Унифицированные системы документации

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. [4]

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а так же в целях достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

Унификация системы состоит из 3 подсистем:

· По созданию и реорганизации учреждений и предприятий;

· Кадровой документации;

· Автоматизированного контроля исполнения документов.

Документы системы проектируется на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов, эти документы обязательно должны содержать о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Все реквизиты, обрабатываемые средством вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроках хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - эта система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· Унифицированная система банковской документации;

· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· Унифицированная система отчетно-статистической документации;

· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· Унифицированная система документации по труду;

· Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· Унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства, осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. [5]

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например, подпись, печать, текст и т.д.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установление на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовка, исполнение, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышения уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируется специальным межведомственным нормативом «Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической, используемых в автоматизированных системах управления». Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условиях традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Введение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выбранная тема для курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Стандартизация позволяет устранить и применить определенные правила в оформлении документов.

Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и формул управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязанности.

Установленные следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

 

Работа по унификации включает:

· Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· Внедрения межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

· Введение УСД и отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и её дальнейшего развития;

· Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 224 с.

2. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Шлыкова Г.П. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с.

3. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. – М., 1972.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М., 2003. – 19 с.

5. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Издательства стандартов, 1991.

6. Кирсанова М.В., Аксанов Ю.М. Курс делопроизводства. –М., 1998.

7. Лихачев М.Т., Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М., Экономика, 1991.

8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение упражнение. – М., Форум – Имфара – М., 2002.

9. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002. – 208 с.

10. Шишкин И.Ф. «Метрология, стандартизация и управление качеством». Учебник. М.: Издательство стандартов. 1990.

 

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

1. http://studbooks.net/1378507/menedzhment/unifikatsiya_standartizatsiya_dokumentov_unifitsirovannye_sistemy_dokumentatsii

2. http://fb.ru/article/260601/unifikatsiya-i-standartizatsiya-dokumentov-razvitie-unifikatsii-i-standartizatsii-dokumentov

3. https://lektsii.org/4-1310.html

4. https://studopedia.ru/2_21535_unifikatsiya-i-standartizatsiya-dokumentov.html

5. https://megaobuchalka.ru/8/1086.html