Стандартизация: стандарты, правила, требования

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуг. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г.,

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

Безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

Экономии всех видов ресурсов;

Безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт - это технический нормативный правовой акт.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

· Международные стандарты;

· Государственные стандарты РФ (ГОСТ);

· Стандарты отраслей (ОСТ);

· Стандарты предприятий (СТП);

· Стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированная форма документов

Унификация документов заключается в установлении единообразии состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унифицированная форма документа (УФД) -это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов проводиться в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, установление единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. [3]

Система документации

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. [2]

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, планирование, учет и отчетность. Есть специфические функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присущая не всякой организации. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141-98).

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему,) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

· установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

· разработку единой модели построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

· Разработку структур документов;

· Создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также параметры технических средств.

Результат проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).