Краткое описание работы

В разделе "Краткое описание работы" должно содержаться общее описание характера работы, включающее только основные функции и действия. Так, начальник отдела обработки данных "управляет всеми операциями обработки данных, контролем данных, а также требованиями по подготовке данных". Для менеджера по закупкам в разделе "Краткое описание работы" может содержаться следующая информация: "менеджер по закупкам осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы и распределяет все материалы, необходимые для данного производства". Для работы начальника отдела почтовых отправлений в данном разделе может быть указана следующая информация: "начальник отдела почтовых отправлений сортирует и получает всю входящую почту и осуществляет обработку всей исходящей почты, включая точную и своевременную отправку данной почты".

Отношения

В разделе "Отношения" описываются взаимоотношения работодателя с другими людьми внутри и вне организации

Обязанности и ответственность

В этом разделе представлен детальный список фактической ответственности и обязанностей, соответствующих рабочему месту. Каждая из основных обязанностей должна быть внесена в список в виде одного-двух предложений, описывающих ее. Например, обязанность "выбор, обучение и развитие подчиненных" может быть далее определена следующим образом: "развитие духа сотрудничества и понимания…", "гарантии того, что члены рабочей группы получат специализированное обучение по мере необходимости…", и "направленная подготовка, включающая обучение, демонстрации и/или консультации...".

Полномочия

Следующий раздел должен определить пределы полномочий работодателей, включая ограничения принятия решения, прямое наблюдение со стороны персонала и бюджетные ограничения.

Стандарты исполнения

Некоторые описания работ содержат перечень стандартов исполнения. Они представляют собой стандарты, которых служащий, как ожидается, достигает, выполняя основные обязанности и неся определенную ответственность.

Один из прямых путей установки стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: "Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда...". Это предложение в законченном виде, за что установлена ответственность, внесенная в описание работы, должно обеспечивать создание стандартов исполнения.

Условия труда и окружающая среда

Описание работы будет также включать в себя общие условия труда, соответствующие работе. Они могут включать в себя такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.

Основные принципы описания работ

Здесь представлены некоторые подсказки для создания описания работы.

Ясность. Описание работы должно отражать этапы работы так хорошо, чтобы все обязанности были ясны.

Указание возможностей. Необходимо убедится, что указали возможности и характер (природу) работы, используя фразы типа "для отдела" или "как требует менеджер". Включите все важные отношения.

Определенность. Необходимо выбрать наиболее определенные слова, чтобы показать:

1) вид работы;

2) степень сложности;

3) требуемые навыки;

4) степень стандартизированности проблемы;

5) степень ответственности рабочего за каждую стадию работы;

6) степень и тип материальной ответственности. Используйте действенные слова типа "анализируют", "собирают", "подбирают", "планируют", "изобретают", "выводят", "поставляют", "передают", "обслуживают", "поддерживают", "контролируют" и "рекомендуют". Работники более низких уровней организации имеют детально расписанные обязанности или задачи, в то время как работники более высокого уровня имеют более обширные обязанности.

Краткость. Точная краткая формулировка наилучшим образом описывает цель.

Глава 4. Описание специфики работы

Спецификация работы содержит описание работы и отвечает на вопрос "Какие человеческие качества и опыт необходимы, чтобы делать эту работу хорошо?" Ответ на этот вопрос покажет, какого человека нужно вербовать и какую проверку он должен пройти. Спецификация работы может представлять собой как набор отдельных разделов описания работы, так и целый, полный документ. Часто она располагается на обороте описания работы.

Спецификация для обученного персонала в сравнении со спецификацией для необученного персонала

Проблема заключается в том, что гораздо сложнее, когда работников на рабочие места ищут среди необученных людей (вероятно, с намерением обучить их по ходу работы). Здесь необходимо определить физические качества, индивидуальность, сферу интересов или сенсорных навыков, которые подразумевают некоторый потенциал выполнения работы, или наличие способностей к обучению какой-либо работе.