые рекламодатель и рекламное агентство считают необходимым предусмотреть в договоре;

• платежные и почтовые реквизиты участников договора. Каждый рекламодатель при исполнении договорных условий обязан соблюдать следующие правила:[[2]]

1. К рекламному агентству в работе относиться как к партнеру.

2. Выполнять свои обязательства точно и в срок.

3. Не менять свои решения внезапно.

Работа с рекламными агентствами порождает необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые обращаются к рекламодателю после рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэкономить массу времени на поиск соответствующих услуг.

В договоре между рекламным агентством и субъектом распространения рекламы следует предусматривать:

- услуги, оказываемые субъектом распространения рекламы, включая производство средств рекламы;

- общий объем газетной (журнальной) площади или времени вещания, выделяемый для передачи рекламных сообщений;

- перечень предметов и средств рекламы;

- порядок и сроки изготовления и тиражирования средств рекламы;

- порядок и сроки утверждения готовой рекламной продукции;

- порядок и сроки распространения, и календарный план передачи сообщений;

- порядок и сроки представления отчетов о распространении рекламы;

- сроки возврата рекламных средств;

- общий срок действия договора;

- общую сумму договора;

- порядок и сроки расчетов;

- условия имущественной ответственности сторон за нарушение по­рядка и сроков исполнения договора;

- другие условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре;

- платежные и почтовые реквизиты сторон.

Договоры могут заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами.

Заключение договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования товаров, которые выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятель­ность в нашей стране.[[3]]

Так как фирма уже достаточно большая и клиенты сами звонят и приходят, поэтому большое внимание менеджеры должны уделять сопровождению заказа и точному его исполнению, при этом работа долж